Manajemen rekod aktif bag 2

Rekod adalah informasi yang dicatat, tanpa memperhatikan media atau karakteristiknya, yang diciptakan atau diterima dan digunakan dalam kegiatan operasional suatu organisasi.

Rekod berisi informasi yang langsung berhubungan dengan misi dan visi, kegiatan, dan operasional suatu organisasi.

Jenis-jenis rekod aktif :

1.      Rekod menurut media penyimpanan

a.       Rekod dari kertas (hardcopy) : file kantor, formulir bisnis

b.      Rekod fotografik : negative foto, film gambar hidup dll

c.       Rekod elektronik : basis data, file computer dll

2.      Rekod menurut jenis penggunaan

Rekod transaksi adalah suatu rekod yg digunakan dalam kegiatan operasional badan korporasi sehari-hari. Contoh : surat tagihan, surat permintaan, cek dari bank dll

Rekod referensi mengendunfg informasi yang dibutuhkan dalam menjalankan operasi perusahaan untuk jangka waktu yang lebih panjang.

3.      Rekod menurut tempat penggunaan

Rekod eksternal dibuat untuk penggunaan diluar perusahaan

Rekod internal memuat informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu perusahaan.

4.      Rekod menurut nilai rekod

a.       Rekod sangat penting

Adalah rekod yang diperlukan untuk berjalannya operasi perusahaan secara terus menerus. Misalnya : rekod hokum seperti akta pendirian perusahaan

b.      Rekod penting adalah rekod yang membantu berjalannya operasi bisnis perusahaan, yang jika rusak atau hancur dapat diganti dengan biaya yang besar. Contoh : rekod pegawai, rekod penjualan, rekod pajak dll

c.       Rekod bermanfaat

Adalah rekod yang berguna untuk menjalankan operasi bisnis perusahaan dan jika rusak dapat diganti dengan biaya yang rendah. Contoh : korespondensi umum.

Perkembangan Rekod :

1.      Rekod Kertas

2.      Rekod elektronik

Adalah suatu rekod yang disimpan pada media elektronik yang dapat dengan cepat diakses atau diubah.

3.      Surat elektronik ( E-mail)

Adalah suatu sistem rekod yang memungkinkan pengguna menyusun, mengirimkan, menerima, serta mengelola rekod dan gambar elektronik melelui jaringan computer.

4.      Pertukaran Data Elektronik

Adalah prosedur komunikasi antara dua perusahaan yang memungkinkan pertukaran rekod  standar melalui computer.

5.      Internet

Adalah jaringan computer sedunia yang memungkinkan akses public untuk mengirimkan, menyimpan, dan menerima informasi elektronik melalui jaringan public.

6.      Pencitraan Dokumen

Adalah sistem otomatis  untuk melakukan pemindaian, penyimpanan, pengambilan, dan pengelolaan rekod kertas dalam format elektronik.

7.      Sistem Penyimpanan Rekod Elektronik Terpadu

Dalam organisasi dimana rekod tidak dikelola dengan baik maka besar kemungkinan akan terjadi rekod :

1.      Sering tidak memadai untuk tujuan mana rekod dibutuhkan

2.      Sering hilang

3.      Dimusnahkan terlalu dini atau rekod lainnya disimpan tanpa tujuan

Nilai yang terkandung dalam rekod :

1.      Nilai administrative

Contoh : pedoman prosedur dan kebijakan, bagan struktur organisasi

2.      Nilai Fiskal

Contoh : surat tagihan, neraca, laporan laba rugi.

3.      Nilai Hukum

Contoh : kontrak perjanjian keuangan.

4.      Nilai sejarah

Contoh : naskah asli teks proklamasi.

Siklus hidup Rekod

Model siklus hidup rekod adalah jangka/waktu hidupnsuatu rekod yang dinyatakan dalam lima tahap, yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir atau pemusnahan.

Dalam Model kontinum rekod tidak ada tahap pemisahan rekod dimana pengelolaan rekod dilihat sebagai suatu proses yang berkesinambungan.

