METODOLOGI PENELITIAN BIDANG PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

A. Penelitian Ilmiah
Penelitian ilmiah adalah kegiatan  yang sistematik dan terorganisir untuk mencari atau mendapatkan jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan penelitian dengan cara melakukan pengukuran terhadap pertanyaan-pertanyaan penelitian dengan cara melakukan pengukuran terhadap elemen/responden penelitian (individu, organisasi, jurnal, tesis, disertasi, buku, hasil penelitian, dll), analisis, dan interpretasi data yang dihasilkan.

Pertanyaan penelitian adalah hal yang paling penting dan mendasar dalam suatu penelitian untuk dicari jawabannya melalui kegiatan pengukuran, analisis, interpretasi, dan pengujian terhadap hipotesis yang diajukan. Jawaban penelitian adalah tujuan akhir penelitian ilmiah.

Penelitian dasar adalah penelitian yang merujuk kepada keaslian, merupakan penelitian ilmiah, cenderung teoritis. Penelitian dasar yang dilakukan terhadap fenomena alam secara kuantitatif, biasanya didesain untuk menghasilkan ilmu pengetahuan baru.

Penelitian kuantitatif adalah suatu penelitian yang menggunakan pendekatan dengan pemecahan masalah, yang berhubungan dengan konsep kuantifikasi, disiapkan dengan cermat untuk melakukan pengukuran dan evaluasi.

Penelitian kualitatif merupakan penelitian yang berfokus terhadap observasi kejadian-kejadian, fenomena yang diteliti kompleks, bersipat sosial yang tidak dapat dikuantifikasi dan mencoba mengerti perilaku-perilaku individu-individu yang diamati.

B. Penelitian Kuantitatif
Tipe penelitian kuantitatif  bidang perpustakaan yang sering dilakukan adalah action research, dan evaluation research,
1. Action Research
Action research bidang perpustakaan adalah tipe paling penting dari penelitian aplikasi. Isaac dan Michael menyatakan bahwa tujuan action research adalah mengembangkan kemampuan baru dan memecahkan persoalan dengan aplikasi langsung kepada anggota kelas/responden/tempat kerja yang sudah ditata.
Dalam melakukan penelitian action research ada beberapa tahapan diantaranya :
a. Mendefinisikan masalah atau menentukan tujuan (goal)
b. Studi pustaka
c. Memformulasikan hipotesis
d. Menyiapkan kegiatan penelitian
e. Menyiapkan teknik pengukuran dan evaluasi
f. Analisis data evaluasi hasil penelitian.
2. Penelitian Evaluasi
Penelitian evaluasi disebut juga penelitian terapan karena bertujuan untuk menjawab hal-hal praktis dan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan apa yang menjadi masalah pokok dalam masyarakat, program apa yang dapat dilaksanakan untuk mengatasi masalah, bagaimana program tersebut dapat dilaksanakan, apakah program yang dilaksanakan sesuai rencana, dan pakah tujuan tercapai. Tujuan wal penelitian evaluasi tidak untuk menemukan pengetahuan baru, tetapi lebih pada menguji dan mengaplikasikan pengetahuan kedalam sebuah program atau kegiatan.

C. Penelitian Kualitatif
Tipe penelitian kualitatif bidang perpustakaan yang sering dilakukan adalah penelitian lapangan, analisis konten dan penelitian dokumen.
1. Penelitian Lapangan atau studi lapangan : Penelitian yang dilakukan di lapangan agar sesuai dengan situasi nyata atau kenyataan yang dilihat.
2. Analisis Konten : Kegiatan analisis terhadap isi material (buku, film) melakukan klasifikasi, tabulasi, dan evaluasi kata kunci dalam rangka mencari arti dan kemungkinan dampak.
3. Penelitian Dokumen : Penelitian dokumen atau sejarah intelektual atau historiografi adalah penelitian terhadap dokumen yang selama ini terkumpul di perpustakaan.

KONSEP DAN LINGKUP PENYUSUTAN ARSIP

1. Pengertian Penyusutan Arsip

Sebagaimana yang diatur dalam Pasal 2  Peraturan Pemerintah Nomor: 34/1979 penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip dengan cara :
a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-masing.
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan - ketentuan yang berlaku
c. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan Instansi ke Arsip Nasional RI (Pusat) maupun Lembaga Kearsipan Daerah.

