PANGKALAN DATA ARSIP

Perangkat Pangkalan Data :
A. Perangkat keras
     1. Server Data
Server pangkalan data adalah komputer yang didesain khusus untuk penempatan pangkalan data dan hanya menjalankan sistem manajemen pangkalan data serta perangkat lunak yang terkait.
     2. PC Client
     3. Perangkat Backup Data
Perangkat backup data diperlukan sebagai sarana backup yang dilakukan secara periodik.
     4. Perangkat Tambahan
Perangkat tambahan diperlukan apabila sistem aplikasi dan pangkalan data yang dibangun memiliki fasilitas/fungsi yang memerlukan perangkat tambahan selain komputer.

B. Perangkat Lunak
1. Aplikasi utama
Perangkat lunak pokok dari implementasi otomasi kearsipan adalah sistem aplikasi (program komputer) yang dirancang untuk mengelola arsip.
2. Sistem operasi
Sistem operasi adalah perangkat lunak yang berfungsi untuk menjalankan operasi dasar sehingga perangkat keras (server, PC Client, jaringan) siap digunakan untuk menjalankan aplikasi utama maupun aplikasi lainnya.
3. Sistem manajemen pangkalan data
adalah suatu sistem atau perangkat lunak yang didesain untuk mengatur pangkalan data, dan menjalankan operasi data yang diminta oleh sejumlah client.
4. aplikasi Perkantoran
Perangkat lunak yang berfungsi untuk menjalankan kegiatan yang lazim dalam bidang perkantoran misalnya untuk mengolah kata, melakukan perhitungan dalam tabel, mengolah gambar, pencetakan naskah dan lainnya.
5. Utility
Perangkat lunak yang berfungsi untuk menyediakan kemempuan/fasilitas dalam mengelola perangkat keras maupun menjaga aplikasi dapat berjalan sebagaimana mestinya.

Elemen Data Arsip
A. Elemen data arsip dinamis (metadata arsip dinamis)
Dalam konteks manajemen arsip, metadata didefinisikan sebagai data yang mendeskrifsikan konteks, isi dan struktur dan manajemen sepanjang waktu (ISO 15489-1:2001, 3.12).
Tujuan dari standar elemen data arsip :
-  Mengkodifikasikan informasi yang diperlukan untuk mengontrol dan mengelola arsip secara efektif.
-  Mendukung pertukaran arsip dari sistem-sistem yang ada.
1. Judul
2. Isi
3. Status
4. Tingkat penataan arsip
5. Kode unik
6. Tanggal
7. Pelaku
8. Fungsi
9. Dasar hukum penciptaan
10. Pengelolaan arsip
11. Lokasi penyimpanan
12. Akses
13. Reproduksi
14. Penyusutan
15. Preservasi
16. Relasi
17. Jumlah Fisik
18.Struktur
19. Susunan
20. Bahasa dan Tulisan

B. Elemen data arsip statis
1. Kode Referensi
Tujuan : Untuk mengidentifikasi secara unik unit deskrifsi dan menyediakan suatu hubungan kedeskripsi yang mewakilinya.
2. Judul
Tujuan : Memahami unit deskrifsi.
3. Tanggal
Tujuan : Untuk mengidentifikasi dan merekam tanggal unit deskrifsi.
4. Tingkat deskrifsi
5. Nama pencipta
6. Bentuk dan media unit deskrifsi
7. Sejarah administratif
8. Sejarah kearsipan
9. Sumber langsung akuisisi atau transper
10. Lingkup dan isi
11. Informasi penilaian, pemusnahan dan penjadwalan retensi
12. Penambahan
13. Sistem penataan
14. Syarat-syarat pengaksesan
15. copyright
16. Bahasa dari bahan
17. Karakteristik fisik dan ketentuan teknis
18. Sarana temu balik
19. Lokasi naskah asli
20. Keberadaan dan lokasi salinan
21. Unit deskrifsi yang berkaitan
22. Catatan mengenai publikasi
23. Catatan
24. Catatan arsiparis
25. Aturan atau konvensi
26. Tanggal deskrifsi.

Sumber : BMP Otomasi dalam Kearsipan/ASIP4432/Modul 7.
Pengarang : M. Imam Mulyantono