Manajemen rekod dan administrasi arsip (statis) keduanya adalah disiplin tata kelola kearsipan atau dalam istilah profesi kearsipan bahasa inggris disebut recordkeeping.

Hubungan manajemen rekod dengan computer dan telekomunikaasi sangat bersipat komplementer dan kolaboratif. Teknologi memainkan peran kunci dalam manajemen informasi terekam yang sistematis, tetapi berbagai disiplin manajemen informasi terlibat teknologi dalam cara yang berbeda-beda.

Manajemen pengetahuan adalah suatu disiplin ilmu yang berkenaan dengan manajemen, penggunaan, dan eksploitasi yang sistematis dari sumber-sumber pengetahuan organisasi.

KOMPONEN PROGRAM  MANAJEMEN REKOD

Analisis awal kebutuhan manajemen rekod yang terinci harus dimulai dari kegiatan mengidentifikasi dan menentukan komponen-komponen penting program manajemen rekod yang sesuai dengan kebutuhan khusus organisasi tersebut.

Komponen-komponennya adalah :

·         Menetapkan kebijakan manajemen rekod untuk organisasi

·         Membuat analisis kebutuhan penyimpanan rekod organisasi

·         Menyelidiki strategi terbaik untuk memenuhi kebutuhan ini.

Sistem dan praktik manajemen rekod yang sesuai untuk organisasi manajemen rekod harus berhubungan dengan pengelolaan semua proses yang terlibat dalam perolehan dan pemeliharaan rekod dari kegiatan dan bisnis organisasi dengan memadai.

Kebutuhan penempatan staf program manajemen rekod tergantung kepada besarnya organisasi dan kerumitan fungsi dan kegiatan manajemen rekod. Secara umum, ada 3 kategori personalia manajemen rekod yakni : Staf professional, staf semiprofessional, dan staf klerikal.

Staf professional : Pimpinan unit manajemen rekod

Staf semiprofessional : menjalankan operasional  layanan manajemen rekod

Staf klerikal :  menjalankan tugas seperti pemberkasan, temu kembali dll.

METODE MEMBANGUN PROGRAM MANAJEMEN REKOD

Langkah-langkah dalam membangun program manajemen rekod dalam satu organisasi  :

a.       Dapatkan dukungan manajemen

b.      Tetapkan term of reference terinci tentang analisis kebutuhan

Kajian awal atas sistem yang ada, permasalahan dan kebutuhan pengguna dilaksanakan terlebih dahulu sebelum term of reference dapat ditentukan. Dari kajian awal ini, harus dapat dihasilkan laporan untuk manajemen yang menyajikan usulan-usulan mengenai tujuan, ruang lingkup, personalia, jadwal, dan biaya penelitian tersebut.

c.       Mengumpulkan informasi

Metode mengumpulkan informasi :

·         Baca dokumentasi yang ada sekarang

·         Pelajari informasi yang dipublikasikan

·         Adakan wawancara

·         Terjun langsung di dalam situasi dimana permasalahan itu berada

·         Lakukan wawancara dengan staf yang dipilih

·         Gunakan buku catatan kegiatan harian

·         Lakukan survey

·         Kumpulkan informasi

·         Adakan hubungan dengan pemasok

d.      Analisis informasi dan kembangkan solusi alternative

e.       Melekukan analisis biaya-manfaat

Analisis ini penting untuk menjaga nama baik dan kepercayaan terhadap penelitian dimata manjemen senior.

f.       Menyiapkan dan menyajikan laporan penelitian

Permasalahan dalam sistem rekod :

Ø  Manajemen

Ø  Masalah manusia

Ø  Prosedur filling yang tidak efisien

Ø  Penggunaan peralatan yang tidak semestinya

Ø  Pemakaian ruangan secara tidak efisien

Ø  Biaya rekod yang terlalu besar

ANGGARAN OPERASIONAL PROGRAM MANAJEMEN REKOD

A.    Analisis Biaya

Untuk mengukur kinerja program manajemen rekod, terdapat 2 tolok ukur kualitas yang dapat ditinjau, yakni ketepatan proses temu kembali dan seberapa cepat rekod diserahkan kepada pihak yang memintanya. Tolok ukur yang ketiga adalah secara kuantitas, yakni efektifitas biaya pelayanan yang diberikan.

