PENGELOLAAN ARSIP VITAL BAG. 1

Arsip berdasarkan fungsinya dapat dibagi menjadi 2, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis mengandung arti informasi dalam arsip tersebut masih digunakan dan dimanfaatkan secara langsung oleh organisasi untuk keperluan dan kepentingan organisasi itu sendiri. Arsip dinamis selanjutnya dapat dibagi 2, yaitu aktif dan inaktif.

Arsip dinamis aktif adalah yang masih tinggi prekuensi penggunaannya.

Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang prekuensi penggunaannya sudah menurun.

Arsip statis berasal dari arsip dinamis yang mempunyai nilai keberanjuran (continuing value), kemudian disimpan permanen karena informasinya mengandung nilai historis (historical value).

Kecepatan dan ketepatan dalam menyajikan atau menyediakan arsip sangat memelukan dukungan perencanaan pemberkasan (filling plan) yang tepat. Filling plan merupakan rencana pengklasifikasian untuk menyusun, menyimpan, dan menemukan kembali arsipnya.

Jumlah arsip dinamis yang dikemukakan oleh Betty R. Ricks, terdiri dari 25 % arsip aktif dan 35 % arsip inaktif. Hal itu berarti jumlah presentase arsip dinamis sebesar 60 %.

Untuk lebih mengetahui perlunya pengelolaan arsip vital, berikut ini diuraikan beberapa faktor alas an terutama yang terkait dengan pengamanan dan perlindungan terhadap arsip vital :

1.      Alasan Ekonomis

Organisasi menyadari sekali jika arsip ini hilang atau rusak maka bukan tidak mungkin bagi organisasi untuk mengeluarkan biaya yang besar.

2.      Alasan Hukum

Setiap organisasi memerlukan status hokum, entah itu terkait dengan keberadaan, eksistensimaupun hubungan dengan organisasi yang lain. Dan itu semua merupakan bukti legal bagi organisasi.

3.      Alasan Politis

PERLUNYA PERLINDUNGAN ARSIP VITAL

Arsip vital merupakan arsip dinamis yang memerlukan perlakuan khusus baik dalam hal pengamanan maupun perlindungan karena informasi yang dimilikinya sangat terkait dengan keberadaan dan kelangsungan organisasi itu sendiri.

Arsip yang dikategorikan arsip vital. Contohnya : akte kelahiran, ijasah, surat nikah, sertifikat tanah dll.

Pengelolaan arsip vital adalah Pengelolaan arsip yang diperuntukan secara khusus bagi arsip-arsip yang memiliki informasi yang memiliki nilai vital dari semenjak arsip itu diciptakan, disimpan dan dipelihara.

Berikut beberapa contoh peristiwa besar atau kasusu bencana, baik bencana alam maupun karena ulah manusia sehingga telah memusnahkan sebagian arsip vital yang dimiliki oleh organisasi :

1.      Bencana alam

Seperti, gempa bumi dan tsunami

2.      Akibat ulah manusia

Contohnya, kasus pengeboman gedung world trade center di amerika serikat

Musibah yang terjadi belakangan ini baik yang disebabkan oleh alam ataupun faktor manusia atau sabotase, tampaknya telah memacu perlunya pemikiran-pemikiran yang lebih nyata dalam usaha penyelamatan dan pengamana arsip-arsip yang bernilai penting dan vital bagi organisasi. Faktor lain yang mendasari perlunya perlindungan terhadap arsip yang dikategorikan terhaap arsip vital ini adalah kerusakan atau kelalaian yang diakibatkan oleh manusia.

ARTI DAN DEVINISI ARSIP VITAL

Secara umum arsip vital dapat diartikan sebagai informasi yang terekam didalam media rekam apapun, yang isi informasinya sangat penting dan melekat pada keberadaan organisasi, yang didalamnya terkandung informasi mengenai status hokum, hak dan kewajiban, serta asset organisasi, sehingga jika arsip tersebut hilang tidak dapat tergantikan dan akan menghambat kegiatan operasional serta mengancam keberadaan dab kelangsunga organisasi.

Ada beberapa aspek penting dari arsip vital. Yaitu :

1.      Aspek fungsi

Setiap arsip yang diciptakan oleh organisasi maupun perorangan memiliki fungsi yang berbeda-beda sesuai dengan informasi yang dikandungnya.

2.      Aspek situasi

Setiap informasi akan berfungsi maksimal terkait erat ketika dalam situasi tertentu, khususnya yang terjadi dalam lingkup organisasi. Situasi yang dimaksud menggambarkan pentingnya informasi bagi orgnisasi dalam suatu peristiwa kapanpun, tidak hanya saat lampau, saat ini atu saat yang akan datang.

3.      Aspek resiko

Arsip ini perlu disimpan dan dipelihara dengan baik karena akan menimbulkan resiko jika organisasi kehilangan arsip tersebut.

Arsip vital dalam arti sempit adalah arsip vip atau arsip kelas satu.

Layanan terhadap arsip kelas satutersebut meliputi penciptaan, penggunaan, penyimpanan maupun perlindungan atau lingkup pengelolanya.

