MANAJEMEN REKOD AKTIF

Rekod adalah informasi yang dicatat, tanpa memperhatikan media atau karakteristiknya, yang diciptakan atau diterima dan digunakan dalam kegiatan operasional suatu organisasi.

Rekod berisi informasi yang langsung berhubungan dengan misi dan visi, kegiatan, dan operasional suatu organisasi.

Jenis-jenis rekod aktif :

1.      Rekod menurut media penyimpanan

a.       Rekod dari kertas (hardcopy) : file kantor, formulir bisnis

b.      Rekod fotografik : negative foto, film gambar hidup dll

c.       Rekod elektronik : basis data, file computer dll

2.      Rekod menurut jenis penggunaan

Rekod transaksi adalah suatu rekod yg digunakan dalam kegiatan operasional badan korporasi sehari-hari. Contoh : surat tagihan, surat permintaan, cek dari bank dll

Rekod referensi mengendunfg informasi yang dibutuhkan dalam menjalankan operasi perusahaan untuk jangka waktu yang lebih panjang.

3.      Rekod menurut tempat penggunaan

Rekod eksternal dibuat untuk penggunaan diluar perusahaan

Rekod internal memuat informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu perusahaan.

4.      Rekod menurut nilai rekod

a.       Rekod sangat penting

Adalah rekod yang diperlukan untuk berjalannya operasi perusahaan secara terus menerus. Misalnya : rekod hokum seperti akta pendirian perusahaan

b.      Rekod penting adalah rekod yang membantu berjalannya operasi bisnis perusahaan, yang jika rusak atau hancur dapat diganti dengan biaya yang besar. Contoh : rekod pegawai, rekod penjualan, rekod pajak dll

c.       Rekod bermanfaat

Adalah rekod yang berguna untuk menjalankan operasi bisnis perusahaan dan jika rusak dapat diganti dengan biaya yang rendah. Contoh : korespondensi umum.

Perkembangan Rekod :

1.      Rekod Kertas

2.      Rekod elektronik

Adalah suatu rekod yang disimpan pada media elektronik yang dapat dengan cepat diakses atau diubah.

3.      Surat elektronik ( E-mail)

Adalah suatu sistem rekod yang memungkinkan pengguna menyusun, mengirimkan, menerima, serta mengelola rekod dan gambar elektronik melelui jaringan computer.

4.      Pertukaran Data Elektronik

Adalah prosedur komunikasi antara dua perusahaan yang memungkinkan pertukaran rekod  standar melalui computer.

5.      Internet

Adalah jaringan computer sedunia yang memungkinkan akses public untuk mengirimkan, menyimpan, dan menerima informasi elektronik melalui jaringan public.

6.      Pencitraan Dokumen

Adalah sistem otomatis  untuk melakukan pemindaian, penyimpanan, pengambilan, dan pengelolaan rekod kertas dalam format elektronik.

7.      Sistem Penyimpanan Rekod Elektronik Terpadu

Dalam organisasi dimana rekod tidak dikelola dengan baik maka besar kemungkinan akan terjadi rekod :

1.      Sering tidak memadai untuk tujuan mana rekod dibutuhkan

2.      Sering hilang

3.      Dimusnahkan terlalu dini atau rekod lainnya disimpan tanpa tujuan

Nilai yang terkandung dalam rekod :

1.      Nilai administrative

Contoh : pedoman prosedur dan kebijakan, bagan struktur organisasi

2.      Nilai Fiskal

Contoh : surat tagihan, neraca, laporan laba rugi.

3.      Nilai Hukum

Contoh : kontrak perjanjian keuangan.

4.      Nilai sejarah

Contoh : naskah asli teks proklamasi.

Siklus hidup Rekod

Model siklus hidup rekod adalah jangka/waktu hidupnsuatu rekod yang dinyatakan dalam lima tahap, yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir atau pemusnahan.

