PANGKALAN DATA ARSIP

Perangkat Pangkalan Data :
A. Perangkat keras
     1. Server Data
Server pangkalan data adalah komputer yang didesain khusus untuk penempatan pangkalan data dan hanya menjalankan sistem manajemen pangkalan data serta perangkat lunak yang terkait.
     2. PC Client
     3. Perangkat Backup Data
Perangkat backup data diperlukan sebagai sarana backup yang dilakukan secara periodik.
     4. Perangkat Tambahan
Perangkat tambahan diperlukan apabila sistem aplikasi dan pangkalan data yang dibangun memiliki fasilitas/fungsi yang memerlukan perangkat tambahan selain komputer.

B. Perangkat Lunak
1. Aplikasi utama
Perangkat lunak pokok dari implementasi otomasi kearsipan adalah sistem aplikasi (program komputer) yang dirancang untuk mengelola arsip.
2. Sistem operasi
Sistem operasi adalah perangkat lunak yang berfungsi untuk menjalankan operasi dasar sehingga perangkat keras (server, PC Client, jaringan) siap digunakan untuk menjalankan aplikasi utama maupun aplikasi lainnya.
3. Sistem manajemen pangkalan data
adalah suatu sistem atau perangkat lunak yang didesain untuk mengatur pangkalan data, dan menjalankan operasi data yang diminta oleh sejumlah client.
4. aplikasi Perkantoran
Perangkat lunak yang berfungsi untuk menjalankan kegiatan yang lazim dalam bidang perkantoran misalnya untuk mengolah kata, melakukan perhitungan dalam tabel, mengolah gambar, pencetakan naskah dan lainnya.
5. Utility
Perangkat lunak yang berfungsi untuk menyediakan kemempuan/fasilitas dalam mengelola perangkat keras maupun menjaga aplikasi dapat berjalan sebagaimana mestinya.

Elemen Data Arsip
A. Elemen data arsip dinamis (metadata arsip dinamis)
Dalam konteks manajemen arsip, metadata didefinisikan sebagai data yang mendeskrifsikan konteks, isi dan struktur dan manajemen sepanjang waktu (ISO 15489-1:2001, 3.12).
Tujuan dari standar elemen data arsip :
-  Mengkodifikasikan informasi yang diperlukan untuk mengontrol dan mengelola arsip secara efektif.
-  Mendukung pertukaran arsip dari sistem-sistem yang ada.
1. Judul
2. Isi
3. Status
4. Tingkat penataan arsip
5. Kode unik
6. Tanggal
7. Pelaku
8. Fungsi
9. Dasar hukum penciptaan
10. Pengelolaan arsip
11. Lokasi penyimpanan
12. Akses
13. Reproduksi
14. Penyusutan
15. Preservasi
16. Relasi
17. Jumlah Fisik
18.Struktur
19. Susunan
20. Bahasa dan Tulisan

B. Elemen data arsip statis
1. Kode Referensi
Tujuan : Untuk mengidentifikasi secara unik unit deskrifsi dan menyediakan suatu hubungan kedeskripsi yang mewakilinya.
2. Judul
Tujuan : Memahami unit deskrifsi.
3. Tanggal
Tujuan : Untuk mengidentifikasi dan merekam tanggal unit deskrifsi.
4. Tingkat deskrifsi
5. Nama pencipta
6. Bentuk dan media unit deskrifsi
7. Sejarah administratif
8. Sejarah kearsipan
9. Sumber langsung akuisisi atau transper
10. Lingkup dan isi
11. Informasi penilaian, pemusnahan dan penjadwalan retensi
12. Penambahan
13. Sistem penataan
14. Syarat-syarat pengaksesan
15. copyright
16. Bahasa dari bahan
17. Karakteristik fisik dan ketentuan teknis
18. Sarana temu balik
19. Lokasi naskah asli
20. Keberadaan dan lokasi salinan
21. Unit deskrifsi yang berkaitan
22. Catatan mengenai publikasi
23. Catatan
24. Catatan arsiparis
25. Aturan atau konvensi
26. Tanggal deskrifsi.

Sumber : BMP Otomasi dalam Kearsipan/ASIP4432/Modul 7.
Pengarang : M. Imam Mulyantono

JARINGAN KOMPUTER DALAM OTOMASI KEARSIPAN

Jaringan komputer merupakan bagian penting dalam menjalankan otomasi kearsipan. Perannya adalah sebagai penghubung supaya tugas-tugas yang dikerjakan oleh berbagai komputer dapat berlangsung secara simultan dan cepat.