Arsip vital dalam arti luas, keberadaan arsip vital, baik secara fisik dan informasinya dalam kondisi apapun termasuk musibah atau becana merupakan prasyarat bagi berlangsungnya kegiatan operasional suatu organisasi karena arsipnya tidak dapat diperbaharui atau ditemukan ditempat lain. Definisi ANRI.

Ciri-ciri arsip vital :

1.      Harus ada demi kelangsungan hidup organisasi

2.      Fisik dan informasinya memerlukan perlindungan dan pengamanan

3.      Fisik arsipnya tidak dapat tergantikan

Keberadaan dari informasi arsip ini tidak terdapat pada sumber atau organisasi lain sehingga arsipnya selain memuat informasi yang dikategorikan vital perlu dilindungi dan diamankan.

4.      Merupakan asset bagi organisasi

5.      Memiliki fungsi dinamis

Karena informasinya masih diperlukansebagai alat dasar manajemen. Informasinya senantiasa dipergunakan secara langsung oleh organisasi pencipta arsip, baik itu secara treus menerus (aktif) maupun jarang digunakan (inaktif)

6.      Diklasifikasikan sebagai arsip tingkat/ kelas satu

Fungsi arsip vital :

1.      Arsip vital sebagai memori organisasi

2.      Arsip vital sebagai asset untuk melindungi kepentngan hak pribadi maupun hak lainnya

PENDEKATAN DALAM IDENTIFIKASI ARSIP VITAL

Identifikasi arsip vital merupakan kegiatan awal untuk mengenali sekaligus menentukan arsip-arsip mana yang dimiliki oleh suatu organisasi yang dapat dikategorikan arsip vital, mengingat kuantitas arsip akan terus bertambah sejalan dengan semakin banyaknya aktivitas yang dilakukan oleh organisasi.

Berikut ini beberapa pendekatan dalam identifikasi arsip vital :

A.    Analisis Organisasi

Merupakan suatu analisis terhadap fungsi-fungsi yang dimiliki oleh organisasi.

Kegiatan identifikasi arsip vital dapat dilakukan dengan cara mengetahui dan memahami hal-hal berikut :

1.      Tugas dan fungsi organisasi melelui struktur organisasi

·         Strategi Organisasi

·         SDM

·         Ukuran organisasi

2.      Fungsi-fungsi Operatif/Substantif dan fasilitatif

a.       Fungsi Opertif/Substantif memiliki peran sentral di dalam mencapai tujuan organisasi, fungsi-fungsi ini berusaha mewujudkan tujuan organisasi yang telah dirumuskan di dalam tugas pokok dari setiap organisasi.

b.      Fungsi fasilitatif

Memberikan dukungan berupa fasilitas-fasilitas yang diperlukan oleh fungsi operatif. Menyangkut unsure manajemen, seperti SDM, anggaran, peralatan, metode dll

3.      Kebijakan dan strategi organisasi

B.     Klasifikasi Arsip

Menurut Betty R. Ricks, memberikan definisi klasifikasi sebagai penggolongan arsip berdasarkan kepentingan organisasi yang meliputi berikut ini :

1.      Arsip vital

Adalah arsip dinamis yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi.

Contoh : perjanjian kerja sama, kontrak jangka panjang dll

2.      Arsip Penting/arsip kelas dua

Arsip dinamis yang diperlukan untuk melanjutkan kegiatan organisasi ataupun untuk menyelesaikan berbagai masalah.

Contoh : surat perintah, laporan keuangan, daftar gaji dll

3.      Arsip Berguna/arsip kelas tiga

Arsip dinamis yang diperlukan agar kegiatan organisasi tidak terganggu.

Contoh : arsip korespondensi

4.      Arsip yang tidak berguna/arsip kelas empat

Arsip yang tidak lagi memiliki nilai guna bagi organisasi atau arsip yang sudah ditindak lanjuti bukan lagi menjadi berkas kerja

Contoh : surat pengumuman.

TAHAPAN KEGIATAN IDENTIFIKASI ARSIP VITAL

Tahapan-tahapan kegiatan identifikasi arsip vital yang perlu direncanakan  maupun dilakukan oleh organisasi :

A.    Pembentukan tim kerja

Keanggotaan tim kerja  harus melibatkan pihak-pihak yang berkompeten dan bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip, telebih kepada orang – orang yang berkedudukan ataupun ditempatkan disatuan unit kerja yang berpotensi  memiliki arsip vital, seperti unit hokum, unit pengawasan, unit pengelolaan asset, unit kearsipan maupun unit-unit lain yang menghasilkan arsip vital.

B.     Pendataan

Pendataan atau survey merupakan teknik pengumpulan data mengenai arsip vital pada setiap satuan-satuan unit kerja.

1.      Analisis organisasi

2.      Pengklasifikasian arsip

3.      Analisi resiko

C.     Pengolahan data

1.      Analisis hokum

a.       Apakah arsip tersebut secara legal mengandung hak dan kewajiban atas kepemilikan Negara/warga Negara/organisasi ?

b.      Apakah hilangnya arsip terbebut dapat menimbulkan tuntutan hukum terhadap individu ataupun organisasi ?

c.       Apakah arsip yang mendukung hak-hak hokum individu/organisasi tersebut seandainya harus dikeluarkan dalam bentuk surat pernyataan dibawah sumpah ?