Dalam Model kontinum rekod tidak ada tahap pemisahan rekod dimana pengelolaan rekod dilihat sebagai suatu proses yang berkesinambungan.

Manajemen rekod dan administrasi arsip (statis) keduanya adalah disiplin tata kelola kearsipan atau dalam istilah profesi kearsipan bahasa inggris disebut recordkeeping.

Hubungan manajemen rekod dengan computer dan telekomunikaasi sangat bersipat komplementer dan kolaboratif. Teknologi memainkan peran kunci dalam manajemen informasi terekam yang sistematis, tetapi berbagai disiplin manajemen informasi terlibat teknologi dalam cara yang berbeda-beda.

Manajemen pengetahuan adalah suatu disiplin ilmu yang berkenaan dengan manajemen, penggunaan, dan eksploitasi yang sistematis dari sumber-sumber pengetahuan organisasi.

KOMPONEN PROGRAM  MANAJEMEN REKOD

Analisis awal kebutuhan manajemen rekod yang terinci harus dimulai dari kegiatan mengidentifikasi dan menentukan komponen-komponen penting program manajemen rekod yang sesuai dengan kebutuhan khusus organisasi tersebut.

Komponen-komponennya adalah :

·         Menetapkan kebijakan manajemen rekod untuk organisasi

·         Membuat analisis kebutuhan penyimpanan rekod organisasi

·         Menyelidiki strategi terbaik untuk memenuhi kebutuhan ini.

Sistem dan praktik manajemen rekod yang sesuai untuk organisasi manajemen rekod harus berhubungan dengan pengelolaan semua proses yang terlibat dalam perolehan dan pemeliharaan rekod dari kegiatan dan bisnis organisasi dengan memadai.

Kebutuhan penempatan staf program manajemen rekod tergantung kepada besarnya organisasi dan kerumitan fungsi dan kegiatan manajemen rekod. Secara umum, ada 3 kategori personalia manajemen rekod yakni : Staf professional, staf semiprofessional, dan staf klerikal.

Staf professional : Pimpinan unit manajemen rekod

Staf semiprofessional : menjalankan operasional  layanan manajemen rekod

Staf klerikal :  menjalankan tugas seperti pemberkasan, temu kembali dll.

METODE MEMBANGUN PROGRAM MANAJEMEN REKOD

Langkah-langkah dalam membangun program manajemen rekod dalam satu organisasi  :

a.       Dapatkan dukungan manajemen

b.      Tetapkan term of reference terinci tentang analisis kebutuhan

Kajian awal atas sistem yang ada, permasalahan dan kebutuhan pengguna dilaksanakan terlebih dahulu sebelum term of reference dapat ditentukan. Dari kajian awal ini, harus dapat dihasilkan laporan untuk manajemen yang menyajikan usulan-usulan mengenai tujuan, ruang lingkup, personalia, jadwal, dan biaya penelitian tersebut.

c.       Mengumpulkan informasi

Metode mengumpulkan informasi :

·         Baca dokumentasi yang ada sekarang

·         Pelajari informasi yang dipublikasikan

·         Adakan wawancara

·         Terjun langsung di dalam situasi dimana permasalahan itu berada

·         Lakukan wawancara dengan staf yang dipilih

·         Gunakan buku catatan kegiatan harian

·         Lakukan survey

·         Kumpulkan informasi

·         Adakan hubungan dengan pemasok

d.      Analisis informasi dan kembangkan solusi alternative

e.       Melekukan analisis biaya-manfaat

Analisis ini penting untuk menjaga nama baik dan kepercayaan terhadap penelitian dimata manjemen senior.

f.       Menyiapkan dan menyajikan laporan penelitian

Permasalahan dalam sistem rekod :

Ø  Manajemen

Ø  Masalah manusia

Ø  Prosedur filling yang tidak efisien

Ø  Penggunaan peralatan yang tidak semestinya

Ø  Pemakaian ruangan secara tidak efisien

Ø  Biaya rekod yang terlalu besar

ANGGARAN OPERASIONAL PROGRAM MANAJEMEN REKOD

A.    Analisis Biaya

Untuk mengukur kinerja program manajemen rekod, terdapat 2 tolok ukur kualitas yang dapat ditinjau, yakni ketepatan proses temu kembali dan seberapa cepat rekod diserahkan kepada pihak yang memintanya. Tolok ukur yang ketiga adalah secara kuantitas, yakni efektifitas biaya pelayanan yang diberikan.

