INVENTARIS REKOD

Inventaris rekod adalah suatu gambaran yang sistematis dari suatu khasanah/koleksi rekod (lembaga/pribadi), yang berupa buku petunjuk/jalan masuk, suatu koleksi/khasanah rekod, yang dilengkapi dengan sejarah organisasi dan fungsi organisasi penciptanya, pertanggungjawaban pengaturannya, indeks,serta lampiran-lampiran yang diperlukan.

Inventaris rekod adalah kegiatan untuk mendata, mencatat, dan mengelompokkan rekod. Hasil dari kegiatan ini adalah sebuah buku atau beberapa buku yang disebut inventaris rekod atau daftar rekod.

Ditinjau dari segi teoritis keilmuan maka pelaksanaan penginventarisan itu didasarkan kepada beberapa prinsip pengaturan.
Prinsip-prinsip itu ialah sebagai berikut :

1. Prinsip Asal Usul (Principle of Provenance/Respect des fonds/Herkomst Beginsel)
2. Prinsip Aturan Asli (Principle of Original Order)
3. Prinsip Kegunaan (Besteming Beginsel)
4. Prinsip Restorasi (Restauratie Beginsel)
5. Prinsip Fungsional (Functioneel Beginsel)
6. Prinsip Organisasi (Organisatie Beginsel)
7. Prinsip Masalah (Partinenr Beginsel)

Dalam menggunakan prinsip-prinsip ini, inventarisator ini tidak boleh bersikap kaku dan harus melihat keadaan rekodnya.

1. Prinsip Asal Usul

    Disebut juga Principle of Provenance, suatu prinsip yang mengaitkan rekod ke sumber asalnya dengan pengertian bahwa rekod diatur tanpa melepaskan rekod dan instansi/lembaga yang menciptakannya. Prinsip ini bermula tumbuh di Prancis dan kemudian berkembang ke berbagai negara.

2. Prinsip Aturan Asli

    Bahwa rekod harus diatur sesuai dengan aturan yang dipergunakan semasa dinamisnya. Prinsip ini disebut juga dengan "principle of original order", lebih banyak digunakan di Australia dan Amerika Serikat.

3. Prinsip Kegunaan

    Prinsip kegunaan yaitu lembar/berkas rekod yang tercecer di tempat atau dalam kelompok yang bukan pada tempatnya sesuai dengan kelompok jenisnya, dalam bahasa Belanda disebut dengan "bestemming beginsel"

4. Prinsip Restorasi

    Pengaturan rekod yang didasarkan pada aturan rekod pada waktu dinamisnya, namun dengan mengadakan beberapa perbaikan sesuai dengan kebutuhnya, disebut juga dengan "restauratie beginsel"

5. Prinsip Fungsional

"Functioneel beginsel", artinya prinsip dalam pengaturan rekodnya didasarkan kepada tugas-tugas dari organisasi pencipta rekodnya.

6. Prinsip Organisasi

    "Organisatie beginsel", artinyadalam pengaturan rekod yang didasarkan kepada struktur organisasi atau administrasi pencipta rekodnya.

7. Prinsip Masalah

    "partinent beginsel", artinya bahwa dalam pengaturan rekod didasarkan kepada masalah-masalah yang terkandung dalam rekodnya itu sendiri.

PERENCANAAN MANAJEMEN

Dalam suatu organisasi, perencanaan merupakan suatu proses dalam menentukan sasaran dan bagaimana cara untuk mencapai sasaran tersebut.
George R. Terry memberikan definisi perencanaan adalah tindakan pemilihan fakta dan usaha menghubungkannya, berdasarkan asumsi-asumsi yang dibuat untuk masa yang akan datang, dalam hal menggambarkan serta memformulasikan aktivitas-aktivitas yang diusulkan, yang dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Robbins dan Coulter (2002) mendefinisikan perencanaan sebagai sebuah proses yang menyangkut penetapan tujuan organisasi, menetapkan keseluruhan strategi untuk mencapai tujuan tersebut, dan mengembangkan suatu rencana yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan pekerjaan dalam organisasi.
Dalam perencanaan terdapat sesuatu yang harus diputuskan untuk dicapai di masa yang akan datang.

Untuk memperjelas pengertian perencanaan manajemen ini, perlu dikemukakan beberapa pendapat mengenai definisi perencanaan, baik sebagai proses, fungsi manajemen, maupun sebagai suatu keputusan.

1. Perencanaan sebagai suatu Proses. Definisi perencanaan sebagai suatu proses, seperti yang dikemukakan Garth N. Jone adalah : Perencanaan adalah proses pemilihan dan pengembangan dari tindakan yang terbaik untuk mencapai tujuan.
2. Perencanaan sebagai Fungsi. Definisi perencanaan sebagai fungsi manajemen dikemukakan oleh Mc. Farland : Perencanaan adalah fungsi dimana eksekutif dengan jalan tertentu mengantisifasi kemungkinan efek yang muncul dari adanya kegiatan yang dapat mengubah kegiatan dan tujuan organisasi.
3. Perencanaan sebagai Keputusan. Definisi perencanaan sebagai suatu keputusan dikemukakan oleh W.H. Newman sebagai berikut : Perencanaan adalah memutuskan dahulu apa yang akan dikerjakan, yaitu suatu rencana yang diproyeksikan dalam suatu tindakan.