2.      Analisis Risiko

Cara ini mencoba menganalisis untung ruginya bagi organisasi menyangkut pembiayaan terhadap pengelolaan arsip.

D.    Penyusunan daftar arsip vital

MANAJEMEN REKOD AKTIF

Rekod adalah informasi yang dicatat, tanpa memperhatikan media atau karakteristiknya, yang diciptakan atau diterima dan digunakan dalam kegiatan operasional suatu organisasi.

Rekod berisi informasi yang langsung berhubungan dengan misi dan visi, kegiatan, dan operasional suatu organisasi.

Jenis-jenis rekod aktif :

1.      Rekod menurut media penyimpanan

a.       Rekod dari kertas (hardcopy) : file kantor, formulir bisnis

b.      Rekod fotografik : negative foto, film gambar hidup dll

c.       Rekod elektronik : basis data, file computer dll

2.      Rekod menurut jenis penggunaan

Rekod transaksi adalah suatu rekod yg digunakan dalam kegiatan operasional badan korporasi sehari-hari. Contoh : surat tagihan, surat permintaan, cek dari bank dll

Rekod referensi mengendunfg informasi yang dibutuhkan dalam menjalankan operasi perusahaan untuk jangka waktu yang lebih panjang.

3.      Rekod menurut tempat penggunaan

Rekod eksternal dibuat untuk penggunaan diluar perusahaan

Rekod internal memuat informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu perusahaan.

4.      Rekod menurut nilai rekod

a.       Rekod sangat penting

Adalah rekod yang diperlukan untuk berjalannya operasi perusahaan secara terus menerus. Misalnya : rekod hokum seperti akta pendirian perusahaan

b.      Rekod penting adalah rekod yang membantu berjalannya operasi bisnis perusahaan, yang jika rusak atau hancur dapat diganti dengan biaya yang besar. Contoh : rekod pegawai, rekod penjualan, rekod pajak dll

c.       Rekod bermanfaat

Adalah rekod yang berguna untuk menjalankan operasi bisnis perusahaan dan jika rusak dapat diganti dengan biaya yang rendah. Contoh : korespondensi umum.

Perkembangan Rekod :

1.      Rekod Kertas

2.      Rekod elektronik

Adalah suatu rekod yang disimpan pada media elektronik yang dapat dengan cepat diakses atau diubah.

3.      Surat elektronik ( E-mail)

Adalah suatu sistem rekod yang memungkinkan pengguna menyusun, mengirimkan, menerima, serta mengelola rekod dan gambar elektronik melelui jaringan computer.

4.      Pertukaran Data Elektronik

Adalah prosedur komunikasi antara dua perusahaan yang memungkinkan pertukaran rekod  standar melalui computer.

5.      Internet

Adalah jaringan computer sedunia yang memungkinkan akses public untuk mengirimkan, menyimpan, dan menerima informasi elektronik melalui jaringan public.

6.      Pencitraan Dokumen

Adalah sistem otomatis  untuk melakukan pemindaian, penyimpanan, pengambilan, dan pengelolaan rekod kertas dalam format elektronik.

7.      Sistem Penyimpanan Rekod Elektronik Terpadu

Dalam organisasi dimana rekod tidak dikelola dengan baik maka besar kemungkinan akan terjadi rekod :

1.      Sering tidak memadai untuk tujuan mana rekod dibutuhkan

2.      Sering hilang

3.      Dimusnahkan terlalu dini atau rekod lainnya disimpan tanpa tujuan

Nilai yang terkandung dalam rekod :

1.      Nilai administrative

Contoh : pedoman prosedur dan kebijakan, bagan struktur organisasi

2.      Nilai Fiskal

Contoh : surat tagihan, neraca, laporan laba rugi.

3.      Nilai Hukum

Contoh : kontrak perjanjian keuangan.

4.      Nilai sejarah

Contoh : naskah asli teks proklamasi.

Siklus hidup Rekod

Model siklus hidup rekod adalah jangka/waktu hidupnsuatu rekod yang dinyatakan dalam lima tahap, yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir atau pemusnahan.

Dalam Model kontinum rekod tidak ada tahap pemisahan rekod dimana pengelolaan rekod dilihat sebagai suatu proses yang berkesinambungan.

Manajemen rekod dan administrasi arsip (statis) keduanya adalah disiplin tata kelola kearsipan atau dalam istilah profesi kearsipan bahasa inggris disebut recordkeeping.

Hubungan manajemen rekod dengan computer dan telekomunikaasi sangat bersipat komplementer dan kolaboratif. Teknologi memainkan peran kunci dalam manajemen informasi terekam yang sistematis, tetapi berbagai disiplin manajemen informasi terlibat teknologi dalam cara yang berbeda-beda.