B.     Penghemata  biaya

Untuk menghemat biaya operasional dapat dilakukan dengan memperbaharui jadwal retensi setiap saat dan mengawasi pelaksanaannya, memilih peralatan dan perlengkapan penyimpanan rekod yang efisien, mengikuti perkembangan peraturan perundang-undangan, memindahkan rekod inaktif dari kantor ke pusat penyimpanan rekod diluar, serta menyediakan mekanisme dan prosedur pengawasan yang diperlukan.

TRANSAKSI YANG MENCIPTAKAN REKOD

Penciptaan rekod adalah kegiatan membuat dan atau menerima rekod oleh seorang karyawan atau unit kerja dalam satu organisasi. Dalam hal ini penciptaan selalu melibatkan lebih dari satu pihak.

Terdapat berbagai jenis kegiatan transaksi dan operasional kegiatan yang dapat dikenali sebagai aktivitas penciptaan rekod, yaitu sebagai berikut :

1.      Keputusan dan komitmen lisan

2.      Keputusan dan rekomendasi

3.      Rapat

4.      Draft dan revisi

5.      Kasus Preseden

6.      Tindakan individu

7.      Rekod korespondensi

STRATEGI UNTUK MEMPEROLEH (CAPTURING) REKOD

A.    Rekod harus patuh

Rekod harus patuh dengan persyaratan kearsipan yang timbul dari atyurn dan lingkungan akuntabilitas diman organisasi beroperasi

B.     Rekod haruslah memadai (adequate)

Rekod haruslah tepat atau sesuai dengan tujuan apa rtekod disimpan. Karena itu , inisiatif utama akan didokumentasikan secara ekstensif, sementara tindakan administrative  didokumentasikan dengan informasi yang minimum yang diketahui. Hal ini dilakukan karena memang harus ada yang memadai tentang pelaksanaan kegiatan bisnis yang dapat dipertanggungjawabkan.

C.     Rekod harus lengkap

Rekod haruslah seperti berikut :

1.      Informasi Struktural

2.      Informasi Konstektual

3.      Informasi bermakna

D.    Rekod harus komprehensif

E.     Rekod harus akurat

F.      Rekod harus otentik

Otentik maksudnya adalah harus dapat dibuktikan bahwa rekod mewakili informasi yang dibuat oleh pencipta rekod.

G.    Rekod tidak dapat diganggu gugat (inviolate)

PENCATATAN (REGISTRASI) REKOD

Unsur  penting dalam membuat catatan suatu rekod adalah tanda pengenal tunggal yang membedakan rekod tersebut dengan rekod-rekod lain didalam sistem. Tanda pengenal tunggal tersebut biasanya berbentuk kode numeric (angka) atau alfanumerik (gabungan hurup dan angka).

Registrasi pada tingkat item (satuan) memudahkan pencarian setiap dokumen sehingga meungkinkan adanya kontrolyang sangat baik.

Terdapat 2 kegiatan utama yang berhubungan dengan klasifikasi ketika administrasi rekod berbicara tentang klasifikasi, yaitu kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan perancangan skema klasifikasi ataupun kegiatan-kegiatan penerapan skema klasifikasi untuk rekod tertentu.

Dalam sistem kertas klasifikasinya memerlukan dua langkah, yaitu menentukan berkas yang tepat dan memastikan agar rekod ditempatkan disana.