Manajemen dan manajer merupakan kata
yang familiar di teliga kita karena kegiatan manajemen terdapat dan terjadi
dimana-mana bahkan dalam kehidupan kita. Suatu organisasi dapat dikatakan
sukses apabila pengelolaan manajemennya baik, dimana seorang manajer harus
mampu membuat keputusan yang tepat demi pencapaian tujuan organisasi melalui
sumber daya yang tersedia sebaik mungkin dengan menerapkan ketujuh fungsi
manajemen yaitu planning, organizing, staffing, direction, control,
inovation, dan representation. Selain menerapkan fungsi manajemen
dengan baik, seorang manajer harus memiliki keahlian yang menonjol yaitu
keahlian konseptual, komunikasi, efektivitas, dan interpersonal. (Robbins dan
Coulter).
Sejarah perkembangan manajemen
terbagi dalam dua masa penting yaitu :
1. Masa lahirnya Manajemen Ilmiah
Pelopor : FW. Taylor
(Fungsi Manajemen), Henry L. Gantt (Gantt Chart), Frank and Lilian
Gilbert (The Flow Process Chart).
2. Masa lahirnya Teori Administrasi
Umum
Pelopor : Henry
Fayol (Fungsi dan Prinsip Administrasi), dan Max Weber (Devision of Labor)
Selain itu, manajemen dalam
perkembangannya juga dapat dilakukan melalui beberapa pendekatan seperti
pendekatan kuantitatif, perilaku organisasi, pendekatan sistem, dan pendekatan
kontingensi.
PERKEMBANGAN
MANAJEMEN
Setelah mengetahui tentang manajemen dan fungsi-fungsinya, dalam
topik ini akan dibahas tentang manajemen dan perkembangannya.
Pemikiran
manajemen terus berkembang dan menghasilkan aliran pemikiran manajemen menjadi
v
Aliran
klasik yang dibagi menjadi manajemen ilmiah dan teori organisasi klasik
v
Aliran
neo-klasik (aliran hubungan/perilaku
manusia)
v Aliran
manajemen modern
Aliran klasik
v Manajemen
ilmiah
Pelopor
manajemen ilmiah adalah Frederick Winslow Taylor, yang kemudian diteruskan oleh
tokoh-tokoh manajemen berikutnya yaitu Frank dan Lilian Gilbreth, Henry Gant,
dan Harington Emerson
Dalam manajemen ilmiah, inti yang diperoleh adalah
v
unsur-unsur
kerja manusia diperoleh secara ilmiah, tidak berdasar intuisi
v
memunculkan
fungsi-fungsi manajemen, sehingga pekerja pada saat itu tidak memilih sendiri
cara mengerjaan pekerjaannya
v
mengembangkan
usaha kerja sama antar pekerja
v membagi
tugas antara manajemen dan pekerja, sehingga terbentuk tugas sesuai kemampuan, yang akan
meningkatkan efisiensi.
Dari
hal di atas, maka dalam suatu praktik kerja, dituntut hal-hal sebagai berikut.
v ditiadakannya
pemborosan
v
melatih
pekerja untuk memenuhi persyaratan yang diminta
v adanya
spesifikasi kegiatan
v menciptakan
standar kerja
karena
ilmu ini menitikberatkan pada sisi psikologi pekerja dan aspek moral dalam
produksi, serta menciptakan sistem pengupahan dan skedul produksi, maka ilmu
ini menyumbang perubahan besar terhadap
perkembangan manajemen praktis.
v Teori
organisasi klasik
Dipelopori
oleh Henry Fayol yang mengemukakan teknik-teknik administrasi sebagai pedoman
pengelolaan organisasi yang kompleks. Fayol mendefinisikan fungsi manajemen
atau administrasi menjadi lima,
yaitu
Ø perencanaan
Ø pengorganisasian
Ø pemberian perintah
Ø pengkoodinasian
Ø pengawasan
Fayol juga mengemukakan adanya 14 prinsip manajemen yaitu
v pembagian
kerja
v wewenang
v disiplin
v kesatuan
perintah
v kesatuan
pengarahan
v
kepentingan
individu di bawah kepentingan organisasi
v adanya
balas jasa
v sentralisasi
v garis
perintah
v perintah/order
v keadilan
v stabilitas
personalia
v inisiatif
v rasa
bersatu senasib (esprit de corps)
Selain
Fayol masih banyak tokoh lain yang
merupakan kontributor dalam mengembangkan ilmu teori organisasi klasik ini,
antara lain adalah James D. Mooney, Mary Parker Follett, dan Chester I.
Barnard, di mana dua nama terakhir
merupakan jembatan penghubung antara teori organisasi klasik dengan
aliran hubungan/perilaku manusia.