B.     Penghemata  biaya

Untuk menghemat biaya operasional dapat dilakukan dengan memperbaharui jadwal retensi setiap saat dan mengawasi pelaksanaannya, memilih peralatan dan perlengkapan penyimpanan rekod yang efisien, mengikuti perkembangan peraturan perundang-undangan, memindahkan rekod inaktif dari kantor ke pusat penyimpanan rekod diluar, serta menyediakan mekanisme dan prosedur pengawasan yang diperlukan.

TRANSAKSI YANG MENCIPTAKAN REKOD

Penciptaan rekod adalah kegiatan membuat dan atau menerima rekod oleh seorang karyawan atau unit kerja dalam satu organisasi. Dalam hal ini penciptaan selalu melibatkan lebih dari satu pihak.

Terdapat berbagai jenis kegiatan transaksi dan operasional kegiatan yang dapat dikenali sebagai aktivitas penciptaan rekod, yaitu sebagai berikut :

1.      Keputusan dan komitmen lisan

2.      Keputusan dan rekomendasi

3.      Rapat

4.      Draft dan revisi

5.      Kasus Preseden

6.      Tindakan individu

7.      Rekod korespondensi

STRATEGI UNTUK MEMPEROLEH (CAPTURING) REKOD

A.    Rekod harus patuh

Rekod harus patuh dengan persyaratan kearsipan yang timbul dari atyurn dan lingkungan akuntabilitas diman organisasi beroperasi

B.     Rekod haruslah memadai (adequate)

Rekod haruslah tepat atau sesuai dengan tujuan apa rtekod disimpan. Karena itu , inisiatif utama akan didokumentasikan secara ekstensif, sementara tindakan administrative  didokumentasikan dengan informasi yang minimum yang diketahui. Hal ini dilakukan karena memang harus ada yang memadai tentang pelaksanaan kegiatan bisnis yang dapat dipertanggungjawabkan.

C.     Rekod harus lengkap

Rekod haruslah seperti berikut :

1.      Informasi Struktural

2.      Informasi Konstektual

3.      Informasi bermakna

D.    Rekod harus komprehensif

E.     Rekod harus akurat

F.      Rekod harus otentik

Otentik maksudnya adalah harus dapat dibuktikan bahwa rekod mewakili informasi yang dibuat oleh pencipta rekod.

G.    Rekod tidak dapat diganggu gugat (inviolate)

PENCATATAN (REGISTRASI) REKOD

Unsur  penting dalam membuat catatan suatu rekod adalah tanda pengenal tunggal yang membedakan rekod tersebut dengan rekod-rekod lain didalam sistem. Tanda pengenal tunggal tersebut biasanya berbentuk kode numeric (angka) atau alfanumerik (gabungan hurup dan angka).

Registrasi pada tingkat item (satuan) memudahkan pencarian setiap dokumen sehingga meungkinkan adanya kontrolyang sangat baik.

Terdapat 2 kegiatan utama yang berhubungan dengan klasifikasi ketika administrasi rekod berbicara tentang klasifikasi, yaitu kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan perancangan skema klasifikasi ataupun kegiatan-kegiatan penerapan skema klasifikasi untuk rekod tertentu.

Dalam sistem kertas klasifikasinya memerlukan dua langkah, yaitu menentukan berkas yang tepat dan memastikan agar rekod ditempatkan disana.

SURVEY DAN INVENTARIS REKOD

Survey dan inventaris rekod di unit kerja pencipta dan penerima rekod adalah salah satu kegiatan manajemen rekod untuk mengetahui secara komprehensif  ditingkat operasional (tingkat mikro), rekod-rekod apa saja yang tercipta atau diterima oleh suatu organisasi.

