PERENCANAAN MANAJEMEN

Dalam suatu organisasi, perencanaan merupakan suatu proses dalam menentukan sasaran dan bagaimana cara untuk mencapai sasaran tersebut.
George R. Terry memberikan definisi perencanaan adalah tindakan pemilihan fakta dan usaha menghubungkannya, berdasarkan asumsi-asumsi yang dibuat untuk masa yang akan datang, dalam hal menggambarkan serta memformulasikan aktivitas-aktivitas yang diusulkan, yang dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Robbins dan Coulter (2002) mendefinisikan perencanaan sebagai sebuah proses yang menyangkut penetapan tujuan organisasi, menetapkan keseluruhan strategi untuk mencapai tujuan tersebut, dan mengembangkan suatu rencana yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan pekerjaan dalam organisasi.
Dalam perencanaan terdapat sesuatu yang harus diputuskan untuk dicapai di masa yang akan datang.

Untuk memperjelas pengertian perencanaan manajemen ini, perlu dikemukakan beberapa pendapat mengenai definisi perencanaan, baik sebagai proses, fungsi manajemen, maupun sebagai suatu keputusan.

1. Perencanaan sebagai suatu Proses. Definisi perencanaan sebagai suatu proses, seperti yang dikemukakan Garth N. Jone adalah : Perencanaan adalah proses pemilihan dan pengembangan dari tindakan yang terbaik untuk mencapai tujuan.
2. Perencanaan sebagai Fungsi. Definisi perencanaan sebagai fungsi manajemen dikemukakan oleh Mc. Farland : Perencanaan adalah fungsi dimana eksekutif dengan jalan tertentu mengantisifasi kemungkinan efek yang muncul dari adanya kegiatan yang dapat mengubah kegiatan dan tujuan organisasi.
3. Perencanaan sebagai Keputusan. Definisi perencanaan sebagai suatu keputusan dikemukakan oleh W.H. Newman sebagai berikut : Perencanaan adalah memutuskan dahulu apa yang akan dikerjakan, yaitu suatu rencana yang diproyeksikan dalam suatu tindakan.

Perencanaan mempunyai lima karakteristik :

1. Perencanaan meliputi identifikasi personal dan organisasional
2. Perencanaan erat kaitannya dengan kondisi yang relatif pasti dan tidak pasti
3. Perencanaan bersifat intelektual
4. Perencanaan menyangkut hal-hal masa depan
5. Perencanaan bersifat menembus (pervassive) dan berkesinambungan

Fungsi perencanaan adalah fungsi yang terpenting dalam manajemen, tanpa adanya perencanaan, fungsi-fungsi manajemen lainnya pun sukar untuk dijalankan. Rencana adalah dokumen yang berisikan garis besar bagaimana tujuan (hasil akhir) akan dicapai, termasuk bagaimana mengalokasikan sumber daya, menjadwalkan dan melaksanakan kegiatan yang perlu untuk mencapai tujuan.

Perencanaan memiliki kegunaan sebagai berikut :

1. Perencanaan memberikan arah yang akan dicapai (sense of direction)
2. Perencanaan dapat mengurangi akibat dari adanya perubahan
3. Perencanaan dapat meminimalkan terjadinya pemborosan
4. Perencanaan membuat usaha yang dilakukan menjadi fokus
5. Perencanaan dapat memandu rencana dan keputusan
6. Perencanaan dapat menunjukkan kemajuan yang sudah dicapai

Keuntungan dan kerugian adanya perencanaan.

Keuntungan :

1. Perencanaan memberikan arah, yaitu perencanaan menyebabkan aktifitas dilakukan secara teratur dan sesuai dengan tujuan yang sudah ditentukan.

2. Perencanaan memfokuskan pada usaha yang akan dilakukan sehingga perencanaan dapat menghilangkan atau memperkecil pekerjaan yang tidak produktif

3. Perencanaan membantu mengevaluasi kemajuan yang telah dicapai, perencanaan dapat menjadi suatu alat ukur hasil-hasil yang sudah dan akan dicapai

4. Perencanaan merupakan landasan pokok untuk melaksankan fungsi-fungsi lainnya, terutama fungsi pengawasan.

Mitos kelemahan adanya perncanaan :

1. Perencanaan mempunyai keterbatasan dalam memperoleh informasi dan ketepatan fakta-fakta mengenai kondisi yang akan datang.