Aliran
neo-klasik (aliran hubungan/perilaku manusia)
Aliran ini dipelopori oleh Hugo Munsterberg dan Elton
Mayo.
Munsterberg menerapkan pendekatan psikologi untuk
membantu pencapaian tujuan produktifitas, yang meliputi
v penemuan
the best possible person
v penciptaan
the best possible work
v penggunaan
the best possible effect untuk
memotivasi karyawan.
Jadi, dalam aliran ini manajemen harus memerhatikan
perilaku manusia, dan interaksi baik antar manusia dalam lingkungan manajemen
maupun di luar manajemen.
Tokoh
lain yang berperan dalam perkembangan aliran perilaku manusia antara lain adalah Fritz J. Roethlisberger dan William J.
Dickson.
Aliran manajemen modern
Manajemen berkembang menjadi 2 jalur,
yang pertama merupakan perkembangan dari aliran perilaku manusia, menjadi
Perilaku Organisasi dan yang kedua berkembang dari manajemen ilmiah dan dikenal
menjadi aliran kuantitatif.
v Perilaku
organisasi
Tokoh
pelopornya adalah: Abraham Maslow (hirarki kebutuhan), Douglas Mc. Gregor
(teori X dan Y), Frederick Herzberg (teori motivasi higienis), Robert Blake dan
Jane Mouton (lima gaya kepemimpinan dan managerial grid), Rensis Likert (empat
sistem manajemen), Fred Fiedler (pendekatan contingency
pada studi kepemimpinan), Chris Argyris (organisasi sebagai sistem sosial) dan
Edgar Schein (dinamika kelompok)
Prinsip
dasar Perilaku organisasi
§
manajemen
bukanlah suatu proses teknik yang ketat.
§
manajemen
harus sistematik dan pendekatannya dipertimbangakan secara hati-hati.
§ dalam organisasi pendekatan manajer individual untuk
pengawasan harus sesuai dengan situasi.
§ pendekatan motivasi penting untuk mendapat komitmen
pekerja dalam mencapai tujuan.
v Aliran
kuantitatif
Aliran
ini ada ditandai dengan berkembangnya dan keberhasilan tim-tim riset operasi. Prosedur
riset operasi ini diformalisasikan menjadi management
science.
Langkah
pendekatan managemen science adalah
Ø perumusan
masalah
Ø penyusunan
model matematis
Ø mendapat
penyelesaian masalah dari model
Ø pengujian
model dan hasilnya
Ø penetapan
pengawasan atas hasil
Ø pelaksanaan
/implementasi hasil
Perkembangan teori manajemen masa depan kemungkinan akan
menuju pada:
v
dominan:
salah satu aliran akan muncul sebagai yang paling bermanfaat
v
divergence:
setiap aliran berkembang sesuai jalurnya
v
convergence:
aliran menjadi sepaham, dengan kecenderungan adanya kekaburan batasan di antara
mereka
v
sintesa:
masing-masing aliran berintegrasi
v
proliferation:
kemungkinan munculnya aliran lebih banyak lagi.
PERENCANAAN
Untuk
melakukan suatu jenis kegiatan apapun, tentunya kita harus membuat rencana
terlebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan yang matang, kita tidak dapat
melakukan kegiatan dengan sistematis. Perencanaan terjadi di semua tipe
kegiatan. Perencanaan adalah proses dasar di mana manajemen memutuskan tujuan
dan cara mencapainya.
Demikian halnya dengan
organisasi bisnis, sebelum manajer dapat mengorganisasi, mengarahkan atau
mengawasi, mereka harus membuat rencana-rencana yang memberikan tujuan dan arah organisasi. Dalam perencanaan,
manajer memutuskan “apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana
melakukannya dan siapa yang melakukannya”. Jadi perencanaan adalah sekumpulan kegiatan dan
pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagimana, dan oleh
siapa. Perencanaan yang baik
dapat dicapai dengan mempertimbangkan
kondisi di waktu yang akan datang
dalam mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta
periode sekarang pada saat rencana dibuat.
Perencanaan yang
dibuat, haruslah bersifat sebagai berikut
:
1. menyumbang pada pencapaian tujuan-tujuan
organisasi
2. merupakan dasar tolok fungsi manajemen yang lain yaitu organisasi
pengarahan, koordinasi dan pengawasan
3. merupakan fungsi dari setiap orang yang berada
dalam organisasi, baik horizontal maupun
vertikal;
4. efisien, artinya bila dilaksanakan, rencana
tersebut dapat mencakup tujuan secara berhasil dengan biaya yang
sekecil-kecilnya.