Perangkat Jaringan :
1. Perangkat Keras (Hardware)
  a.  Server : merupakan suatu komputer yang berfungsi sebagai penyedia layanan untuk seluruh pemakai
  b. Terminal
  c. Perangkat Backup Data
  d. Perangkat koneksi jaringan
  e. Perangkat tambahan
2. Perangkat Lunak (Software)
    a. Sistem operasi
    b. Aplikasi keamanan
    c. Utility

Arsitektur Jaringan :
Dalam pembuatan jaringan ada beberapa struktur yang dapat digunakan yaitu client/server dan peer-to-peer.
1. Client/server : arsitektur jaringan yang memisahkan client dari server
    Karakteristik server :
    a. Pasif
    b. Menunggu permintaan
    c. berdasarkan permintaan, memprosesnya dan kemudian membalasnya.
    Karakteristik client :
    a. Aktif
    b. mengirim permintaan
    c. menunggu dan menerima balasan server
2. Peer-to-Peer : adalah jaringan yang mengandalkan pada kekuatan komputer dan bandwidht dari partisipan dalam jaringan daripada konsentrasi server dangan jumlah yang sedikit.


Topografi Jaringan :
1. Mesh Networking : suatu cara untuk mengarahkan data, suara dan instruksi antara simpul.
    Mesh network mempunyai kemampuan menyembuhkan diri sendiri. jaringan masih dapat   beroperasi meskipun ada simpul yang rusak atau koneksi menjadi buruk.
2. Bus Network : suatu arsitektur jaringan dimana satu set client dihubungkan via jaringan komunikasi yang dibagi, yang disebut bus.
4. Star Network : adalah salahsatu topologi jaringan komputer yang paling umum.
5. Ring Network : suatu topologi jaringan komputer dimana setiap simpul terhubung dengan dua simpul lainnya, sehingga membentuk cincin.

Area Jaringan :
1. Local area network (LAN) : jaringan komputer yang meliputi area lokal, seperti rumah, kantor, atau sekelompok gedung-gedung.
Keuntungan LAN nirkabal :
a. Kenyamanan
b. Mobilitas
c. Produktifitas
d. Penyambungan
e. Kemampuan berekspansi
f. Biaya
Kerugian LAN nirkabel :
a. Keamanan
b. Jarak
c. Kepercayaan
d. Kecepatan
2. Wide area network (WAN) : jaringan komputer yang meliputi area geografis yang luas.

Keamanan Jaringan
A. Pengancam Jaringan
     1. Malware : soft yang didesain untuk menyusup atau merusak sistem komputer tanpa persetujuan pemiliknya.
     2. Virus dan Worm
     3. Kuda trojan : program yang mengandung pengguna untuk menjalankannya, tapi menyembunyikan isi yang berbahaya atau jahat.
     4. Spyware
B. Pengamanan Jaringan
     1. Keamanan komputer : suatu bidang ilmu pengetahuan komputer yang menyangkut dengan pengendalian resiko terhadap penggunaan komputer.
     2. Keamanan jaringan : terdiri dari kebutuhan yang dibuat di dalam suatu infrastruktur jaringan komputer yang dasar, kebijakan diadopsi oleh administrator jaringan untuk melindungi jaringan dan sumber jaringan yang dapat diakses dari akses yang tak berhak dan keefektifan dari kombinasi aksi-aksi ini.

Baca juga tulisan saya tentang kearsipan Kerasipan
Sumber : BMP/ASIP4432/Modul 6.
Pengarang : M. Imam Mulyantono

SUPRASTRUKTUR OTOMASI KEARSIPAN

.      Kepemimpinan

a.       Kebutuhan akan kepemimpinan yang baik

1.      Tuntutan perubahan

2.      Pemerintah yang diharapkan

b.      Apa itu kepemimpinan ?

Kepemimpinan berlaku apabila seseorang itu mendorong, membujuk, dan mempengaruhi orang lain untuk berusaha kea rah pencapaian sesuatu objektif tertentu.

2.      Sumber Daya Manusia

Upaya pengembangan SDM yang perlu dilakukan untuk mendukung implementasi adalah :

a.       Meningkatkan kesadaran dan pemahaman tentang pentingnya  pengelolaan arsip serta pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam pelaksanaannya.

b.      Pengembangan pedoman penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sistem pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi dan komunikasi agar hasil pendidikan dan pelatihan tersebut sesuai dengan kebutuhan implementasi.

c.       Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan teknologi informasi dan komunikasi bagi aparat pelaksana yang menangani kegiatan bidang kearsipan dan aparat yang bertugas dalam memberikan  layanan arsip.

d.      Perubahan pola pikir, sikap dan budaya kerja pejabat dan stap yang mendukung implementasi sistem pengelolaan arsip berbasis TI.