Manajemen pengetahuan adalah suatu disiplin ilmu yang berkenaan dengan manajemen, penggunaan, dan eksploitasi yang sistematis dari sumber-sumber pengetahuan organisasi.

KOMPONEN PROGRAM  MANAJEMEN REKOD

Analisis awal kebutuhan manajemen rekod yang terinci harus dimulai dari kegiatan mengidentifikasi dan menentukan komponen-komponen penting program manajemen rekod yang sesuai dengan kebutuhan khusus organisasi tersebut.

Komponen-komponennya adalah :

·         Menetapkan kebijakan manajemen rekod untuk organisasi

·         Membuat analisis kebutuhan penyimpanan rekod organisasi

·         Menyelidiki strategi terbaik untuk memenuhi kebutuhan ini.

Sistem dan praktik manajemen rekod yang sesuai untuk organisasi manajemen rekod harus berhubungan dengan pengelolaan semua proses yang terlibat dalam perolehan dan pemeliharaan rekod dari kegiatan dan bisnis organisasi dengan memadai.

Kebutuhan penempatan staf program manajemen rekod tergantung kepada besarnya organisasi dan kerumitan fungsi dan kegiatan manajemen rekod. Secara umum, ada 3 kategori personalia manajemen rekod yakni : Staf professional, staf semiprofessional, dan staf klerikal.

Staf professional : Pimpinan unit manajemen rekod

Staf semiprofessional : menjalankan operasional  layanan manajemen rekod

Staf klerikal :  menjalankan tugas seperti pemberkasan, temu kembali dll.

METODE MEMBANGUN PROGRAM MANAJEMEN REKOD

Langkah-langkah dalam membangun program manajemen rekod dalam satu organisasi  :

a.       Dapatkan dukungan manajemen

b.      Tetapkan term of reference terinci tentang analisis kebutuhan

Kajian awal atas sistem yang ada, permasalahan dan kebutuhan pengguna dilaksanakan terlebih dahulu sebelum term of reference dapat ditentukan. Dari kajian awal ini, harus dapat dihasilkan laporan untuk manajemen yang menyajikan usulan-usulan mengenai tujuan, ruang lingkup, personalia, jadwal, dan biaya penelitian tersebut.

c.       Mengumpulkan informasi

Metode mengumpulkan informasi :

·         Baca dokumentasi yang ada sekarang

·         Pelajari informasi yang dipublikasikan

·         Adakan wawancara

·         Terjun langsung di dalam situasi dimana permasalahan itu berada

·         Lakukan wawancara dengan staf yang dipilih

·         Gunakan buku catatan kegiatan harian

·         Lakukan survey

·         Kumpulkan informasi

·         Adakan hubungan dengan pemasok

d.      Analisis informasi dan kembangkan solusi alternative

e.       Melekukan analisis biaya-manfaat

Analisis ini penting untuk menjaga nama baik dan kepercayaan terhadap penelitian dimata manjemen senior.

f.       Menyiapkan dan menyajikan laporan penelitian

Permasalahan dalam sistem rekod :

Ø  Manajemen

Ø  Masalah manusia

Ø  Prosedur filling yang tidak efisien

Ø  Penggunaan peralatan yang tidak semestinya

Ø  Pemakaian ruangan secara tidak efisien

Ø  Biaya rekod yang terlalu besar

ANGGARAN OPERASIONAL PROGRAM MANAJEMEN REKOD

A.    Analisis Biaya

Untuk mengukur kinerja program manajemen rekod, terdapat 2 tolok ukur kualitas yang dapat ditinjau, yakni ketepatan proses temu kembali dan seberapa cepat rekod diserahkan kepada pihak yang memintanya. Tolok ukur yang ketiga adalah secara kuantitas, yakni efektifitas biaya pelayanan yang diberikan.

B.     Penghemata  biaya

Untuk menghemat biaya operasional dapat dilakukan dengan memperbaharui jadwal retensi setiap saat dan mengawasi pelaksanaannya, memilih peralatan dan perlengkapan penyimpanan rekod yang efisien, mengikuti perkembangan peraturan perundang-undangan, memindahkan rekod inaktif dari kantor ke pusat penyimpanan rekod diluar, serta menyediakan mekanisme dan prosedur pengawasan yang diperlukan.

TRANSAKSI YANG MENCIPTAKAN REKOD

Penciptaan rekod adalah kegiatan membuat dan atau menerima rekod oleh seorang karyawan atau unit kerja dalam satu organisasi. Dalam hal ini penciptaan selalu melibatkan lebih dari satu pihak.

Terdapat berbagai jenis kegiatan transaksi dan operasional kegiatan yang dapat dikenali sebagai aktivitas penciptaan rekod, yaitu sebagai berikut :

1.      Keputusan dan komitmen lisan

2.      Keputusan dan rekomendasi

3.      Rapat

4.      Draft dan revisi

5.      Kasus Preseden

6.      Tindakan individu

7.      Rekod korespondensi

STRATEGI UNTUK MEMPEROLEH (CAPTURING) REKOD

A.    Rekod harus patuh

Rekod harus patuh dengan persyaratan kearsipan yang timbul dari atyurn dan lingkungan akuntabilitas diman organisasi beroperasi

B.     Rekod haruslah memadai (adequate)

Rekod haruslah tepat atau sesuai dengan tujuan apa rtekod disimpan. Karena itu , inisiatif utama akan didokumentasikan secara ekstensif, sementara tindakan administrative  didokumentasikan dengan informasi yang minimum yang diketahui. Hal ini dilakukan karena memang harus ada yang memadai tentang pelaksanaan kegiatan bisnis yang dapat dipertanggungjawabkan.