Manfaat perencanaan
Perencanaan mempunyai banyak
manfaat. Sebagai contoh, perencanaan (1) membantu manajemen untuk menyesuaikan
diri dengan perubahan-perubahan lingkungan; (2) membantu dalam
kristalisasi penyesuian pada masalah-masalah utama; (3) memungkinkan manajer memahami
keseluruhan gambaran operasi lebih jelas; (4) membantu penempatan tanggung
jawab lebih tepat; (5) memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi ;
(6) memudahkan melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi; (7)
membuat tujuan lebih khusus ; (8) meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti;(9)
menghemat waktu, usaha dan dana.
Dalam banyak hal , perencanaan
adalah fungsi yang paling dasar dan “meresap” ke seluruh fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan
manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling bergantung, dan
berinteraksi
Selain
itu juga, penting dan perlunya rencana bagi suatu organisasi itu adalah
:
1. Rencana
dapat meniadakan ketidakpastian masa datang dan dapat menanggulangi perubahan-perubahan
karena dengan rencana segala sesuatu yang tidak pasti pada waktu yang akan
datang telah diusahakan untuk diterjemahkan ke dalam situasi sekarang sehingga
orang telah bersiap sedia terhadap kemungkinan perubahan yang timbul.
2. Dengan rencana telah digariskan tujuan
organisasi sehingga kegiatan dapat dipimpin (difokuskan). Olehkarena itu
dihindari tujuan masing-masing bagian sehingga orang terhindar pula dari
suboptimalisi.
3. Rencana walaupun mungkin mahal tetapi
ekonomis karena segala kegiatan
terpusatkan untuk mencapai tujuan secara
konsekuen dengan biaya yang minimum.
4. Rencana merupakan dasar bagi pengawasan. Tanpa rencana tidak mungkin
dilakukan pengawasan hasil kegiatan karena tidak ada dasar pembandingnya.
Dengan rencana orang dapat mengetahui apakah hasil telah melebihi atau kurang
dari yang direncanakan.
Dari
pembahasan singkat di atas dapat diambil kesimpulan, rencana merupakan hal yang
sangat penting dalam suatu kegiatan. Organisasi yang mengadakan
perencanaan dan mempunyai rencana dapat
dikatakan akan lebih berhasil dibandingkan dengan organisasi yang tidak
mengadakan perencanaan atau yang tidak mempunyai rencana, karena sifat-sifat
yang baik dari perencanaan dan rencana itu. Perencanaan merupakan proses
belajar yang baik dan menghasilkan sesuatu yang baik pula. Apakah organisasi
memilih rencana tertentu dari berjenis-jenis rencana tertentu yang ada, tergantung pada kebutuhan.
PENGORGANISASIAN
Seringkali kita
mengatakan bahwa orang yang baik
bisa membuat setiap pola organisasi menjadi berhasil. Malahan pernah ada yang
mengatakan bahwa kekaburan dalam organisasi baik untuk memaksa orang bekerja
dalam tim, karena mereka tahu bahwa mereka harus bekerja sama untuk
menyelesaikan sesuatu. Namun tidak dapat diragukan, bahwa orang yang baik dan mereka yang mau bekerja sama akan
melakukannya paling efektif kalau mereka tahu bagian yang harus mereka lakukan
dalam setiap usaha bersama dan bagaimana peran mereka berhubungan satu dengan yang lain. Hal ini
sama benarnya dalam dunia usaha atau pemerintahan seperti dalam sepak bola atau
bola voli. Perancangan dan pemeliharaan
sistem peran ini pada dasarnya merupakan fungsi manajerial dalam hal Pengorganisasian.
Agar
peran organisasi terbentuk dan bermakna bagi orang-orang, peran itu harus
mencakup; (1) sejumlah tujuan yang dapat diverifikasi; (2) konsep yang
jelas mengenai kewajiban atau aktivitas yang terlibat; (3) bidang kebijakan
atau otoritas yang dimengerti, sehingga orang
yang memainkannya tahu apa yang dapat dilakukannya untuk memperoleh
hasil. Selain itu, untuk menjadikan suatu peran dapat dioperasikan, harus
tersedia informasi yang diperlukan dan sarana lain serta sumber-sumber yang
penting bagi pelaksanaan suatu peran.
PENGORGANISASIAN SEBAGAI SUATU PROSES
Di saat kita memandang organisasi sebagais suatu proses,
jelaslah bahwa banyak input yang harus diperhatikan. Pertama-tama
struktur itu harus mencerminkan tujuan-tujuan dan rencana-rencana karena
aktivitas perusahaan diturunkan dari situ. Kedua,
struktur itu harus mencerminkan otoritas yang tersedia bagi manajer-manajer
perusahaan; hal itu tergantung dari lembaga-lembaga sosial seperti hak
milik pribadi, pemerintahan representatif,dan
kebiasaan setempat berupa adat, kode dan undang-undang yang membatasi. Jadi,
otoritas dalam organisasi tertentu adalah hal yang ditentukan secara sosial
untuk menjalankan kebijakan; dengan demikian organisasi demikian dapat diubah. Ketiga , struktur organisasi, seperti rencana manapun harus mencerminkan
lingkungannya. Keempat, organisasi itu harus
diisi dengan staf yang terdiri dari orang-orang. Jelaslah, pengelompokkan
aktivitas dan penyediaan otoritas dari sebuah struktur organisasi harus
memperhitungkan pembatasan-pembatasan dan kebiasaan orang-orang tersebut.