2. Perencanaan memerlukan biaya dan waktu yang cukup banyak.

3. Perencanaan mempunyai hambatan psikologis

4. Perencanaan menyumbat atau menghambat timbulnya inisiatif

5. Perencanaan menyebabkan terhambatnya tindakan-tindakan yang perlu diambil

6. Perencanaan dapat melenyapkan perubahan

7. Perencanaan dapat mengurangi fleksibilitas.

TEORI ADMINISTRASI UMUM

Beberapa tokoh manajemen yang memfokuskan subjek manajemen pada seluruh organisasi memunculkan terori yang disebut teori administrasi umum, yang mengembangkan lebih luas peran menejer dan melihat hasil manjeman yang baik dan praktis. Ada 2 tokoh yang berperan dalam mengembangkan teori ini, yaitu berikut :

A. HENRY FAYOL
Fayol adalah seorang direktur perusahaan penambangan batu bara dan besi dari tahun 1888-1918. Ia telah berhasil membawa perusahaan dari keadaan yang hampir bangkrut menuju sukses besar. Sebagai seorang insinyur pertambangan , ia membiasakan bekerja dengan menggunakan prinsif-prinsif dan teknik-teknik yang didukung oleh kebenaran ilmiah. Ia disebut universalis hanya karena ia berpikir bahwa prinsip-prinsip yang ditulisnya akan berguna bagi semua tipe manajer.
Fayol menyebutkan fungsi-fungsi administrasi sebagai berikut :

1. Merencanakan (to plan)
2. Mengatur orang dan barang (to organize)
3. Menjelaskan pada bawahan apa yang harus dilakukan (to command)
4. Mengkoordinasi (to coordinate)
5. Mengawasi (to control)

Empat Belas Prinsip Penting Fayol

Fayol me yodorkan sejumlah prinsip yang perlu diketahui oleh seorang administrator. Diantara  prinsip-prinsip yang terkenal, antara lain adalah sebagai berikut :

1. Kewenangan (authority)
2. Kesatuan komando (nity of command)
3. Kesatuan arah (unity of Direction)
4. Rantai perintah (schalar chain)
5. Spesialisasi (Devision of work)
6. Disiplin
7. Mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan pribadi
8. Pembayaran yang sama untuk pekerjaaan yang sama (Renumeration)
9. Sentralisasi/Desentralisasi
10. Order
11. Equity
12. Stability of tenure of personnel
13. Inisiatif
14. Esprit de corps

B. MAX WEBER

Weber adalah seorang sosiolog asal jerman yang mempelajari aktivitas organisasi. Dalam bukunya Weber mengembangkan teori hubungan struktur kekuasaan.

Dia menjelaskan tentang tipe-tipe organisasi yang ideal yang disebutnya bureaucracy suatu bentuk organisasi yang memiliki ciri adanya :

1. division of labor, pekerjaan dipecah menjadi lebih sederhana, dikerjakan secara rutin dan berdefinisi dengan jelas.
2. hierarki yang jelas, posisi/jabatan tertata dalam hierarki dengan ranntai perintah ang jelas.
3. seleksi formal, orang-orang yang melaksanakan pekerjaan dipilih berdasarkan kepada kualifikasi teknis.
4. aturan dan regulasi formal, artinya adanya sistem yang tertulis dan prosedur operasi yang standar.
5. Hubungan impersonal, artinya penerapan aturan dan pengawasan seragam tidak berdasarkan penilaian pribadi.
6. Orientasi pada karier, manajer adalah suatu karier profesional bukan pemilikdari unit yang dipimpin.

Bentuk birokrasi ideal ini disadari oleh Weber tidak akan ada dalam kenyataan, namun teorinya dapat digunakan pada organisasi yang besar.

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Poto : flicker.com

Fungsi-fungsi manajemen menurut Luther Gullick meliputi Planing, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, dan Budgeting yang seringkali disingkat POSDCORB.