C.     Rekod harus lengkap

Rekod haruslah seperti berikut :

1.      Informasi Struktural

2.      Informasi Konstektual

3.      Informasi bermakna

D.    Rekod harus komprehensif

E.     Rekod harus akurat

F.      Rekod harus otentik

Otentik maksudnya adalah harus dapat dibuktikan bahwa rekod mewakili informasi yang dibuat oleh pencipta rekod.

G.    Rekod tidak dapat diganggu gugat (inviolate)

PENCATATAN (REGISTRASI) REKOD

Unsur  penting dalam membuat catatan suatu rekod adalah tanda pengenal tunggal yang membedakan rekod tersebut dengan rekod-rekod lain didalam sistem. Tanda pengenal tunggal tersebut biasanya berbentuk kode numeric (angka) atau alfanumerik (gabungan hurup dan angka).

Registrasi pada tingkat item (satuan) memudahkan pencarian setiap dokumen sehingga meungkinkan adanya kontrolyang sangat baik.

Terdapat 2 kegiatan utama yang berhubungan dengan klasifikasi ketika administrasi rekod berbicara tentang klasifikasi, yaitu kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan perancangan skema klasifikasi ataupun kegiatan-kegiatan penerapan skema klasifikasi untuk rekod tertentu.

Dalam sistem kertas klasifikasinya memerlukan dua langkah, yaitu menentukan berkas yang tepat dan memastikan agar rekod ditempatkan disana.

ASAS-ASAS MANAJEMEN

Manajemen dan manajer merupakan kata yang familiar di teliga kita karena kegiatan manajemen terdapat dan terjadi dimana-mana bahkan dalam kehidupan kita. Suatu organisasi dapat dikatakan sukses apabila pengelolaan manajemennya baik, dimana seorang manajer harus mampu membuat keputusan yang tepat demi pencapaian tujuan organisasi melalui sumber daya yang tersedia sebaik mungkin dengan menerapkan ketujuh fungsi manajemen yaitu planning, organizing, staffing, direction, control, inovation, dan representation. Selain menerapkan fungsi manajemen dengan baik, seorang manajer harus memiliki keahlian yang menonjol yaitu keahlian konseptual, komunikasi, efektivitas, dan interpersonal. (Robbins dan Coulter).

Sejarah perkembangan manajemen terbagi dalam dua masa penting yaitu :

1. Masa lahirnya Manajemen Ilmiah

Pelopor : FW. Taylor (Fungsi Manajemen), Henry L. Gantt (Gantt Chart), Frank and Lilian Gilbert (The Flow Process Chart).

2. Masa lahirnya Teori Administrasi Umum

Pelopor : Henry Fayol (Fungsi dan Prinsip Administrasi), dan Max Weber (Devision of Labor)

Selain itu, manajemen dalam perkembangannya juga dapat dilakukan melalui beberapa pendekatan seperti pendekatan kuantitatif, perilaku organisasi, pendekatan sistem, dan pendekatan kontingensi.

PERKEMBANGAN MANAJEMEN

          Setelah mengetahui  tentang manajemen dan fungsi-fungsinya, dalam topik ini akan dibahas tentang manajemen dan perkembangannya.

Pemikiran manajemen terus berkembang dan menghasilkan aliran pemikiran manajemen menjadi

v  Aliran klasik yang dibagi menjadi manajemen ilmiah dan teori organisasi klasik

v  Aliran neo-klasik (aliran hubungan/perilaku  manusia)

v  Aliran manajemen modern

Aliran klasik

v  Manajemen ilmiah

Pelopor manajemen ilmiah adalah Frederick Winslow Taylor, yang kemudian diteruskan oleh tokoh-tokoh manajemen berikutnya yaitu Frank dan Lilian Gilbreth, Henry Gant, dan Harington Emerson

Dalam manajemen ilmiah, inti yang diperoleh adalah

v  unsur-unsur kerja manusia diperoleh secara ilmiah, tidak berdasar intuisi

v  memunculkan fungsi-fungsi manajemen, sehingga pekerja pada saat itu tidak memilih sendiri cara mengerjaan pekerjaannya

v  mengembangkan usaha kerja sama antar pekerja

v  membagi tugas antara manajemen dan pekerja, sehingga terbentuk  tugas sesuai kemampuan, yang akan meningkatkan efisiensi.

