IDENTIFIKASI ARSIP VITAL

Identifikasi arsip vital merupakan kegiatan awal untuk mengenali sekaligus menetukan arsip-arsip mana yang dimiliki oleh suatu organisasi yang dapat dikategorikan arsip vital, mengingat kuantitas arsip akan terus bertambah sejalan dengan semakin banyaknya aktifitas yang dilakukan oleh organisasi.

Beberapa pendekatan dalam identifikasi arsip vital :

-          Analisis organisasi

-          Penggolongan klasifikasi arsip

-          Analisis resiko

Setiap organisasi didalam menyusun struktur organisasi sangat memperhatikan beberapa hal diantaranya :

a.       Strategi organisasi

b.      Personel/SDM

c.       Ukuran organisasi

Fungsi-fungsi organisasi :

a.       Fungsi operatif : berusaha mewujudkan tujuan organisasi yang telah dirumuskan didalam tugas pokok dari setiap organisasi.

b.      Fungsi fasilitatif : memberikan dukugan berupa fasilitas-fasilitas yang diperlukan oleh fungsi operatif.

Klasifikasi Arsip

Betty R. Ricks(1992; 246) memberikan definisi klasifikasi sebagai penggolongan arsip berdasarkan kepentingan organisasi yang meliputi berikut ini :

1.      Arsip Vital adalh arsip yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi. Contohnya : SK berdirinya suatu organisasi, perjanjian kerja sama, kontrak jangka panjang dll

2.      Arsip penting/ arsip kelas 2 diperlukan untuk melanjutkan kegiatan organisasi ataupun untuk menyelesaikan berbagai masalah. Contoh : surat perintah, laporan keuangan, bukti pembayaran, catatan produksi dll

3.      Arsip berguna/arsip kelas 3. Diperlukan agar kegiatan organisasi tidak terganggu. Contoh : arsip-arsip korespondensi.

4.      Arsip yang tidak berguna/ kelas 4 adalah arsip yang tidak lagi memiliki nilai guna bagi organisasi.Contoh : pengumuman yang sudah dilaksanakan.

Tahapan kegiatan identifikasi arsip vital :

a.       Pembentukan tim kerja

b.      Pendataan adalah teknik pengumpulan data mengenai arsip vital pada setiap satuan-satuan unit kerja.

Sumber : BMP Pengelolaan Arsip Vital/ASIP4324/Modul 3.

Pengarang : Khiranta