1. Perencanaan : Manajemen yang baik memulai kegiatannya dengan rencana yang baik pula. Yang pertama dilakukan oleh seorang manajer adalah memutuskan apa yang ingin dicapai dalam pekerjaannya. Ia harus menetapkan tujuan jangka pendek dan tujuan jangka panjang untuk organisasi. Serta memutuskan alat apa yang akan digunakan untuk mencapai tujuan tersebut.
2. Pengorganisasian (Organizing) : Seorang manajer harus mengetahui kesiapan seluruh unsur yang terlibat dalam melaksanakan rencana tersebut karena setiap tujuan yang hendak dicapai memerlukan keahlian sesuai dengan bidangnya.
3. Pengadaan Staf (Stafing) : Dalam penorganisasian, manajer membuat posisi-posisi dan memutuskan tugas serta tanggung jawab yang melekat pada setiap posisi tersebut.Dalam pengadaan staf, manajer berusaha mendapatkan orang yang tepat untuk setiap pekerjaan. 
4. Pengarahan (Direction) : Fungsi pengarahan oleh manajer yang berusaha meyakinkan setiap bawahannya agar mau bekerja semaksimal kemempuan demi berhasilnya keseluruhan kegiatan organisasi.
5. Pengawasan (Control) : Dalam melaksanakan kegiatan, manajer harus tetap mengawasi agar semua pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan perencanaan. Fungsi pelaporan (Reporting) : menurut Gullick merupakan alat dari pengawasan (Control) yang perlu dijadikan sesuatu fungsi tersendiri yang dalamnya telah menyangkut pekerjaan pengawasan.
6. Pembaharuan (Inovasi) :Manajer harus merencanakan dengan penuh pemikiran serta ide bagi kemajuan organisasinya pada masa mendatang.
7. Perwakilan (Representation) : Salah satu tugas manajer adalah mewakili organisasinya dalam hubungannya dengan kelompok luar, pegawai pemerintah, serikat kerja, lembaga, dan masyarakat umum.

Perbagai fungsi manajemen seperti diterangkan diatas, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengadaan staf, pengarahan, pengawasan, pembaharuan, dan perwakilan, semuanya merupakan bagian dari keseluruhan pekerjaan manajer.

Matahari

                                                       Sumber poto : Pixabay.com

Cobalah keluar pada siang hari dan lihatlah ke atas. Apa yang kalian rasakan ? Tentu kalian akan merasa silau. Hal itu terjadi karena pancaran cahaya matahari sangat banyak. Apabila kita memaksakan untuk melihat cahaya tersebut, bisa-bisa kita akan mengalami kebutaan.

Permukaan matahari sangat panas dan mengeluarkan cahaya dari bola gasnya yang berpijar. Contoh serupa adalah api lilin. Begitu api menyala, timbul cahaya dan panas. Baik matahari maupun api merupakan sumber cahaya alami.

Cahaya putih matahari terdiri atas tujuh warna, yaitu merah, jingga, kuning, hijau, biru, nila (indigo), dan ungu. Apabila ketujuh warna itu bercampur, hasilnya adalah cahaya putih. Spektrum warna terbentuk karena cahaya yang berlainan warna terbias pada sudut yang berlainan.

Matahari adalah bintang terdekat dari bumi dengan jarak rata-rata 149.680.000 kilometer. Matahari dikategorikan sebagai bintang kecil jenis G.

Matahari merupakan sebuah bola gas raksasa yang berpijar dan ternyata bentuknya tidak benar-benar bulat. Matahari mempunyai khatulistiwa cekulator dan kutub karena gerak rotasinya. Garis tengah ekuatorialnya 864.000 mil. Sedangkan garis tengah antar kutubnya 43 mil lebih pendek. Matahari merupakan anggota tata surya yang paling besar. Sebab 98 % massa tata surya terkumpul pada matahari.

Selain sebagai pusat peredaran, matahari juga merupakan pusat sumber energi di lingkungan tata surya. Matahari terdiri atas inti dan tiga lapisan kulit, masing-masing fotosfer, kromosfer dan korona. Didalam inti matahari terjadi reaksi fungsi nuklir inti hidrogen yang menjadi inti helium, dan menghasilkan energi radiasi yang sangat besar.

Material terbentuk dari ledakan bintang generasi pertama seperti yang diyakini oleh ilmuwan, bahwasannya alam semesta ini terbentuk oleh ledakan big bang sekitar 14.000 juta tahun yang lalu.

BAGIAN-BAGIAN BUKU

Kita semua tentu sudah mengenal apa itu buku dan seperti apa bentuk buku. Namun apakah anda tahu apa saja bagian-bagian dari buku tersebut ?