Oleh karena itu, pelaksana-pelaksana dari manajemen diharapkan
akan lebih baik dalam mendesain suatu struktur yang tepat kalau mereka mengerti
teori dasar dan memakainya sebagai suatu alat diagnosis dan pembimbing untuk
menciptkan sebuah struktur yang akan paling baik melayani kebutuhan-kebutuhan
dalam keadaan tertentu.
Tingkat-tingkat Organisasi dan Rentang Manajemen
Meskipun alasan untuk mengorganisasi adalah untuk
membuat agar kerja sama manusia efektif, dapat ditemukan adanya sebab-sebab
dari tingkat-tingkat organisasi dalam pembatasan rentang manajemen. Dengan kata
lain, karena ada batas pada jumlah orang-orang yang bisa diawasi seorang
manajer, meskipun batas itu berbeda-beda tergantung dari situasi-situasi,
hasilnya ialah adanya tingkat-tngkat organisasi.
Masalah-masalah yang sering
timbul dengan tingkatan-tingkatan adalah :
1. Semakin banyak tingkatan, maka semakin
banyak biaya yang dikeluarkan. Hal ini karena, semakin banyak tingkatan,
tentunya semakin banyak usaha dan uang yang dikorbankan untuk mengelola,
disebabkan oleh tambahan manajer, staf untuk membantu mereka dan kebutuhan
untuk menkoordinasi aktivitas departemen, ditambah biaya fasilitas untuk
pegawai itu.
2. Tingkat-tingkat departemen memperumit
komunikasi. Sebuah perusahaan dengan banyak tingkatan akan menemui
kesulitan untuk mengkomunikasikan
tujuan-tujuan, rencana-rencana dan kebijakan-kebijakan ke seluruh struktur
organisasi daripada perusahaan di mana
manajer atasan berkomunikasi langsung dengan pegawai-pegawai tingkat paling
rendah. Seringkali timbul salah paham
terjadi waktu infomasi turun atau kehilangan informasi dan lain-lain.
3. Pengawasan menjadi lebih sulit semakin
tingkatan dan manajer ditambah,
sedangkan pada saat yang bersamaaan
kerumitan perencanaan dan kesulitan komunikasi membuat pengawasan itu lebih
penting.
Faktor – faktor yang menentukan suatu rentang menjadi efektif
adalah :
1. Pelatihan
para bawahan. Bawahan yang dilatih dengan baik, tidak hanya
tidak memerlukan banyak waktu manajer tetapi juga tidak begitu banyak kontak
dengan atasan mereka.
2. Kejelasan pendelegasian otoritas. Jikalau seorang manajer dengan jelas
mendelegasi otoritas untuk melaksanakan tugas yang didefinisikan dengan baik,
maka seorang bawahan yang terlatih akan dapat menyelesaikannya dengan waktu dan
perhatian sang manajer yang minim.
3. Kejelasan rencana. Jikalau rencana-rencana
itu didefinisikan dengan baik, kalau dapat dikerjakan di dalam rangka operasi,
kalau otoritas untuk mengerjakannya telah didelegasikan, dan kalau bawahan itu
mengerti apa yang diharapkan, maka sedikit dari waktu atasannya yang
diperlukan.
4. Teknik–teknik komunikasi. Kefektifan teknik-teknik komunikasi yang digunakan juga
mempengaruhi rentang manajemen. Standar
tujuan mengenai pengawasan adalah sarana komunikasi. Kalau setiap rencana harus
dikomunikasikan dengan kontak pribadi
dan setiap perubahan organisasi harus dikomunikasikan secara lisan, maka
waktu manajer jelas akan terlalu dibebani.
Prinsip yang benar dari rentang
manajemen adalah bahwa ada batas dalam
setiap kedudukan manajerial dari jumlah orang-orang yang dapat
dimanajemeni dengan efektif oleh seseorang, tetapi jumlah tepatnya dalam
setiap kasus akan berbeda sesuai dengan
pengaruh variabel dasar dan pengaruhnya pada dasar keperluan tertentu, waktu
dari untuk manajemeni secara efektif. Hal ini bertujuan untuk membimbing para
manajer menuju kemampuan memanajemeni lebih banyak bawahan dan menyederhanakan
organisasi.
No comments:
Post a Comment