PENGELOLAAN ARSIP VITAL BAG. 1

Arsip berdasarkan fungsinya dapat dibagi menjadi 2, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis mengandung arti informasi dalam arsip tersebut masih digunakan dan dimanfaatkan secara langsung oleh organisasi untuk keperluan dan kepentingan organisasi itu sendiri. Arsip dinamis selanjutnya dapat dibagi 2, yaitu aktif dan inaktif.

Arsip dinamis aktif adalah yang masih tinggi prekuensi penggunaannya.

Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang prekuensi penggunaannya sudah menurun.

Arsip statis berasal dari arsip dinamis yang mempunyai nilai keberanjuran (continuing value), kemudian disimpan permanen karena informasinya mengandung nilai historis (historical value).

Kecepatan dan ketepatan dalam menyajikan atau menyediakan arsip sangat memelukan dukungan perencanaan pemberkasan (filling plan) yang tepat. Filling plan merupakan rencana pengklasifikasian untuk menyusun, menyimpan, dan menemukan kembali arsipnya.

Jumlah arsip dinamis yang dikemukakan oleh Betty R. Ricks, terdiri dari 25 % arsip aktif dan 35 % arsip inaktif. Hal itu berarti jumlah presentase arsip dinamis sebesar 60 %.

Untuk lebih mengetahui perlunya pengelolaan arsip vital, berikut ini diuraikan beberapa faktor alas an terutama yang terkait dengan pengamanan dan perlindungan terhadap arsip vital :

1.      Alasan Ekonomis

Organisasi menyadari sekali jika arsip ini hilang atau rusak maka bukan tidak mungkin bagi organisasi untuk mengeluarkan biaya yang besar.

2.      Alasan Hukum

Setiap organisasi memerlukan status hokum, entah itu terkait dengan keberadaan, eksistensimaupun hubungan dengan organisasi yang lain. Dan itu semua merupakan bukti legal bagi organisasi.

3.      Alasan Politis

PERLUNYA PERLINDUNGAN ARSIP VITAL

Arsip vital merupakan arsip dinamis yang memerlukan perlakuan khusus baik dalam hal pengamanan maupun perlindungan karena informasi yang dimilikinya sangat terkait dengan keberadaan dan kelangsungan organisasi itu sendiri.

Arsip yang dikategorikan arsip vital. Contohnya : akte kelahiran, ijasah, surat nikah, sertifikat tanah dll.

Pengelolaan arsip vital adalah Pengelolaan arsip yang diperuntukan secara khusus bagi arsip-arsip yang memiliki informasi yang memiliki nilai vital dari semenjak arsip itu diciptakan, disimpan dan dipelihara.

Berikut beberapa contoh peristiwa besar atau kasusu bencana, baik bencana alam maupun karena ulah manusia sehingga telah memusnahkan sebagian arsip vital yang dimiliki oleh organisasi :

1.      Bencana alam

Seperti, gempa bumi dan tsunami

2.      Akibat ulah manusia

Contohnya, kasus pengeboman gedung world trade center di amerika serikat

Musibah yang terjadi belakangan ini baik yang disebabkan oleh alam ataupun faktor manusia atau sabotase, tampaknya telah memacu perlunya pemikiran-pemikiran yang lebih nyata dalam usaha penyelamatan dan pengamana arsip-arsip yang bernilai penting dan vital bagi organisasi. Faktor lain yang mendasari perlunya perlindungan terhadap arsip yang dikategorikan terhaap arsip vital ini adalah kerusakan atau kelalaian yang diakibatkan oleh manusia.

ARTI DAN DEVINISI ARSIP VITAL

Secara umum arsip vital dapat diartikan sebagai informasi yang terekam didalam media rekam apapun, yang isi informasinya sangat penting dan melekat pada keberadaan organisasi, yang didalamnya terkandung informasi mengenai status hokum, hak dan kewajiban, serta asset organisasi, sehingga jika arsip tersebut hilang tidak dapat tergantikan dan akan menghambat kegiatan operasional serta mengancam keberadaan dab kelangsunga organisasi.

Ada beberapa aspek penting dari arsip vital. Yaitu :

1.      Aspek fungsi

Setiap arsip yang diciptakan oleh organisasi maupun perorangan memiliki fungsi yang berbeda-beda sesuai dengan informasi yang dikandungnya.

2.      Aspek situasi

Setiap informasi akan berfungsi maksimal terkait erat ketika dalam situasi tertentu, khususnya yang terjadi dalam lingkup organisasi. Situasi yang dimaksud menggambarkan pentingnya informasi bagi orgnisasi dalam suatu peristiwa kapanpun, tidak hanya saat lampau, saat ini atu saat yang akan datang.

3.      Aspek resiko

Arsip ini perlu disimpan dan dipelihara dengan baik karena akan menimbulkan resiko jika organisasi kehilangan arsip tersebut.

Arsip vital dalam arti sempit adalah arsip vip atau arsip kelas satu.

Layanan terhadap arsip kelas satutersebut meliputi penciptaan, penggunaan, penyimpanan maupun perlindungan atau lingkup pengelolanya.

Arsip vital dalam arti luas, keberadaan arsip vital, baik secara fisik dan informasinya dalam kondisi apapun termasuk musibah atau becana merupakan prasyarat bagi berlangsungnya kegiatan operasional suatu organisasi karena arsipnya tidak dapat diperbaharui atau ditemukan ditempat lain. Definisi ANRI.