Pendekatan secara mikro artinya sebuah pengamatan cara kerja dan alur aktivitas rekod tersebut sejak saat diciptakan, digunakan dan disimpan.

Survey adalah kegiatan penelitian dan pencatatan yang dilakukan dalam rangka penjajagan sebelum dilakukannya penataan pada rekod inaktif statis yang penataannya sudah tidak berdasarkan  penataan pada masa dinamisnya (rekod kacau).

Tujuan survey adalah untuk mengetahui proses pengelolaan rekod pada tiap-tiap unit yang bertanggung jawab pada tata kelola, volume rekod, jenis rekod, kurun waktu rekod, kondisi gedung atau ruang penyimpanan, dan rekod-rekod yang terdapat didalamnya.

Tahap Persiapan Survey :

1.      Penetapan tujuan

Tujuannya untuk mempersempit ruang lingkup penelitian sehingga dapat lebih fokus dalam pengambilan sampel sesuai dengan fungsi dan kepentingan unit dalam organisasi.

2.      Mempersiapkan Formulir Survey

Meliputi 5 bagian, yaitu :

a.       Lembaga pencipta atau penerima

b.      Kondisi fisik rekod

c.       Kuantitas atau volume rekod

d.      Sistem penataan rekod

e.       Sistem penyusutan rekod

Membentuk sebuah tim survey :

1.      Koordinator dan penyelia tim

2.      Pewawancara dan pengumpul data

3.      Pemasuk data

Megumpulkan data hasil survey :

1.      Inventory/daftar inventaris

2.      Skema klasifikasi rekod

Inventaris Rekod

Inventaris rekod adalah Suatu gambaran yang sistematis dari suatu khasanah/koleksi rekod, yang berupa buku petunjuk/jalan masuk, suatu koleksi/khasanah rekod, yang dilengkapi dengan sejarah organisasi dan fungsi organisasi penciptanya, pertanggung jawaban pengaturannya, indeks, serta lampiran-lampiran yang diperlukan.

Prinsip-Prinsip Inventarisasi :

1.      Prinsip Asal Usul

2.      Prinsip aturan Asli

3.      Prinsip Kegunaan

4.      Prinsip Restorasi

5.      Prinsip Fungsional

6.      Prinsip Organisasi

7.      Prinsip Masalah

Pengelompokan Rekod

Pengelompokan rekod adalah suatu cara untuk membagi dokumen kearsipan kedalam beberapa tingkatan berdasarkan fungsi, aktivitas, dan transaksi yang terjadi. Tingkatan kegiatan ini akan menentukan bagaimana dokumen kearsipan itu akan disimpan dan disusun mulai dari tingkatan yang paling rinci sampai tingkatan yang lebih luas lagi.

Umumnya rekod dibagi menjadi seri dan subseri: seri dan subseri selanjutnya dibagi menjadi berkas(file); dan berkas dapat dibagi lagi menjadi unit temu kembali yang terdiri dari rekod/dokumen individual.

Pengelompokan rekod ini berlaku untuk dokumen kearsipan baik dalam bentuk kertas maupun bentuk elektroniknya sehingga tidak menyulitkan dalam temu kembalinya.

Skema Klasifikasi

Klasifikasi adalah proses dimana dokumen kearsipan (dokumen, rekod dan arsip) organisasi dikategorikan atau dikelompokan kedalam unit-unit temu kembali tertentu dan diberi kode-kode baik berupa numeric, alfabetik, atau campuran keduanya sebagai kode unik dari setiap kelompok tersebut.

ISO 15489 menjelaskan devinisi klasifikasi sebagai berikut :

“ proses membadakan dan menerapkan skema berdasarkan aktivitas bisnis/administrasi yang menghasilkan rekod dimana rekod dikategorisasikan dalam cara-cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan perolehan, temu kembali, pemeliharaan, dan pemusnahan. Klasifikasi juga termasuk menetapkan konvensi penamaan dokumen dan berkas, izin penggunaan dan pembatasan sekuritas untuk akses ke rekod’.

