PENGANTAR PENGELOLAAN ARSIP VITAL

Arsip dinamis merupakan unsure penting dalam mendukung kelancaran pekerjaan, terutama pada saat proses pengambilan keputusan, pengawasan atapun pembuktian hukum.

Beberapa pengertian tentang arsip aktif dan inaktif :

1.      Arsip aktif menurut  International Council on Archives/ICA (1998) adalah informasi yang terekam (records) yang tetap digunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan badan, lembaga, organisasi. Dan karena sipatnya yang demikian itu maka arsip disimpan dan dikelola ditempat asalnya (unit kerja penciptanya).

2.      Menurut Kennedy, 1998. Arsip aktif adalah arsip yang masih sering dirujuk dan ditemukan atau yang berisi informasi yang sangat berkaitan dengan kegiatan mutakhir organisasi.

3.      Betty R. Ricks. Suatu arsip dapat dikatakan arsip aktif apabila arsip tersebut digunakan secara terus menerus (regular basis), sedangkan arsip dipertimbangkan menjadi inaktif jika digunakan kurang dari 10 x dalam 1 tahun.

Alasan pentingnya pengelolaan arsip vital :

1.      Alas an Ekonomis : menyangkut biaya pemeliharaan.

2.      Alasan Hukum : Setiap organisasi memerlukan status hokum, sebagai bukti legal bagi organisasi.

Pengertian manajemen arsip dinamis beserta lingkupnya telah banyak diberikan oleh beberapa pakar kearsipan :

-          Mina M. Johnson dan Norman F. Kaulus : manajemen arsip dinamis sebagai daur hidup arsip dari penciptaan, melalui processing, pemeriksaan, pemeliharaan dan perlindungan sampai pemusnahannya.

-          Patricia E. Wallace (1992,2) manajemen arsip dinamis sbgpengendalian secara sistematik atas daur hidup arsip dari penciptaan sampai dengan pemusnahan akhir atau penyimpanan arsip secara permanen.

Arsip vital menurut Michael Ropper dalam Boedi Martono ; 1997 :

1.      Records Creation (penciptaan arsip).

2.      Records Use and Maintenance (penggunaan dan pemeliharaan arsip).

3.      Records disposal (penyusutan arsip)

Perlunya Perlindungan Arsip Vital

Arsip yang dikategorikan arsip vital, contohnya : akte kelahiran, ijazah, surat nikah, sertifikat tanah dll.

Arsip vital dan bencana :

1.      Bencana alam. Contoh : gempa bumi dan gelombang sunami.

2.      Akibat ulah manusia. Contohnya : Pengeboman gedung WTC.

Definisi arsip vital

Secara umum arsip vital dapat diartikan sbg informasi yang terekam didalam media rekam apapun, yang isis informasinya sangatpenting dan melekat pada keberadaan organisasi yang didalamnya terkandung informasi mengenai status hokum, hak dan kewajiban, serta asset organisasi sehingga jika arsip tersebut hilang, tidak dapat tergantikan dan akan menghambat kegiatan operasional serta mengancam keberadaan dan kelangsungan organisasi.

Aspek-aspek arsip vital :

1.      Aspek Fungsi

Arsip yang informasinya masih digunakan  secra langsung oleh organisasi pencipta arsip dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

2.      Aspek Situasi

Setiap informasi akan berfungsi maksimal terkait erat ketika dalam situasi tertentu, khususnya yang terjadi dalam lingkup organisasi. Situasi yang dimaksud menggambarkan pentingnya informasi bagi organisasi dalam suatu peristiwa kapan pun, tidak hanya saat lampau, saat ini ataupun saat yang akan datang.

3.      Aspek Resiko

Arsip perlu disimpan dan dipelihara dengan baik karena kan menimbulkan resiko jika organisasi kehi;angan arsip tersebut.

Ciri-ciri arsip vital :

1.      Harus ada demi kelangsungan hidup organisasi

2.      Fisik dan informasi memerlukan perlindungan dan pengamanan

3.      Fisik arsipnya tidak dapat tergantikan

4.      Merupakan asset bagi organisasi

5.      Memiliki fungsi dinamis

6.      Diklaifikasikan sebagai arsip tingkat/kelas 1

Fungsi arsip vital :

1.      Arsip vital sbg memori organisasi

2.      Arsip vital sbg bukti hokum dan menunjang litigasi

3.      Arsip sebagai asset untuk melindungi kepentingan hak pribadi maupun HAK lainnya

      

   Sumber : BMP Pengelolaan Arsip Vital/ASIP4324/Modul 1

s Pengarang : Krihanta