Perencanaan mempunyai lima karakteristik :

1. Perencanaan meliputi identifikasi personal dan organisasional
2. Perencanaan erat kaitannya dengan kondisi yang relatif pasti dan tidak pasti
3. Perencanaan bersifat intelektual
4. Perencanaan menyangkut hal-hal masa depan
5. Perencanaan bersifat menembus (pervassive) dan berkesinambungan

Fungsi perencanaan adalah fungsi yang terpenting dalam manajemen, tanpa adanya perencanaan, fungsi-fungsi manajemen lainnya pun sukar untuk dijalankan. Rencana adalah dokumen yang berisikan garis besar bagaimana tujuan (hasil akhir) akan dicapai, termasuk bagaimana mengalokasikan sumber daya, menjadwalkan dan melaksanakan kegiatan yang perlu untuk mencapai tujuan.

Perencanaan memiliki kegunaan sebagai berikut :

1. Perencanaan memberikan arah yang akan dicapai (sense of direction)
2. Perencanaan dapat mengurangi akibat dari adanya perubahan
3. Perencanaan dapat meminimalkan terjadinya pemborosan
4. Perencanaan membuat usaha yang dilakukan menjadi fokus
5. Perencanaan dapat memandu rencana dan keputusan
6. Perencanaan dapat menunjukkan kemajuan yang sudah dicapai

Keuntungan dan kerugian adanya perencanaan.

Keuntungan :

1. Perencanaan memberikan arah, yaitu perencanaan menyebabkan aktifitas dilakukan secara teratur dan sesuai dengan tujuan yang sudah ditentukan.

2. Perencanaan memfokuskan pada usaha yang akan dilakukan sehingga perencanaan dapat menghilangkan atau memperkecil pekerjaan yang tidak produktif

3. Perencanaan membantu mengevaluasi kemajuan yang telah dicapai, perencanaan dapat menjadi suatu alat ukur hasil-hasil yang sudah dan akan dicapai

4. Perencanaan merupakan landasan pokok untuk melaksankan fungsi-fungsi lainnya, terutama fungsi pengawasan.

Mitos kelemahan adanya perncanaan :

1. Perencanaan mempunyai keterbatasan dalam memperoleh informasi dan ketepatan fakta-fakta mengenai kondisi yang akan datang.

2. Perencanaan memerlukan biaya dan waktu yang cukup banyak.

3. Perencanaan mempunyai hambatan psikologis

4. Perencanaan menyumbat atau menghambat timbulnya inisiatif

5. Perencanaan menyebabkan terhambatnya tindakan-tindakan yang perlu diambil

6. Perencanaan dapat melenyapkan perubahan

7. Perencanaan dapat mengurangi fleksibilitas.

TEORI ADMINISTRASI UMUM

Beberapa tokoh manajemen yang memfokuskan subjek manajemen pada seluruh organisasi memunculkan terori yang disebut teori administrasi umum, yang mengembangkan lebih luas peran menejer dan melihat hasil manjeman yang baik dan praktis. Ada 2 tokoh yang berperan dalam mengembangkan teori ini, yaitu berikut :

A. HENRY FAYOL
Fayol adalah seorang direktur perusahaan penambangan batu bara dan besi dari tahun 1888-1918. Ia telah berhasil membawa perusahaan dari keadaan yang hampir bangkrut menuju sukses besar. Sebagai seorang insinyur pertambangan , ia membiasakan bekerja dengan menggunakan prinsif-prinsif dan teknik-teknik yang didukung oleh kebenaran ilmiah. Ia disebut universalis hanya karena ia berpikir bahwa prinsip-prinsip yang ditulisnya akan berguna bagi semua tipe manajer.
Fayol menyebutkan fungsi-fungsi administrasi sebagai berikut :

1. Merencanakan (to plan)
2. Mengatur orang dan barang (to organize)
3. Menjelaskan pada bawahan apa yang harus dilakukan (to command)
4. Mengkoordinasi (to coordinate)
5. Mengawasi (to control)

Empat Belas Prinsip Penting Fayol

Fayol me yodorkan sejumlah prinsip yang perlu diketahui oleh seorang administrator. Diantara  prinsip-prinsip yang terkenal, antara lain adalah sebagai berikut :

1. Kewenangan (authority)
2. Kesatuan komando (nity of command)
3. Kesatuan arah (unity of Direction)
4. Rantai perintah (schalar chain)
5. Spesialisasi (Devision of work)
6. Disiplin
7. Mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan pribadi
8. Pembayaran yang sama untuk pekerjaaan yang sama (Renumeration)
9. Sentralisasi/Desentralisasi
10. Order
11. Equity
12. Stability of tenure of personnel
13. Inisiatif
14. Esprit de corps

B. MAX WEBER

Weber adalah seorang sosiolog asal jerman yang mempelajari aktivitas organisasi. Dalam bukunya Weber mengembangkan teori hubungan struktur kekuasaan.

Dia menjelaskan tentang tipe-tipe organisasi yang ideal yang disebutnya bureaucracy suatu bentuk organisasi yang memiliki ciri adanya :

1. division of labor, pekerjaan dipecah menjadi lebih sederhana, dikerjakan secara rutin dan berdefinisi dengan jelas.
2. hierarki yang jelas, posisi/jabatan tertata dalam hierarki dengan ranntai perintah ang jelas.
3. seleksi formal, orang-orang yang melaksanakan pekerjaan dipilih berdasarkan kepada kualifikasi teknis.
4. aturan dan regulasi formal, artinya adanya sistem yang tertulis dan prosedur operasi yang standar.
5. Hubungan impersonal, artinya penerapan aturan dan pengawasan seragam tidak berdasarkan penilaian pribadi.
6. Orientasi pada karier, manajer adalah suatu karier profesional bukan pemilikdari unit yang dipimpin.

Bentuk birokrasi ideal ini disadari oleh Weber tidak akan ada dalam kenyataan, namun teorinya dapat digunakan pada organisasi yang besar.