Tahapan membangun klasifikasi bisnis :

1.      Mengenali fungsi

Menggambarkan satu model yang logis yang mengenali dan menjelaskan fungsi organisasi serta menggembarkan hubungan antar fungsi dan sub fungsi utamanya.

2.      Mengutamakan kerja-kerja klasifikasi dan memperluas model logis.

Mengutamakan wilayah fungsi untuk pengambilan kerja-kerja klasifikasi yang lebih rinci dan untuk memperluas model diwilayah prioritas yang dikenali.

3.      Mengkaji kebutuhan untuk pengelompokan lebih lanjut.

Mempertimbangkan nilai dan kelayakan dari perluasan model selanjutnya.

4.      Mengkaji model dan memberi label komponen

5.      Menyelesaikan skema klasifikasi sebagai satu perangkat praktik.

Indeks

Standar profesi mendefinisikan  pengindeksan sebagai : “proses penetapan dan penerapan istilah-istilah atau kode-kode ke rekod tertentu dimana mereka dapat ditemukan kembali.

Langkah-langkah dalam proses pengindeksan :

1.      Pengkajian Dokumen

Adalah kegiatan mengkaji bagian-bagian dari suatu dokumen yang mungkin berguna termasuk judulnya (apabila ada), nama-nama orang atau organisasi asal, paragraph pembuka dan penutup, dan kelompok kata-kata yang diberi garis bawah atau dicetak dalam bentuk-bentuk yang berbeda.

2.      Pengenalan Konsep Kunci Temu Kembali

3.      Penerjemahan Konsep ke alam Kosakata Pengindeksan

Kosa kata (vocabulary) pengindeksan :

Keputusan-keputusan pengindeksan ini secara rinci akan dijelaskan dibawah ini :

1.      Kosa kata Bahasa Terawasi (Controlled) atau Alami (Natural)

Dengan pengindeksan terawasi, pengindeks menerjemahkan konsep yang sudah dikenali ke dalam istilah-istilah standar atau resmi yang “diperbolehkan” untuk didaftarkan dalam satu indeks berabjad.

2.      Nama-nama Pengindeksan yang Tepat

3.      Pengindeksan Prakoordinasi atau Pascakoordinasi

Dengan pengindeksan prakoordinasi, istilah-istilah satu topic dengan aspek beragam (rumit atau campuran) dikombinsikan sebelumnya ke dalam satu tajuk subjek tunggal.

4.      Pengindeksan Khusus dan/atau Luas

5.      Konsistensi Pengindeksan

Tanpa tingkat pengawasan kosa kata, biasanya akan muncul masalah-masalah berikut ini :

a.       Dokumen dengan topic-topik yang sama akan tersebar dalam berkas-berkas yang berbeda.

b.      Berkas tidak lengkap

c.       Tingkat temu kembali yang rendah dan sulit menemukan dokumen perorangan.

d.      Menciptakan masalah dalam melakukan prosedur retensi dan pemusnahan yag efisien dan dapat diandalkan.

Pengelolaan Rekod Aktif Kertas

Pembuatan dan Pengembangan Sistem Pemberkasan (Filing)

Pembuatan dan pengembangan sistem pemberkasan (filing) adalah proses untuk merancang, mendokumentasikan, dan menerapkan prosedur baku untuk mengklasifikasikan, menyortir, dan menyimpan informasi untuk menjamin pengambilan/pencarian informasi secara efektif dan hemat biaya.

Untuk membangun dan mengembangkan sistem pemberkasan yang komperhensif dan aplikatif, diperlukan kajian terhadap sistem-sistem terkait lainnya, antara lain sistem rekod dan model manajemen rekod baik siklus hidup rekod ataupun kontinum rekod.

