Emergency manajemen merupakan pendekatan yang terencana
untuk mencegah bencana, persipan, dan tindakan dalam menghadapi keadaan
darurat, serta dan pemulihan setelah terjadi nya keadaan darurat atau bencana.
Ira penn, dkk., 1998: 192) memberikan contoh keadaan darurat
atau kejadian yang dapat merusak dan memusnahkan arsip vital :
1. Pecahnya
pipa air menyebabkan arsip basah
2. Ledakan
bom menghancurkan gedung beserta arsipnya
3. Badai
yang hebat merusak sarana dan prasarana
4. Fluktuasi
arus listrik menyebabkan data hilang dalam computer
5. Banjir
bandang yang menghanyutkan seluruh arsip
Tahapan dalam manajemen keadaan darurat :
1. Pencegahan
(prevention)
2. Persiapan
(preparedness)
3. Tindakan
(response)
4. Pemulihan
(recovery)
Keuntungan dari rancangan manajemen keadaan darurat :
a. Memulai
kembali kegiatan secara cepat
b. Memperbaiki
tingkat keselamatan
c. Melindungi
asset vital organisasi
d. Mengurangi
biaya asuransi
e. Memperbaiki
tingkat keamanan
f. Memetuhi
peraturan
g. Mengurangi
kesalahan karena panic
Tahapan kegiatan dalam manajemen keadaan darurat (emergency
management)
a. Tahap
Prncegahan
Pencegahan kerusakan dan musnahnya arsip
atau informasi meliputi pengurangan tingkat resiko yang panjang dari ancaman
alam dan manusia.
1. Melaksanakan
proses manajemen resiko
- Analisis
resiko : mengidentifikasi kemungkinan kerusakan dan kehilangan arsip dan informasi.
- Penilaian
resiko : kegiatan mengidentifikasi resiko yang ada terhadap arsip dan informasi
2. Analisis
dampak terhadap organisasi
Meliputi identifikasi proses dampak fungsi-fungsi organisasi yang kritis
dan menentukan maksimal kehilangan arsip yang dapat ditoleransi dalam kasus
dampak negative yang begitu besar.
Rating dampak akibat bencana diukur sebagai berikut :
0 = tidak ada dampak, dapat terus beroperasi
1 = dampak sedang dimana
operasional organisasi terganggu dan sampai 8 jam
2 = kerusakan terhadap fasilitas / sarana dan
menyebabkan terganggu operasional organisasi sampai 8-48 jam
3 = kerusakan besar terhadap fasilitas dan peralatan
arsip danmenyebabkan terganggu kegiatan operasional orgaisasi sampai 8-48 jam.
3. Rancangan
pencegahan bencana dilaksanakan untuk mencegah bencana yang dapat dicegah serta
meminimalisasi kerugian akibat bencana.
b. Tahap
persiapan (preparedness)
Adalah mempersiapkan rancangan manajemen
keadaan darurat untuk arsip dan informasi yang meliputi persiapan, pelaksanaan,
kemutakhiran dan respon terhadap suatu keadaan darurat.
1. Membentuk
tim
2. Mempertimbangkan
biaya yang dibutuhkan
3. Menentukan
strategi tindakan
4. Menentukan
strategi pemulihan
5. Mengumpulkan
data
6. Mengembangkan
rancangan manajemen keadaan darurat
c. Tahap
tindakan
Meliputi kegiatan yang diambil sebelum,
selama atau setelah keadaan darurat untuk meminimalkan kerusakan atau
memperbaiki arsip.
1. Pengenalan
terhadap bencana
2. Menghubungi
pihak terkait
3. Melaksanakan
rencana yang sudah dibuat
4. Penilaian
kerusakan
5. Keamanan
(security)
6. Contingency
d. Tahapan
pemulihan
Merupakan pelaksanaan (implementasi)
kegiatan dalam jangka pendek untuk memperbaiki arsip vital.
1. Penilaian
kerusakan
2. Stabilisasi
3. Penyelamatan
(salvage)
4. Restorasi
(perbikan)
5. Memulai
kegiatan
Sumber : BMP Pengelolaan
Arsip Vital/ASIP4324/Modul 4.
Pengarang : Khiranta
No comments:
Post a Comment