Nah pada postingan kali ini saya akan memberikan informasi mengenai bagian-bagian buku :
1. Kulit Buku
Kulit buku yang biasa disebut Cover, biasanya terdapat judul buku.
2. Punggung Buku
Pada punggung buku juga biasanya terdapat judul buku dan juga nama pengarangnya.
3. Halaman Kosong
Halaman kosong adalah halaman tanpa teks yang terletak setelah kulit buku dibagian depan dan dibagian belakang. Halaman ini berfungsi sebagai penguatan jilidan buku.
4. Halaman Judul Singkat
Terletak setelah halaman kosong dan berisi judul singkat dari buku.
5. Judul Seri
a. Seri penerbit : adalah sejumlah karya berjilid yang saling berkaitan dalam subjek atau bentuk, diterbitkan oleh penerbit dengan satu judul yang merangkum, dikenal dengan istilah judul kolektif.
b. Seri Monograf : adalah sejumlah karya monograf yang dikeluarkan oleh suatu badan dalam penampilan yang seragam.
6. Halaman Judul
Merupakan halaman yang berisi keterangan yang diberikan penerbit, antara lain judul buku, nama pengerang, dan pihak-pihak lain yang terlibat dalam kepengarangan seperti penerjemah, editor, dan ilustrator.
7. Halaman Balik Judul
Pada halaman balik judul sering kali terdapat informasi penting antara lain : keterangan kepengarangan, judul asli dari karya terjemaahan, kota tempat terbit dan penerbit, tahun terbit dan tahun copyright, keterangan edisi.
8. Halaman persembahan
Terletak sebelum halaman prakata.
9. Kata Pengantar
Merupakan catatan singkat yang mendahului teks, berisi penjelasan yang diberikan si pengarangan kepada para pembaca.
10. Daftar Isi
11. Pendahuluan
12. Naskah
Naskah atau teks merupakan isi buku yang disajikan dalam bab-bab secara sistematik.
13. Indeks
Merupakan daftar nama dan subjek secara terinci yang menunjukan kepada halaman buku tempat kata subjek atau istilah itu tercantum.
14. Bibliografi
Merupakan daftar kepustakaan yang digunakan si pengarang dalam menulis buku.
15. Glosary
Glosary merupakan daftar kata-kata atau istilah yang dianggap masih asing bagi pembaca pada umumnya atau masih perlu penjelasan.
16. Kolofon
Kolofon adalah keterangan yang terdapat pada bagian akhir dokumen yang memberikan informasi tentang salahsatu keterangan berikut yaitu judul, pengarang, penerbit, pencetak, tahun penerbitan atau pencetakan, dan informasi lainnya.
17. Nomor Pagina
Nomor Pagina dari sebuah buku biasanya terdiri dari angka Romawi kecil dan angka Arab.

Demikianlah bagian-bagian buku yang dapat saya sampaikan pada kesempatan kali ini, semoga bermanfaat.

KONSEP DAN LINGKUP PENYUSUTAN ARSIP

1. Pengertian Penyusutan Arsip

Sebagaimana yang diatur dalam Pasal 2  Peraturan Pemerintah Nomor: 34/1979 penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip dengan cara :
a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-masing.
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan - ketentuan yang berlaku
c. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan Instansi ke Arsip Nasional RI (Pusat) maupun Lembaga Kearsipan Daerah.

Menurut  T.R Schellenberg (1971:94) penyusutan  (disposition) dimaksudkan adalah  memperhatikan  secara baik  arsip dengan menentukan nasib akhirnya untuk dipindahkan sementara (ke record center), permanen (ke lembaga arsip) atau dimusnahkan.
Sedangkan pendapat lain menggunakan istilah jadwal retensi (records schedule) pengertiannya  sama dengan penyusutan. Hal ini dikemukakan oleh Milburn D Smith III (1986:160) bahwa retention schedule pada dasarnya suatu kesepakatan (Tim Manajemen Arsip) tentang  penyusutan  untuk menentukan waktu akhir arsip aktif dan inaktif.
Dengan demikian penyusutan arsip dapat diartikan kegiatan pengurangan arsip di lingkungan suatu instansi/perusahaan melalui pemindahan, pemusnahan dan penyerahan.