1.      Sistem Retensi Rekod

Retensi rekod terdiri dari nama, deskrifsi, dan periode retensi untuk setiap kelompok besar rekod yang dibuat, diproses ataupun diterima oleh organisasi.

2.      Model Manajemen Rekod : Siklus Hidup Rekod atau Kontinum.

Setiap rekod mempunyai siklus hidup, yaitu :

a.       Rekod mempunyai permulaan atau penciptaan

b.      Rekod ditangani atau diproses

c.       Keputusan yang dibuat menentukan nasib rekod untuk disimpan sesuai dengan retensi jangka panjang atau dimusnahkan.

Membangun sistem pemberkasan juga harus melelui tahapan-tahapan yang sistematis dan terencana, adalah :

1.      Prosedur Analisis Sistem

a.       Kaji status saat ini

b.      Tentukan kebutuhan pengguna

c.       Kaji alternatfi

d.      Lakukan analisis biaya/manfaat

e.       Pilih alternative

f.       Rencanakan implementasi

g.      Implementasikan, tindak lanjuti, dan perbaiki.

2.      Kajian Status Saat ini

Jadwal retensi berfungsi sebagai control utama bagi sitem pemberkasan yang dibangun meleui suatu penghubung  (link) ke setiap folder file.

a.       Walk through

Memberikan penilaian tingkat tinggi mengenai jenis, bentuk, jumlah, dan lokasi rekod saat ini dan peralatannya. Walkthrough juga digunakan untuk mengumpulksn data awal mengenai kapasitas peralatan saat ini dan pemafaatan ruangan untuk filing.

b.      Survey rekod

Surveyrekod juga merupakan suatu penilaian tingkat tinggi yang memusatkan perhatian pada berbagai ketegori rekod yang diciptakan, diproses, atau diterima oleh organisasi ( atau suatu unit kerja dalam organisasi yang lebih besar).

c.       Pembuatan daftar file dan kajian atas indeks

d.      Prosedur inventarisasi rekod

Melakukan inventarisasi secara mendalam sangat mahal dan hanya perlu dilaksanakan setelah mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini :

1). Arti reltif pentingnya rekod

2). Lamanya waktu retensi

e.       Tingkat aktivitas rekod

Klasifikasi Berdasarkan Dokumen atau Folder

1.      Susunan Pemberkasan

Dokumen dan kelompok dokumen dalam folder akan selalu disusun dalam satu atau lebih urutan berikut ini :

a.       Berdasarkan abjad

b.      Berdasarkan nomor

c.       Berdasarkan kombinasi huruf dan angka

2.      Klasifikasi File menurut Subjek

Metode klsifikasi file tradisional menurut subjek yang paling umum adalah penciptaan seri klasifikasi bertingkat atau berjenjang dimana setiap tingkat yang lebih rendah merupakan bawahan dari tingkat di atasnya.

Sarana dan Prasarana Pemberkasan (filing)

Berbagai rekod aktif , baik dokumen atau files, pada umumnya diletakan dalam penyimpanan file dengan tiga cara dasar, yaitu sebagai berikut :

1.      Datar, seperti gambar teknik, peta tau grafik dan barang-barang seni.

2.      Vertikal, dokumen yang disimpan dalam sebuah folder file, binder atau alat lain.

3.      Digantung, suatu bentuk lain dari filing vertical adalah penempatan dokumen baik yang terlepas (loose) ataupun yang terjilid (bound) dalam alat khusus yang digantung pada rel pengait.

Berikut adalah ragam peralatan filing :

1.      Kabinet laci vertical tradisional, merupakan filling yang paling mahal. Kabinet 4 laci, menempati kira-kira 11 meter persegi ruang lantai, file dengan 5 laci memerlukan tambahan 25 meter file.

2.      Kabinet lateral yang dibuka dari samping

Filing cabinet yang dibuka dari samping (lateral) dapat berbentuk laci tertutup yang diputar keluar , buaian berputar keluar  atau laci datar tetap, dan pintu yang dapat ditarik atau bersirip. Cabinet rak samping stationer lima tingkat menempati ruang seluas 12,75 meter persegi.