Menurut  T.R Schellenberg (1971:94) penyusutan  (disposition) dimaksudkan adalah  memperhatikan  secara baik  arsip dengan menentukan nasib akhirnya untuk dipindahkan sementara (ke record center), permanen (ke lembaga arsip) atau dimusnahkan.
Sedangkan pendapat lain menggunakan istilah jadwal retensi (records schedule) pengertiannya  sama dengan penyusutan. Hal ini dikemukakan oleh Milburn D Smith III (1986:160) bahwa retention schedule pada dasarnya suatu kesepakatan (Tim Manajemen Arsip) tentang  penyusutan  untuk menentukan waktu akhir arsip aktif dan inaktif.
Dengan demikian penyusutan arsip dapat diartikan kegiatan pengurangan arsip di lingkungan suatu instansi/perusahaan melalui pemindahan, pemusnahan dan penyerahan.

2. Tujuan dan Manfaat Penyusutan Arsip

a. Tujuan
Penyusutan arsip menurut Susan Z Diamond (1983:22) mempunyai tiga tujuan, yaitu:
1) Menghindari biaya tinggi penyimpanan arsip yang tidak diperlukan.
2) Melayani penemuan kembali arsip (retrieval) secara efisien.
3) Memperlihatkan kerelaan organisasi untuk melaksanakan aturan jangka simpan arsip yang berlaku.
b. Manfaat
Disamping itu, dengan memperhatikan  cara penyusutan yang  terkandung dalam  pengertian di atas bahwa dengan dilaksanakannya penyusutan arsip akan  diperoleh manfaat sebagai berikut , yakni :
1) Tertatanya arsip dinamis masing-masing Instansi /  perusahaan  sehingga  informasinya dapat didayagunakansecara maksimal untuk kepentingan operasional instansi/perusahaan yang bersangkutan.
2) Terjadinya efesiensi dalam penggunaan ruangan, peralatan, tenaga maupun dana karena telah dimusnahkanya arsip -arsip yang tidak berguna.
3) Terselamatkannya arsip yang bernilai guna sekunder sebagai bukti pertanggungjawaban nasional, dalam hal ini dengan diserahkannya arsip statis  instansi/perusahaan bersangkutan ke Arsip Nasional.


Pelaksanaan penyusutan arsip secara teratur mengandung manfaat ganda yakni manfaat bagi instansi/perusahaan  yang bersangkutan dan kedua manfaat bagi kepentingan yang lebih luas diluar kepentingan instansi/perusahaan tersebut.

3. Lingkup Penyusutan Arsip

Dari uraian tentang pengertian di atas dapat dipahami bahwa lingkup kegiatan penyusutan arsip meliputi pemindahan arsip dari Unit Kerja (Central File) ke Pusat Arsip (Record Center) di lingkungan intern instansi/perusahaan, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip instansi/perusahaan ke Arsip Nasional.
Penyusutan arsip menurut Susan Z Diamond (1983:23) dapat dilakukan dengan pentahapan berikut:
a. Inventaris, yakni menentukan arsip apa yang dimiliki suatu instansi/perusahaan, dimana, berapa banyak, dan sebagainya.
b. Penilaian arsip, menentukan nilaiguna arsip.
c. Penyiapan jadwal retensi arsip
d. Pelaksanaan dan pengendalian.

Langkah-langkah tersebut di atas dapat dipahami secara  umum bahwa langkah satu menentukan langkah berikutnya, yaitu: inventarisasi atau daftar arsip merupakan sarana untuk melakukan penilaian. Sedangkan penilaian untuk menentukan nilaiguna, jangka simpan dan nasib akhir arsip yang selanjutnya dituangkan dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA). Dengan demikian pelaksanaan penyusutan berpedoman pada JRA.

Sumber : http://elearning.ut.ac.id/mod/page/view.php?id=44882

PANGKALAN DATA ARSIP

Perangkat Pangkalan Data :
A. Perangkat keras
     1. Server Data
Server pangkalan data adalah komputer yang didesain khusus untuk penempatan pangkalan data dan hanya menjalankan sistem manajemen pangkalan data serta perangkat lunak yang terkait.
     2. PC Client
     3. Perangkat Backup Data
Perangkat backup data diperlukan sebagai sarana backup yang dilakukan secara periodik.
     4. Perangkat Tambahan
Perangkat tambahan diperlukan apabila sistem aplikasi dan pangkalan data yang dibangun memiliki fasilitas/fungsi yang memerlukan perangkat tambahan selain komputer.