2. Tujuan dan Manfaat Penyusutan Arsip

a. Tujuan
Penyusutan arsip menurut Susan Z Diamond (1983:22) mempunyai tiga tujuan, yaitu:
1) Menghindari biaya tinggi penyimpanan arsip yang tidak diperlukan.
2) Melayani penemuan kembali arsip (retrieval) secara efisien.
3) Memperlihatkan kerelaan organisasi untuk melaksanakan aturan jangka simpan arsip yang berlaku.
b. Manfaat
Disamping itu, dengan memperhatikan  cara penyusutan yang  terkandung dalam  pengertian di atas bahwa dengan dilaksanakannya penyusutan arsip akan  diperoleh manfaat sebagai berikut , yakni :
1) Tertatanya arsip dinamis masing-masing Instansi /  perusahaan  sehingga  informasinya dapat didayagunakansecara maksimal untuk kepentingan operasional instansi/perusahaan yang bersangkutan.
2) Terjadinya efesiensi dalam penggunaan ruangan, peralatan, tenaga maupun dana karena telah dimusnahkanya arsip -arsip yang tidak berguna.
3) Terselamatkannya arsip yang bernilai guna sekunder sebagai bukti pertanggungjawaban nasional, dalam hal ini dengan diserahkannya arsip statis  instansi/perusahaan bersangkutan ke Arsip Nasional.


Pelaksanaan penyusutan arsip secara teratur mengandung manfaat ganda yakni manfaat bagi instansi/perusahaan  yang bersangkutan dan kedua manfaat bagi kepentingan yang lebih luas diluar kepentingan instansi/perusahaan tersebut.

3. Lingkup Penyusutan Arsip

Dari uraian tentang pengertian di atas dapat dipahami bahwa lingkup kegiatan penyusutan arsip meliputi pemindahan arsip dari Unit Kerja (Central File) ke Pusat Arsip (Record Center) di lingkungan intern instansi/perusahaan, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip instansi/perusahaan ke Arsip Nasional.
Penyusutan arsip menurut Susan Z Diamond (1983:23) dapat dilakukan dengan pentahapan berikut:
a. Inventaris, yakni menentukan arsip apa yang dimiliki suatu instansi/perusahaan, dimana, berapa banyak, dan sebagainya.
b. Penilaian arsip, menentukan nilaiguna arsip.
c. Penyiapan jadwal retensi arsip
d. Pelaksanaan dan pengendalian.

Langkah-langkah tersebut di atas dapat dipahami secara  umum bahwa langkah satu menentukan langkah berikutnya, yaitu: inventarisasi atau daftar arsip merupakan sarana untuk melakukan penilaian. Sedangkan penilaian untuk menentukan nilaiguna, jangka simpan dan nasib akhir arsip yang selanjutnya dituangkan dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA). Dengan demikian pelaksanaan penyusutan berpedoman pada JRA.

Sumber : http://elearning.ut.ac.id/mod/page/view.php?id=44882

PANGKALAN DATA ARSIP

Perangkat Pangkalan Data :
A. Perangkat keras
     1. Server Data
Server pangkalan data adalah komputer yang didesain khusus untuk penempatan pangkalan data dan hanya menjalankan sistem manajemen pangkalan data serta perangkat lunak yang terkait.
     2. PC Client
     3. Perangkat Backup Data
Perangkat backup data diperlukan sebagai sarana backup yang dilakukan secara periodik.
     4. Perangkat Tambahan
Perangkat tambahan diperlukan apabila sistem aplikasi dan pangkalan data yang dibangun memiliki fasilitas/fungsi yang memerlukan perangkat tambahan selain komputer.

B. Perangkat Lunak
1. Aplikasi utama
Perangkat lunak pokok dari implementasi otomasi kearsipan adalah sistem aplikasi (program komputer) yang dirancang untuk mengelola arsip.
2. Sistem operasi
Sistem operasi adalah perangkat lunak yang berfungsi untuk menjalankan operasi dasar sehingga perangkat keras (server, PC Client, jaringan) siap digunakan untuk menjalankan aplikasi utama maupun aplikasi lainnya.
3. Sistem manajemen pangkalan data
adalah suatu sistem atau perangkat lunak yang didesain untuk mengatur pangkalan data, dan menjalankan operasi data yang diminta oleh sejumlah client.
4. aplikasi Perkantoran
Perangkat lunak yang berfungsi untuk menjalankan kegiatan yang lazim dalam bidang perkantoran misalnya untuk mengolah kata, melakukan perhitungan dalam tabel, mengolah gambar, pencetakan naskah dan lainnya.
5. Utility
Perangkat lunak yang berfungsi untuk menyediakan kemempuan/fasilitas dalam mengelola perangkat keras maupun menjaga aplikasi dapat berjalan sebagaimana mestinya.

