Thursday, 6 November 2014

KETERKAITAN TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN PENGELOLAAN ARSIP


.      Otomasi Kearsipan
Terdapat dua hal yang perlu mendapatkan perhatian apabila membantu hubungan antara kearsipan dengan teknologi informasi dan komunikasi :
1.      Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi sebagai sarana bantu pengelolaan arsip, terutama untuk jenis arsip konvensional (non elektronik) , yang untuk seterusnya disebut dengan “otomasi kearsipan”.
2.      Berkenaan dengan kecenderungan saat ini dimana manajemen telah menjadikan teknologi informasi, dalam hal ini terutama computer sebagai sarana kerja utamanya.

Business information system (BIS) adalah sistem yang mencipta, menyimpan, memproses, dan menyediakan akses ke suatu informasi bisnis organisasi.
Contoh dari BIS adalah :
1.      Sistem manajemen kasus
2.      Sistem e-commerce
3.      Sistem manajemen relasi klien
4.      Sistem data geospasial
5.      Sistem manajemen financial dan SDM
6.      Sistem pusat pemanggilan
7.      Pangkalan data yang dibuat berdasarkan tujuan tertentu dikostumisasi.

2.      Arsip Elektronik
International Council on Archives (ICA) mendefinisikan arsip sebagai : informasi yang terekam dibuat atau diterima dalam memulai menjalankan atau menyelesaikan kegiatan institusional atau individu dan yang terdiri dari konten, konteks dan struktur yang cukup untuk memberikan bahan bukti kegiatan.
Menurut ICA, arsip dapat diklasifikasikan kedalam dua criteria :
1.      Berdasarkan fungsinya, yakni hubungan berkas dengan berbagai jenis aktivitas dan transaksi di dalam lingkungan perkantoran.
2.      Berdasarkan bentuk dan formatnya. Sebagai contoh : dokumen yang diolah dengan pengolah kata (word), data base, dokumen hypertext, gambar, spreadsheet, e-mails, voice mails, video, dsb.
Karakter arsip menurut ISO 15489-1, tentang record management :
1.      Otensitas (orisinil)
2.      Reliabilitas (kesanggupan)
3.      Integritas (lengkap)
4.      Ketergunaan
Menurut saffady, pengamanan arsip elektronik dimaksudkan untuk mencegah bahaya yang diakibatkan oleh :
1.      Kejahatan atau pemusnahan yang tidak terduga
2.      Pencurian atau salah penempatan
3.      Korupsi melalui modifikasi yang tidak sah
4.      Penutupan oleh pihak yang tidak berwenang
Jadwal retensi arsip elektronik harus :
1.      Dibuat untuk setiap jenis informasi
2.      Disetujui oleh seluruh unit kerja yang terkait dan pejabat didalam organisasi.
3.      Disetujui setelah mencari bantuan hokum untuk menjamin bahwa masalah hokum dapat diselesaikan
4.      Seluruh sistem dan dokumentasi procedural yang dibuat harus tercakup didalam jadwal retensi
5.      Meliputi kebijakan organisasi untuk dapat dievaluasisecara tetap
6.      Meliputi kebijakan organisasi untuk dapat dievaluasi secara tetap.
7.      Meliputi kebijakan organisasi untukmengontrol pemusnahan informasi.


Sumber : BMP Otomasi dalam Kearsipan/ASIP4432
Pengarang : M. Imam Mulyantono
 

No comments:

Post a Comment