Ciri-ciri arsip vital :

1.      Harus ada demi kelangsungan hidup organisasi

2.      Fisik dan informasinya memerlukan perlindungan dan pengamanan

3.      Fisik arsipnya tidak dapat tergantikan

Keberadaan dari informasi arsip ini tidak terdapat pada sumber atau organisasi lain sehingga arsipnya selain memuat informasi yang dikategorikan vital perlu dilindungi dan diamankan.

4.      Merupakan asset bagi organisasi

5.      Memiliki fungsi dinamis

Karena informasinya masih diperlukansebagai alat dasar manajemen. Informasinya senantiasa dipergunakan secara langsung oleh organisasi pencipta arsip, baik itu secara treus menerus (aktif) maupun jarang digunakan (inaktif)

6.      Diklasifikasikan sebagai arsip tingkat/ kelas satu

Fungsi arsip vital :

1.      Arsip vital sebagai memori organisasi

2.      Arsip vital sebagai asset untuk melindungi kepentngan hak pribadi maupun hak lainnya

PENDEKATAN DALAM IDENTIFIKASI ARSIP VITAL

Identifikasi arsip vital merupakan kegiatan awal untuk mengenali sekaligus menentukan arsip-arsip mana yang dimiliki oleh suatu organisasi yang dapat dikategorikan arsip vital, mengingat kuantitas arsip akan terus bertambah sejalan dengan semakin banyaknya aktivitas yang dilakukan oleh organisasi.

Berikut ini beberapa pendekatan dalam identifikasi arsip vital :

A.    Analisis Organisasi

Merupakan suatu analisis terhadap fungsi-fungsi yang dimiliki oleh organisasi.

Kegiatan identifikasi arsip vital dapat dilakukan dengan cara mengetahui dan memahami hal-hal berikut :

1.      Tugas dan fungsi organisasi melelui struktur organisasi

·         Strategi Organisasi

·         SDM

·         Ukuran organisasi

2.      Fungsi-fungsi Operatif/Substantif dan fasilitatif

a.       Fungsi Opertif/Substantif memiliki peran sentral di dalam mencapai tujuan organisasi, fungsi-fungsi ini berusaha mewujudkan tujuan organisasi yang telah dirumuskan di dalam tugas pokok dari setiap organisasi.

b.      Fungsi fasilitatif

Memberikan dukungan berupa fasilitas-fasilitas yang diperlukan oleh fungsi operatif. Menyangkut unsure manajemen, seperti SDM, anggaran, peralatan, metode dll

3.      Kebijakan dan strategi organisasi

B.     Klasifikasi Arsip

Menurut Betty R. Ricks, memberikan definisi klasifikasi sebagai penggolongan arsip berdasarkan kepentingan organisasi yang meliputi berikut ini :

1.      Arsip vital

Adalah arsip dinamis yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi.

Contoh : perjanjian kerja sama, kontrak jangka panjang dll

2.      Arsip Penting/arsip kelas dua

Arsip dinamis yang diperlukan untuk melanjutkan kegiatan organisasi ataupun untuk menyelesaikan berbagai masalah.

Contoh : surat perintah, laporan keuangan, daftar gaji dll

3.      Arsip Berguna/arsip kelas tiga

Arsip dinamis yang diperlukan agar kegiatan organisasi tidak terganggu.

Contoh : arsip korespondensi

4.      Arsip yang tidak berguna/arsip kelas empat

Arsip yang tidak lagi memiliki nilai guna bagi organisasi atau arsip yang sudah ditindak lanjuti bukan lagi menjadi berkas kerja

Contoh : surat pengumuman.

TAHAPAN KEGIATAN IDENTIFIKASI ARSIP VITAL

Tahapan-tahapan kegiatan identifikasi arsip vital yang perlu direncanakan  maupun dilakukan oleh organisasi :

A.    Pembentukan tim kerja

Keanggotaan tim kerja  harus melibatkan pihak-pihak yang berkompeten dan bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip, telebih kepada orang – orang yang berkedudukan ataupun ditempatkan disatuan unit kerja yang berpotensi  memiliki arsip vital, seperti unit hokum, unit pengawasan, unit pengelolaan asset, unit kearsipan maupun unit-unit lain yang menghasilkan arsip vital.

B.     Pendataan

Pendataan atau survey merupakan teknik pengumpulan data mengenai arsip vital pada setiap satuan-satuan unit kerja.

1.      Analisis organisasi

2.      Pengklasifikasian arsip

3.      Analisi resiko

C.     Pengolahan data

1.      Analisis hokum

a.       Apakah arsip tersebut secara legal mengandung hak dan kewajiban atas kepemilikan Negara/warga Negara/organisasi ?

b.      Apakah hilangnya arsip terbebut dapat menimbulkan tuntutan hukum terhadap individu ataupun organisasi ?

c.       Apakah arsip yang mendukung hak-hak hokum individu/organisasi tersebut seandainya harus dikeluarkan dalam bentuk surat pernyataan dibawah sumpah ?

2.      Analisis Risiko

Cara ini mencoba menganalisis untung ruginya bagi organisasi menyangkut pembiayaan terhadap pengelolaan arsip.

D.    Penyusunan daftar arsip vital