Elemen Data Arsip
A. Elemen data arsip dinamis (metadata arsip dinamis)
Dalam konteks manajemen arsip, metadata didefinisikan sebagai data yang mendeskrifsikan konteks, isi dan struktur dan manajemen sepanjang waktu (ISO 15489-1:2001, 3.12).
Tujuan dari standar elemen data arsip :
-  Mengkodifikasikan informasi yang diperlukan untuk mengontrol dan mengelola arsip secara efektif.
-  Mendukung pertukaran arsip dari sistem-sistem yang ada.
1. Judul
2. Isi
3. Status
4. Tingkat penataan arsip
5. Kode unik
6. Tanggal
7. Pelaku
8. Fungsi
9. Dasar hukum penciptaan
10. Pengelolaan arsip
11. Lokasi penyimpanan
12. Akses
13. Reproduksi
14. Penyusutan
15. Preservasi
16. Relasi
17. Jumlah Fisik
18.Struktur
19. Susunan
20. Bahasa dan Tulisan

B. Elemen data arsip statis
1. Kode Referensi
Tujuan : Untuk mengidentifikasi secara unik unit deskrifsi dan menyediakan suatu hubungan kedeskripsi yang mewakilinya.
2. Judul
Tujuan : Memahami unit deskrifsi.
3. Tanggal
Tujuan : Untuk mengidentifikasi dan merekam tanggal unit deskrifsi.
4. Tingkat deskrifsi
5. Nama pencipta
6. Bentuk dan media unit deskrifsi
7. Sejarah administratif
8. Sejarah kearsipan
9. Sumber langsung akuisisi atau transper
10. Lingkup dan isi
11. Informasi penilaian, pemusnahan dan penjadwalan retensi
12. Penambahan
13. Sistem penataan
14. Syarat-syarat pengaksesan
15. copyright
16. Bahasa dari bahan
17. Karakteristik fisik dan ketentuan teknis
18. Sarana temu balik
19. Lokasi naskah asli
20. Keberadaan dan lokasi salinan
21. Unit deskrifsi yang berkaitan
22. Catatan mengenai publikasi
23. Catatan
24. Catatan arsiparis
25. Aturan atau konvensi
26. Tanggal deskrifsi.

Sumber : BMP Otomasi dalam Kearsipan/ASIP4432/Modul 7.
Pengarang : M. Imam Mulyantono

JARINGAN KOMPUTER DALAM OTOMASI KEARSIPAN

Jaringan komputer merupakan bagian penting dalam menjalankan otomasi kearsipan. Perannya adalah sebagai penghubung supaya tugas-tugas yang dikerjakan oleh berbagai komputer dapat berlangsung secara simultan dan cepat.

Perangkat Jaringan :
1. Perangkat Keras (Hardware)
  a.  Server : merupakan suatu komputer yang berfungsi sebagai penyedia layanan untuk seluruh pemakai
  b. Terminal
  c. Perangkat Backup Data
  d. Perangkat koneksi jaringan
  e. Perangkat tambahan
2. Perangkat Lunak (Software)
    a. Sistem operasi
    b. Aplikasi keamanan
    c. Utility

Arsitektur Jaringan :
Dalam pembuatan jaringan ada beberapa struktur yang dapat digunakan yaitu client/server dan peer-to-peer.
1. Client/server : arsitektur jaringan yang memisahkan client dari server
    Karakteristik server :
    a. Pasif
    b. Menunggu permintaan
    c. berdasarkan permintaan, memprosesnya dan kemudian membalasnya.
    Karakteristik client :
    a. Aktif
    b. mengirim permintaan
    c. menunggu dan menerima balasan server
2. Peer-to-Peer : adalah jaringan yang mengandalkan pada kekuatan komputer dan bandwidht dari partisipan dalam jaringan daripada konsentrasi server dangan jumlah yang sedikit.