Meredith Belbin (1993) berdasarkan pada penelitiannya mengajukan Sembilan peran yang harus dimiliki tim yang sukses :

1.      Coordinator (mempunyai pandangan jelas)

2.      Pembetuk (pembentuh penuh dan tenaga )

3.      Pencetus (ide orisinal)

4.      Investigator survey (kelompok anggota dengan kontak dan jringan yang kuat )

5.      Implementer (pekerja perusahaan)

6.      Pekerja tim (orang yang paling waspada terhadap yang lainnya ditim)

7.      Pelengkap

8.      Monitor evaluator

9.      Spesialis.

Sumber : BMP Otomasi dalam Kearsipan/ASIP4432

Pengarang : M. Imam Mulyantono

 

KONSEP OTOMASI KEARSIPAN

.      Bentuk Penerapan Otomasi Kearsipan

a.       Otomasi kearsipan dinamis

1.      Penciptaan arsip meliputi kegiatan teknis pembuatan  dokumen, penerimaan dan pengiriman dokumen, serta registrasi dokumen menjadi arsip.

2.      Pemeliharaan dan penggunaan arsip

a.       Distribusi  arsip

b.      Pemeliharaan / penyimpanan arsip

c.       Penggunaan arsip

3.      Penyusutan arsip

Mencakup kegiatan :

a.       Pemindahan arsip dari tempat penyimpanan aktif ke inaktif

b.      Penyerahan arsip yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional ke arsip nasional atau lembaga kearsipan daerah

c.       Pemusnahan arsip yang tidak lagi memiliki nilai guna

b.      Otomasi kearsipan statis

1.      Akuisisi (pengumpulan)

2.      Pengolahan

3.      Penyimpanan

4.      Perawatan

5.      Layanan arsip

2.      Infrastruktur Otomasi Kearsipan

Infrastruktur otomasi kearsipan adalah hal penting yang diperhatikan sebelum memulai penerapan otomasi kearsipan itu sendiri.

Pengembangan otomasi kearsipan disuatu lembaga dilandasi oleh 4 infrastruktur utama, meliputi :

1.      Suprastruktur otomasi kearsipan yang memuat antara lain kepemimpinan manajemen lembaga (e-leadership), sumberdaya manusia (human resources) dan peraturan yang terkait dengan pengembangan otomasi kearsipan.

2.      Infrastruktur jaringan yang memuat antara lain protocol komunikasi, topologi, teknologi dan keamanan.

3.      Infrastruktur informasi kearsipan yang memuat antara lain elemen data arsip dinamis dan statis .

4.      Infrastruktur aplikasi yang memuat antara lain aplikasi pengelolaan arsip dinamis dan statis.

Metadata merupakan informasi yang terstruktur atau semi-terstruktur yang memungkinkan penciptaan, registrasi, klasifikasi, akses, preservasi dan penyusutan arsip dapat dilakukan sepanjang waktu baik didalam atau di luar domain.

Penerapan metadata pengelolaan arsip dalam suatu organisasi tergantung pada :

1.      Kebutuhan bisnis.

2.      Lingkungan pengaturannya.

3.      Risiko yang berdampak pada pelaksanaan bisnis.

Metadata dapat diciptakan dan digunakan untuk tujuan tunggal, tujuan tertentu, atau bermacam-macam tujuan. Metadata pengelolaan arsip dapat dibagi untuk semua tujuan tersebut.

1.      Metadata untuk e-bisnis

2.      Metadata untuk preservasi

3.      Metadata untuk deskripsi sumber

4.      Metadata untuk penemuan sumber

5.      Metadata untuk pengelolaan hak

Infrastruktur aplikasi memegang peranan sangat penting daam pengembangan otomasi kearsipan. Fungsionalitas dari infrastruktur aplikasi meliputi :

1.      Manajemen transaksi

2.      Pengelompokan sumber daya

3.      Penyampaian pesan antar aplikasi yang andal

4.      Manajemen sistem

5.      Perangkat pengembangan aplikasi tingkat lanjut

6.      Pengaturan akses

7.      Intereoperabilitas dengan teknologi yang ada

Karena infrastruktur aplikasi memeinkan peran kunci dalam strategi otomasi kearsipan, beberapa hal yang harus mendapat perhatian antara lain :

1.      Kinerja jaringan

2.      Penggunaan bandwidth

3.      Manajemen koneksi

4.      Keamanan dan aksesibilitas

5.      Skalabilitas

a.       Terpadu

b.      Sederhana

c.       Dapat diperluas

Sumber : BMP Otomasi dalam Kearsipan/ASIP4432

Pengarang : M. Imam Mulyantono