B. Perangkat Lunak
1. Aplikasi utama
Perangkat lunak pokok dari implementasi otomasi kearsipan adalah sistem aplikasi (program komputer) yang dirancang untuk mengelola arsip.
2. Sistem operasi
Sistem operasi adalah perangkat lunak yang berfungsi untuk menjalankan operasi dasar sehingga perangkat keras (server, PC Client, jaringan) siap digunakan untuk menjalankan aplikasi utama maupun aplikasi lainnya.
3. Sistem manajemen pangkalan data
adalah suatu sistem atau perangkat lunak yang didesain untuk mengatur pangkalan data, dan menjalankan operasi data yang diminta oleh sejumlah client.
4. aplikasi Perkantoran
Perangkat lunak yang berfungsi untuk menjalankan kegiatan yang lazim dalam bidang perkantoran misalnya untuk mengolah kata, melakukan perhitungan dalam tabel, mengolah gambar, pencetakan naskah dan lainnya.
5. Utility
Perangkat lunak yang berfungsi untuk menyediakan kemempuan/fasilitas dalam mengelola perangkat keras maupun menjaga aplikasi dapat berjalan sebagaimana mestinya.

Elemen Data Arsip
A. Elemen data arsip dinamis (metadata arsip dinamis)
Dalam konteks manajemen arsip, metadata didefinisikan sebagai data yang mendeskrifsikan konteks, isi dan struktur dan manajemen sepanjang waktu (ISO 15489-1:2001, 3.12).
Tujuan dari standar elemen data arsip :
-  Mengkodifikasikan informasi yang diperlukan untuk mengontrol dan mengelola arsip secara efektif.
-  Mendukung pertukaran arsip dari sistem-sistem yang ada.
1. Judul
2. Isi
3. Status
4. Tingkat penataan arsip
5. Kode unik
6. Tanggal
7. Pelaku
8. Fungsi
9. Dasar hukum penciptaan
10. Pengelolaan arsip
11. Lokasi penyimpanan
12. Akses
13. Reproduksi
14. Penyusutan
15. Preservasi
16. Relasi
17. Jumlah Fisik
18.Struktur
19. Susunan
20. Bahasa dan Tulisan

B. Elemen data arsip statis
1. Kode Referensi
Tujuan : Untuk mengidentifikasi secara unik unit deskrifsi dan menyediakan suatu hubungan kedeskripsi yang mewakilinya.
2. Judul
Tujuan : Memahami unit deskrifsi.
3. Tanggal
Tujuan : Untuk mengidentifikasi dan merekam tanggal unit deskrifsi.
4. Tingkat deskrifsi
5. Nama pencipta
6. Bentuk dan media unit deskrifsi
7. Sejarah administratif
8. Sejarah kearsipan
9. Sumber langsung akuisisi atau transper
10. Lingkup dan isi
11. Informasi penilaian, pemusnahan dan penjadwalan retensi
12. Penambahan
13. Sistem penataan
14. Syarat-syarat pengaksesan
15. copyright
16. Bahasa dari bahan
17. Karakteristik fisik dan ketentuan teknis
18. Sarana temu balik
19. Lokasi naskah asli
20. Keberadaan dan lokasi salinan
21. Unit deskrifsi yang berkaitan
22. Catatan mengenai publikasi
23. Catatan
24. Catatan arsiparis
25. Aturan atau konvensi
26. Tanggal deskrifsi.

Sumber : BMP Otomasi dalam Kearsipan/ASIP4432/Modul 7.
Pengarang : M. Imam Mulyantono

JARINGAN KOMPUTER DALAM OTOMASI KEARSIPAN

Jaringan komputer merupakan bagian penting dalam menjalankan otomasi kearsipan. Perannya adalah sebagai penghubung supaya tugas-tugas yang dikerjakan oleh berbagai komputer dapat berlangsung secara simultan dan cepat.

Perangkat Jaringan :
1. Perangkat Keras (Hardware)
  a.  Server : merupakan suatu komputer yang berfungsi sebagai penyedia layanan untuk seluruh pemakai
  b. Terminal
  c. Perangkat Backup Data
  d. Perangkat koneksi jaringan
  e. Perangkat tambahan
2. Perangkat Lunak (Software)
    a. Sistem operasi
    b. Aplikasi keamanan
    c. Utility

Arsitektur Jaringan :
Dalam pembuatan jaringan ada beberapa struktur yang dapat digunakan yaitu client/server dan peer-to-peer.
1. Client/server : arsitektur jaringan yang memisahkan client dari server
    Karakteristik server :
    a. Pasif
    b. Menunggu permintaan
    c. berdasarkan permintaan, memprosesnya dan kemudian membalasnya.
    Karakteristik client :
    a. Aktif
    b. mengirim permintaan
    c. menunggu dan menerima balasan server
2. Peer-to-Peer : adalah jaringan yang mengandalkan pada kekuatan komputer dan bandwidht dari partisipan dalam jaringan daripada konsentrasi server dangan jumlah yang sedikit.