Dari hal di atas, maka dalam suatu praktik kerja, dituntut hal-hal sebagai berikut.

v  ditiadakannya pemborosan

v  melatih pekerja untuk memenuhi persyaratan yang diminta

v  adanya spesifikasi kegiatan

v  menciptakan standar kerja

karena ilmu ini menitikberatkan pada sisi psikologi pekerja dan aspek moral dalam produksi, serta menciptakan sistem pengupahan dan skedul produksi, maka ilmu ini menyumbang perubahan besar  terhadap perkembangan manajemen praktis.

v  Teori organisasi klasik

Dipelopori oleh Henry Fayol yang mengemukakan teknik-teknik administrasi sebagai pedoman pengelolaan organisasi yang kompleks. Fayol mendefinisikan fungsi manajemen atau administrasi menjadi lima, yaitu

Ø  perencanaan

Ø  pengorganisasian

Ø  pemberian perintah

Ø  pengkoodinasian

Ø  pengawasan

Fayol juga mengemukakan adanya 14 prinsip manajemen yaitu

v  pembagian kerja

v  wewenang

v  disiplin

v  kesatuan perintah

v  kesatuan pengarahan

v  kepentingan individu di bawah kepentingan organisasi

v  adanya balas jasa

v  sentralisasi

v  garis perintah

v  perintah/order

v  keadilan

v  stabilitas personalia

v  inisiatif

v  rasa bersatu senasib (esprit de corps)

Selain Fayol  masih banyak tokoh lain yang merupakan kontributor dalam mengembangkan ilmu teori organisasi klasik ini, antara lain adalah James D. Mooney, Mary Parker Follett, dan Chester I. Barnard, di mana dua nama terakhir  merupakan jembatan penghubung antara teori organisasi klasik dengan aliran hubungan/perilaku  manusia.

Aliran neo-klasik (aliran hubungan/perilaku manusia)

Aliran ini dipelopori oleh Hugo Munsterberg dan Elton Mayo.

Munsterberg menerapkan pendekatan psikologi untuk membantu pencapaian tujuan produktifitas, yang meliputi

v  penemuan the best possible person

v  penciptaan the best possible work

v  penggunaan the best possible effect untuk memotivasi karyawan.

 Jadi, dalam aliran ini manajemen harus memerhatikan perilaku manusia, dan interaksi baik antar manusia dalam lingkungan manajemen maupun di luar manajemen.

Tokoh lain yang berperan dalam perkembangan aliran perilaku manusia antara lain adalah Fritz J. Roethlisberger dan William J. Dickson.

Aliran manajemen modern

          Manajemen berkembang menjadi 2 jalur, yang pertama merupakan perkembangan dari aliran perilaku manusia, menjadi Perilaku Organisasi dan yang kedua berkembang dari manajemen ilmiah dan dikenal menjadi aliran kuantitatif.

v  Perilaku organisasi

Tokoh pelopornya adalah: Abraham Maslow (hirarki kebutuhan), Douglas Mc. Gregor (teori X dan Y), Frederick Herzberg (teori motivasi higienis), Robert Blake dan Jane Mouton (lima gaya kepemimpinan dan managerial grid), Rensis Likert (empat sistem manajemen), Fred Fiedler (pendekatan contingency pada studi kepemimpinan), Chris Argyris (organisasi sebagai sistem sosial) dan Edgar Schein (dinamika kelompok)    

Prinsip dasar Perilaku organisasi

§  manajemen bukanlah  suatu proses teknik yang ketat.

§  manajemen harus sistematik dan pendekatannya dipertimbangakan secara hati-hati.

§  dalam organisasi pendekatan manajer individual untuk pengawasan harus sesuai dengan situasi.

§  pendekatan motivasi penting untuk mendapat komitmen pekerja dalam mencapai tujuan.

v  Aliran kuantitatif

Aliran ini ada ditandai dengan berkembangnya dan keberhasilan tim-tim riset operasi. Prosedur riset operasi ini diformalisasikan menjadi management science.

Langkah pendekatan managemen science adalah

Ø  perumusan masalah

Ø  penyusunan model matematis

Ø  mendapat penyelesaian masalah dari model

Ø  pengujian model dan hasilnya

Ø  penetapan pengawasan atas hasil

Ø  pelaksanaan /implementasi hasil

Perkembangan   teori manajemen masa depan kemungkinan akan menuju pada:

v  dominan: salah satu aliran akan muncul sebagai yang paling bermanfaat

v  divergence: setiap aliran berkembang sesuai jalurnya

v  convergence: aliran menjadi sepaham, dengan kecenderungan adanya kekaburan batasan di antara mereka

v  sintesa: masing-masing aliran berintegrasi

v  proliferation: kemungkinan munculnya aliran lebih banyak lagi.

PERENCANAAN

Untuk melakukan suatu jenis kegiatan apapun, tentunya kita harus membuat rencana terlebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan yang matang, kita tidak dapat melakukan kegiatan dengan sistematis. Perencanaan terjadi di semua tipe kegiatan. Perencanaan adalah proses dasar di mana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya.