Topografi Jaringan :
1. Mesh Networking : suatu cara untuk mengarahkan data, suara dan instruksi antara simpul.
    Mesh network mempunyai kemampuan menyembuhkan diri sendiri. jaringan masih dapat   beroperasi meskipun ada simpul yang rusak atau koneksi menjadi buruk.
2. Bus Network : suatu arsitektur jaringan dimana satu set client dihubungkan via jaringan komunikasi yang dibagi, yang disebut bus.
4. Star Network : adalah salahsatu topologi jaringan komputer yang paling umum.
5. Ring Network : suatu topologi jaringan komputer dimana setiap simpul terhubung dengan dua simpul lainnya, sehingga membentuk cincin.

Area Jaringan :
1. Local area network (LAN) : jaringan komputer yang meliputi area lokal, seperti rumah, kantor, atau sekelompok gedung-gedung.
Keuntungan LAN nirkabal :
a. Kenyamanan
b. Mobilitas
c. Produktifitas
d. Penyambungan
e. Kemampuan berekspansi
f. Biaya
Kerugian LAN nirkabel :
a. Keamanan
b. Jarak
c. Kepercayaan
d. Kecepatan
2. Wide area network (WAN) : jaringan komputer yang meliputi area geografis yang luas.

Keamanan Jaringan
A. Pengancam Jaringan
     1. Malware : soft yang didesain untuk menyusup atau merusak sistem komputer tanpa persetujuan pemiliknya.
     2. Virus dan Worm
     3. Kuda trojan : program yang mengandung pengguna untuk menjalankannya, tapi menyembunyikan isi yang berbahaya atau jahat.
     4. Spyware
B. Pengamanan Jaringan
     1. Keamanan komputer : suatu bidang ilmu pengetahuan komputer yang menyangkut dengan pengendalian resiko terhadap penggunaan komputer.
     2. Keamanan jaringan : terdiri dari kebutuhan yang dibuat di dalam suatu infrastruktur jaringan komputer yang dasar, kebijakan diadopsi oleh administrator jaringan untuk melindungi jaringan dan sumber jaringan yang dapat diakses dari akses yang tak berhak dan keefektifan dari kombinasi aksi-aksi ini.

Baca juga tulisan saya tentang kearsipan Kerasipan
Sumber : BMP/ASIP4432/Modul 6.
Pengarang : M. Imam Mulyantono

SUPRASTRUKTUR OTOMASI KEARSIPAN

.      Kepemimpinan

a.       Kebutuhan akan kepemimpinan yang baik

1.      Tuntutan perubahan

2.      Pemerintah yang diharapkan

b.      Apa itu kepemimpinan ?

Kepemimpinan berlaku apabila seseorang itu mendorong, membujuk, dan mempengaruhi orang lain untuk berusaha kea rah pencapaian sesuatu objektif tertentu.

2.      Sumber Daya Manusia

Upaya pengembangan SDM yang perlu dilakukan untuk mendukung implementasi adalah :

a.       Meningkatkan kesadaran dan pemahaman tentang pentingnya  pengelolaan arsip serta pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam pelaksanaannya.

b.      Pengembangan pedoman penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sistem pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi dan komunikasi agar hasil pendidikan dan pelatihan tersebut sesuai dengan kebutuhan implementasi.

c.       Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan teknologi informasi dan komunikasi bagi aparat pelaksana yang menangani kegiatan bidang kearsipan dan aparat yang bertugas dalam memberikan  layanan arsip.

d.      Perubahan pola pikir, sikap dan budaya kerja pejabat dan stap yang mendukung implementasi sistem pengelolaan arsip berbasis TI.

Meredith Belbin (1993) berdasarkan pada penelitiannya mengajukan Sembilan peran yang harus dimiliki tim yang sukses :

1.      Coordinator (mempunyai pandangan jelas)

2.      Pembetuk (pembentuh penuh dan tenaga )

3.      Pencetus (ide orisinal)

4.      Investigator survey (kelompok anggota dengan kontak dan jringan yang kuat )

5.      Implementer (pekerja perusahaan)

6.      Pekerja tim (orang yang paling waspada terhadap yang lainnya ditim)

7.      Pelengkap

8.      Monitor evaluator

9.      Spesialis.

Sumber : BMP Otomasi dalam Kearsipan/ASIP4432

Pengarang : M. Imam Mulyantono