Topografi Jaringan :
1. Mesh Networking : suatu cara untuk mengarahkan data, suara dan instruksi antara simpul.
    Mesh network mempunyai kemampuan menyembuhkan diri sendiri. jaringan masih dapat   beroperasi meskipun ada simpul yang rusak atau koneksi menjadi buruk.
2. Bus Network : suatu arsitektur jaringan dimana satu set client dihubungkan via jaringan komunikasi yang dibagi, yang disebut bus.
4. Star Network : adalah salahsatu topologi jaringan komputer yang paling umum.
5. Ring Network : suatu topologi jaringan komputer dimana setiap simpul terhubung dengan dua simpul lainnya, sehingga membentuk cincin.

Area Jaringan :
1. Local area network (LAN) : jaringan komputer yang meliputi area lokal, seperti rumah, kantor, atau sekelompok gedung-gedung.
Keuntungan LAN nirkabal :
a. Kenyamanan
b. Mobilitas
c. Produktifitas
d. Penyambungan
e. Kemampuan berekspansi
f. Biaya
Kerugian LAN nirkabel :
a. Keamanan
b. Jarak
c. Kepercayaan
d. Kecepatan
2. Wide area network (WAN) : jaringan komputer yang meliputi area geografis yang luas.

Keamanan Jaringan
A. Pengancam Jaringan
     1. Malware : soft yang didesain untuk menyusup atau merusak sistem komputer tanpa persetujuan pemiliknya.
     2. Virus dan Worm
     3. Kuda trojan : program yang mengandung pengguna untuk menjalankannya, tapi menyembunyikan isi yang berbahaya atau jahat.
     4. Spyware
B. Pengamanan Jaringan
     1. Keamanan komputer : suatu bidang ilmu pengetahuan komputer yang menyangkut dengan pengendalian resiko terhadap penggunaan komputer.
     2. Keamanan jaringan : terdiri dari kebutuhan yang dibuat di dalam suatu infrastruktur jaringan komputer yang dasar, kebijakan diadopsi oleh administrator jaringan untuk melindungi jaringan dan sumber jaringan yang dapat diakses dari akses yang tak berhak dan keefektifan dari kombinasi aksi-aksi ini.

Baca juga tulisan saya tentang kearsipan Kerasipan
Sumber : BMP/ASIP4432/Modul 6.
Pengarang : M. Imam Mulyantono

SUPRASTRUKTUR OTOMASI KEARSIPAN

.      Kepemimpinan

a.       Kebutuhan akan kepemimpinan yang baik

1.      Tuntutan perubahan

2.      Pemerintah yang diharapkan

b.      Apa itu kepemimpinan ?

Kepemimpinan berlaku apabila seseorang itu mendorong, membujuk, dan mempengaruhi orang lain untuk berusaha kea rah pencapaian sesuatu objektif tertentu.

2.      Sumber Daya Manusia

Upaya pengembangan SDM yang perlu dilakukan untuk mendukung implementasi adalah :

a.       Meningkatkan kesadaran dan pemahaman tentang pentingnya  pengelolaan arsip serta pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam pelaksanaannya.

b.      Pengembangan pedoman penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sistem pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi dan komunikasi agar hasil pendidikan dan pelatihan tersebut sesuai dengan kebutuhan implementasi.

c.       Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan teknologi informasi dan komunikasi bagi aparat pelaksana yang menangani kegiatan bidang kearsipan dan aparat yang bertugas dalam memberikan  layanan arsip.

d.      Perubahan pola pikir, sikap dan budaya kerja pejabat dan stap yang mendukung implementasi sistem pengelolaan arsip berbasis TI.

Meredith Belbin (1993) berdasarkan pada penelitiannya mengajukan Sembilan peran yang harus dimiliki tim yang sukses :

1.      Coordinator (mempunyai pandangan jelas)

2.      Pembetuk (pembentuh penuh dan tenaga )

3.      Pencetus (ide orisinal)

4.      Investigator survey (kelompok anggota dengan kontak dan jringan yang kuat )

5.      Implementer (pekerja perusahaan)

6.      Pekerja tim (orang yang paling waspada terhadap yang lainnya ditim)

7.      Pelengkap

8.      Monitor evaluator

9.      Spesialis.

Sumber : BMP Otomasi dalam Kearsipan/ASIP4432

Pengarang : M. Imam Mulyantono