Demikian halnya dengan organisasi bisnis, sebelum manajer dapat mengorganisasi, mengarahkan atau mengawasi, mereka harus membuat rencana-rencana yang memberikan tujuan  dan arah organisasi. Dalam perencanaan, manajer memutuskan “apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya dan siapa yang melakukannya”. Jadi perencanaan adalah sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagimana, dan oleh siapa. Perencanaan  yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan  kondisi  di waktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat.

Perencanaan yang dibuat, haruslah bersifat sebagai berikut :

1.     menyumbang pada pencapaian tujuan-tujuan organisasi

2.    merupakan dasar tolok  fungsi manajemen yang lain yaitu organisasi pengarahan, koordinasi dan pengawasan

3.    merupakan fungsi dari setiap orang yang berada dalam  organisasi, baik horizontal maupun vertikal;

4.    efisien, artinya bila dilaksanakan, rencana tersebut dapat mencakup tujuan secara berhasil dengan biaya yang sekecil-kecilnya.

Manfaat perencanaan

Perencanaan mempunyai banyak manfaat. Sebagai contoh, perencanaan (1) membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan; (2) membantu dalam kristalisasi  penyesuian  pada masalah-masalah  utama; (3) memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas; (4) membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat; (5) memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi ; (6) memudahkan melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi; (7) membuat tujuan lebih khusus ; (8) meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti;(9) menghemat waktu, usaha dan dana.

Dalam banyak hal , perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dan “meresap” ke seluruh  fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi  perencanaan dan  fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling bergantung, dan berinteraksi

Selain itu juga, penting dan perlunya rencana bagi suatu organisasi itu  adalah  :

1.       Rencana  dapat meniadakan ketidakpastian masa datang dan  dapat menanggulangi perubahan-perubahan karena dengan rencana segala sesuatu yang tidak pasti pada waktu yang akan datang telah diusahakan untuk diterjemahkan ke dalam situasi sekarang sehingga orang telah bersiap sedia terhadap kemungkinan perubahan yang timbul.

2.      Dengan rencana telah digariskan tujuan organisasi sehingga kegiatan dapat dipimpin (difokuskan). Olehkarena itu dihindari tujuan masing-masing bagian sehingga orang terhindar pula dari suboptimalisi.

3.      Rencana walaupun mungkin mahal tetapi ekonomis karena  segala kegiatan terpusatkan untuk  mencapai tujuan secara konsekuen dengan biaya yang minimum.

4.      Rencana merupakan dasar  bagi pengawasan. Tanpa rencana tidak mungkin dilakukan pengawasan hasil kegiatan karena tidak ada dasar pembandingnya. Dengan rencana orang dapat mengetahui apakah hasil telah melebihi atau kurang dari yang direncanakan.

Dari pembahasan singkat di atas dapat diambil kesimpulan, rencana merupakan hal yang sangat penting dalam suatu kegiatan. Organisasi yang mengadakan perencanaan  dan mempunyai rencana dapat dikatakan akan lebih berhasil dibandingkan dengan organisasi yang tidak mengadakan perencanaan atau yang tidak mempunyai rencana, karena sifat-sifat yang baik dari perencanaan dan rencana itu. Perencanaan merupakan proses belajar yang baik dan menghasilkan sesuatu yang baik pula. Apakah organisasi memilih rencana tertentu dari berjenis-jenis rencana tertentu  yang ada, tergantung pada kebutuhan.

PENGORGANISASIAN

          Seringkali kita  mengatakan bahwa orang  yang baik bisa membuat setiap pola organisasi menjadi berhasil. Malahan pernah ada yang mengatakan bahwa kekaburan dalam organisasi baik untuk memaksa orang bekerja dalam tim, karena mereka tahu bahwa mereka harus bekerja sama untuk menyelesaikan sesuatu. Namun tidak dapat diragukan, bahwa orang yang baik  dan mereka yang mau bekerja sama akan melakukannya paling efektif kalau mereka tahu bagian yang harus mereka lakukan dalam setiap usaha bersama dan bagaimana peran mereka  berhubungan satu dengan yang lain. Hal ini sama benarnya dalam dunia usaha atau pemerintahan seperti dalam sepak bola atau bola voli. Perancangan dan  pemeliharaan sistem peran ini pada dasarnya merupakan fungsi manajerial dalam hal Pengorganisasian.

       Agar peran organisasi terbentuk dan bermakna bagi orang-orang, peran  itu harus  mencakup; (1) sejumlah tujuan yang dapat diverifikasi; (2) konsep yang jelas mengenai kewajiban atau aktivitas yang terlibat; (3) bidang kebijakan atau otoritas yang dimengerti, sehingga orang  yang memainkannya tahu apa yang dapat dilakukannya untuk memperoleh hasil. Selain itu, untuk menjadikan suatu peran dapat dioperasikan, harus tersedia informasi yang diperlukan dan sarana lain serta sumber-sumber yang penting bagi pelaksanaan suatu peran.

