. Otomasi Kearsipan
Terdapat dua hal yang perlu mendapatkan
perhatian apabila membantu hubungan antara kearsipan dengan teknologi informasi
dan komunikasi :
1. Penggunaan
teknologi informasi dan komunikasi sebagai sarana bantu pengelolaan arsip,
terutama untuk jenis arsip konvensional (non elektronik) , yang untuk
seterusnya disebut dengan “otomasi kearsipan”.
2. Berkenaan
dengan kecenderungan saat ini dimana manajemen telah menjadikan teknologi
informasi, dalam hal ini terutama computer sebagai sarana kerja utamanya.
Business information system (BIS)
adalah sistem yang mencipta, menyimpan, memproses, dan menyediakan akses ke
suatu informasi bisnis organisasi.
Contoh dari BIS adalah :
1. Sistem
manajemen kasus
2. Sistem
e-commerce
3. Sistem
manajemen relasi klien
4. Sistem
data geospasial
5. Sistem
manajemen financial dan SDM
6. Sistem
pusat pemanggilan
7. Pangkalan
data yang dibuat berdasarkan tujuan tertentu dikostumisasi.
2. Arsip
Elektronik
International Council on Archives (ICA)
mendefinisikan arsip sebagai : informasi yang terekam dibuat atau diterima
dalam memulai menjalankan atau menyelesaikan kegiatan institusional atau
individu dan yang terdiri dari konten, konteks dan struktur yang cukup untuk
memberikan bahan bukti kegiatan.
Menurut ICA, arsip dapat diklasifikasikan
kedalam dua criteria :
1. Berdasarkan
fungsinya, yakni hubungan berkas dengan berbagai jenis aktivitas dan transaksi
di dalam lingkungan perkantoran.
2. Berdasarkan
bentuk dan formatnya. Sebagai contoh : dokumen yang diolah dengan pengolah kata
(word), data base, dokumen hypertext, gambar, spreadsheet, e-mails, voice mails,
video, dsb.
Karakter arsip menurut ISO
15489-1, tentang record management :
1. Otensitas
(orisinil)
2. Reliabilitas
(kesanggupan)
3. Integritas
(lengkap)
4. Ketergunaan
Menurut saffady, pengamanan arsip elektronik dimaksudkan untuk mencegah
bahaya yang diakibatkan oleh :
1. Kejahatan
atau pemusnahan yang tidak terduga
2. Pencurian
atau salah penempatan
3. Korupsi
melalui modifikasi yang tidak sah
4. Penutupan
oleh pihak yang tidak berwenang
Jadwal retensi arsip elektronik
harus :
1. Dibuat
untuk setiap jenis informasi
2. Disetujui
oleh seluruh unit kerja yang terkait dan pejabat didalam organisasi.
3. Disetujui
setelah mencari bantuan hokum untuk menjamin bahwa masalah hokum dapat
diselesaikan
4. Seluruh
sistem dan dokumentasi procedural yang dibuat harus tercakup didalam jadwal
retensi
5. Meliputi
kebijakan organisasi untuk dapat dievaluasisecara tetap
6. Meliputi
kebijakan organisasi untuk dapat dievaluasi secara tetap.
7. Meliputi
kebijakan organisasi untukmengontrol pemusnahan informasi.
Sumber : BMP Otomasi dalam Kearsipan/ASIP4432
Pengarang : M. Imam Mulyantono
No comments:
Post a Comment