KONSEP OTOMASI KEARSIPAN

.      Bentuk Penerapan Otomasi Kearsipan

a.       Otomasi kearsipan dinamis

1.      Penciptaan arsip meliputi kegiatan teknis pembuatan  dokumen, penerimaan dan pengiriman dokumen, serta registrasi dokumen menjadi arsip.

2.      Pemeliharaan dan penggunaan arsip

a.       Distribusi  arsip

b.      Pemeliharaan / penyimpanan arsip

c.       Penggunaan arsip

3.      Penyusutan arsip

Mencakup kegiatan :

a.       Pemindahan arsip dari tempat penyimpanan aktif ke inaktif

b.      Penyerahan arsip yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional ke arsip nasional atau lembaga kearsipan daerah

c.       Pemusnahan arsip yang tidak lagi memiliki nilai guna

b.      Otomasi kearsipan statis

1.      Akuisisi (pengumpulan)

2.      Pengolahan

3.      Penyimpanan

4.      Perawatan

5.      Layanan arsip

2.      Infrastruktur Otomasi Kearsipan

Infrastruktur otomasi kearsipan adalah hal penting yang diperhatikan sebelum memulai penerapan otomasi kearsipan itu sendiri.

Pengembangan otomasi kearsipan disuatu lembaga dilandasi oleh 4 infrastruktur utama, meliputi :

1.      Suprastruktur otomasi kearsipan yang memuat antara lain kepemimpinan manajemen lembaga (e-leadership), sumberdaya manusia (human resources) dan peraturan yang terkait dengan pengembangan otomasi kearsipan.

2.      Infrastruktur jaringan yang memuat antara lain protocol komunikasi, topologi, teknologi dan keamanan.

3.      Infrastruktur informasi kearsipan yang memuat antara lain elemen data arsip dinamis dan statis .

4.      Infrastruktur aplikasi yang memuat antara lain aplikasi pengelolaan arsip dinamis dan statis.

Metadata merupakan informasi yang terstruktur atau semi-terstruktur yang memungkinkan penciptaan, registrasi, klasifikasi, akses, preservasi dan penyusutan arsip dapat dilakukan sepanjang waktu baik didalam atau di luar domain.

Penerapan metadata pengelolaan arsip dalam suatu organisasi tergantung pada :

1.      Kebutuhan bisnis.

2.      Lingkungan pengaturannya.

3.      Risiko yang berdampak pada pelaksanaan bisnis.

Metadata dapat diciptakan dan digunakan untuk tujuan tunggal, tujuan tertentu, atau bermacam-macam tujuan. Metadata pengelolaan arsip dapat dibagi untuk semua tujuan tersebut.

1.      Metadata untuk e-bisnis

2.      Metadata untuk preservasi

3.      Metadata untuk deskripsi sumber

4.      Metadata untuk penemuan sumber

5.      Metadata untuk pengelolaan hak

Infrastruktur aplikasi memegang peranan sangat penting daam pengembangan otomasi kearsipan. Fungsionalitas dari infrastruktur aplikasi meliputi :

1.      Manajemen transaksi

2.      Pengelompokan sumber daya

3.      Penyampaian pesan antar aplikasi yang andal

4.      Manajemen sistem

5.      Perangkat pengembangan aplikasi tingkat lanjut

6.      Pengaturan akses

7.      Intereoperabilitas dengan teknologi yang ada

Karena infrastruktur aplikasi memeinkan peran kunci dalam strategi otomasi kearsipan, beberapa hal yang harus mendapat perhatian antara lain :

1.      Kinerja jaringan

2.      Penggunaan bandwidth

3.      Manajemen koneksi

4.      Keamanan dan aksesibilitas

5.      Skalabilitas

a.       Terpadu

b.      Sederhana

c.       Dapat diperluas

Sumber : BMP Otomasi dalam Kearsipan/ASIP4432

Pengarang : M. Imam Mulyantono