                          PENGORGANISASIAN SEBAGAI SUATU PROSES

          Di saat kita memandang organisasi sebagais suatu proses, jelaslah bahwa banyak input yang harus diperhatikan. Pertama-tama struktur itu harus mencerminkan tujuan-tujuan dan rencana-rencana karena aktivitas perusahaan diturunkan dari situ. Kedua, struktur itu harus mencerminkan otoritas yang tersedia bagi manajer-manajer perusahaan; hal itu tergantung dari lembaga-lembaga sosial seperti hak milik  pribadi, pemerintahan representatif,dan kebiasaan setempat berupa adat, kode dan undang-undang yang membatasi. Jadi, otoritas dalam organisasi tertentu adalah hal yang ditentukan secara sosial untuk menjalankan kebijakan; dengan demikian organisasi  demikian dapat diubah. Ketiga , struktur organisasi, seperti  rencana manapun harus mencerminkan lingkungannya. Keempat, organisasi itu harus diisi dengan staf yang terdiri dari orang-orang. Jelaslah, pengelompokkan aktivitas dan penyediaan otoritas dari sebuah struktur organisasi harus memperhitungkan pembatasan-pembatasan dan kebiasaan orang-orang tersebut.

Oleh karena itu,  pelaksana-pelaksana dari manajemen diharapkan akan lebih baik dalam mendesain suatu struktur yang tepat kalau mereka mengerti teori dasar dan memakainya sebagai suatu alat diagnosis dan pembimbing untuk menciptkan sebuah struktur yang akan paling baik melayani kebutuhan-kebutuhan dalam keadaan tertentu.

Tingkat-tingkat Organisasi dan Rentang Manajemen

Meskipun  alasan untuk mengorganisasi adalah untuk membuat agar kerja sama manusia efektif, dapat ditemukan adanya sebab-sebab dari tingkat-tingkat organisasi dalam pembatasan rentang manajemen. Dengan kata lain, karena ada batas pada jumlah orang-orang yang bisa diawasi seorang manajer, meskipun batas itu berbeda-beda tergantung dari situasi-situasi, hasilnya ialah adanya tingkat-tngkat organisasi.

Masalah-masalah yang sering timbul dengan tingkatan-tingkatan adalah :

1.     Semakin banyak tingkatan, maka semakin banyak biaya yang dikeluarkan. Hal ini karena, semakin banyak tingkatan, tentunya semakin banyak usaha dan uang yang dikorbankan untuk mengelola, disebabkan oleh tambahan manajer, staf untuk membantu mereka dan kebutuhan untuk menkoordinasi aktivitas departemen, ditambah biaya fasilitas untuk pegawai itu.

2.    Tingkat-tingkat departemen memperumit komunikasi. Sebuah perusahaan dengan banyak tingkatan akan menemui kesulitan  untuk mengkomunikasikan tujuan-tujuan, rencana-rencana dan kebijakan-kebijakan ke seluruh struktur organisasi daripada  perusahaan di mana manajer atasan berkomunikasi langsung dengan pegawai-pegawai tingkat paling rendah. Seringkali  timbul salah paham terjadi waktu infomasi turun atau kehilangan informasi dan lain-lain.

3.    Pengawasan menjadi lebih sulit semakin tingkatan  dan manajer ditambah, sedangkan  pada saat yang bersamaaan kerumitan perencanaan dan kesulitan komunikasi membuat pengawasan itu lebih penting.

Faktor – faktor yang menentukan suatu rentang menjadi efektif adalah :

1.     Pelatihan  para  bawahan.  Bawahan yang dilatih dengan baik, tidak hanya tidak memerlukan banyak waktu manajer tetapi juga tidak begitu banyak kontak dengan atasan mereka.

2.    Kejelasan pendelegasian otoritas.  Jikalau seorang manajer dengan jelas mendelegasi otoritas untuk melaksanakan tugas yang didefinisikan dengan baik, maka seorang bawahan yang terlatih akan dapat menyelesaikannya dengan waktu dan perhatian sang manajer yang minim.

3.    Kejelasan rencana. Jikalau rencana-rencana itu didefinisikan dengan baik, kalau dapat dikerjakan di dalam rangka operasi, kalau otoritas untuk mengerjakannya telah didelegasikan, dan kalau bawahan itu mengerti apa yang diharapkan, maka sedikit dari waktu atasannya yang diperlukan.

4.    Teknik–teknik komunikasi. Kefektifan  teknik-teknik komunikasi yang digunakan juga mempengaruhi rentang  manajemen. Standar tujuan mengenai pengawasan adalah sarana komunikasi. Kalau setiap rencana harus dikomunikasikan dengan kontak pribadi  dan setiap perubahan organisasi harus dikomunikasikan secara lisan, maka waktu manajer jelas akan terlalu dibebani.

Prinsip yang benar dari rentang manajemen adalah bahwa  ada  batas dalam  setiap kedudukan manajerial dari jumlah orang-orang yang dapat dimanajemeni dengan efektif oleh seseorang, tetapi jumlah tepatnya dalam setiap  kasus akan berbeda sesuai dengan pengaruh variabel dasar dan pengaruhnya pada dasar keperluan tertentu, waktu dari untuk manajemeni secara efektif. Hal ini bertujuan untuk membimbing para manajer menuju kemampuan memanajemeni lebih banyak bawahan dan menyederhanakan organisasi.