3.      File lateral terbuka

Filing yang dibuka dari sisi (lateral) menyediakan akses ke folder file yang membutuhkan ruangan lantai yang lebih sedikit dan mamungkinkan alat bantu pengambilan visual maksimum.

4.      Sistem jalur rak yang dapat digerakan

Alasan utama memilih peralatan bergerak adalah pada aspek penghematan ruangan.

5.      Peralatan berputar

Contoh-contoh peralatan filing berputar adalah indeks telepon atau indeks nama yang biasa dikenal.

6.      Peralatan filling : Dokumen media campuran dan berukuran terlalu besar

Beberapa peralatan dibuat secara khusus untuk dokumen yang memiliki berbagai ukuran dan jenis, seperti cetakan computer, microfilm, microfiche, pita computer atau binder.

7.      Rak Referensi Roll-Out

Peralatan ini memungkinkan melihat file tanpa memindahkannya jauh dari lokasi rak.

8.      Komputer Pribadi dan mainframe

Untuk memilih peralatan ini, perlu disadari fleksibilitas dan kemungkinan yang tersedia pada program yang dijual dipasaran atau yang dikembangkan oleh perusahaan.

Pengelolaan Rekod Elektronik

Rekod elektronik adalah rekod yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik yang dapat segera diakses atau diubah. Rekod elektronik sering kali disebut sebagai suatu rekod yang dapat dibaca oleh mesin-informasi yang diberi kode di digitalisasi, yang agar dapat dipahami, harus diterjemaahkan oleh computer atau jenis peralatan lainnya.

Rekod elektronik dapat berupa data kuantitatif, teks, citra/image, dan suara yang berasal dari suatu sinyal elektronik.

Jenis-jenis media elektronik :

1.      Media magnetic

Adalah sejenis bahan berlapis magnetic yang digunakan oleh computer untuk menyimpan data, contohnya catridge, kaset, ploppy disk, hard disk, pita magnetic.

a.       Magnetic disk adalah suatu piringan ceper terbuat dari bahan seperti aluminium, yang dilapisi bahan perekam magnetic.

b.      Zip drive adalah media pleksibel yang dibungkus dalam catridge plastic dan digunakan untuk membuat back up file computer. Catridge Zip berukuran 3,5 inc, tetapi lebih tebal dari ploppy disk 3,5 inci konvensional.

c.       Pipa magnetic adalah pita panjang film polyester berlapis bahan perekam magnetic, yang mampu menyimpan informasi dalam bentuk sinyal elektromagnetik. Gulungan pita yang berukuran garis tengah 10,5 (26,67 cm) dan mengandung pita sepanjang 2400 kaki (731,5 meter) adalah yang paling banyak digunakan.

d.      Digital audio tape (DAT)

e.       Kaset pita magnetic

f.       Pita video

2.      Media Optik

Media optic termasuk optical disk, magneto-optical disk, output computer ke laser disk, compact disk, digital video disk, kartu, dan pita optic.

Konsep Sistem dan Isu-Isu Rekod Elektronik

Sistem rekod terotomasi adalah suatu sistem dalam berbagai bentuk yang memenfaatkan teknologi computer untuk tugas-tugas pengelolaan seluruh rekod, seperti penciptaan, pengumpulan, pengolahan, pemeliharaan, pengambilan, penggunaan, penyimpanan, penyebaran, dan pemusnahan /disposisi rekod.

Dua komponen sistem utama yang berhubungan dengan sistem rekod elektronik input dan output.

1.      Input Data

a.       Data (sekelompok karakter yang mewakili nilai tau kondisi tertentu).

b.      Scaner dalah alat yang dapat mengubah suatu citra/image (teks, grafik atau foto) suatu dokumen menjadi bentuk elektronik untuk diproses atau disimpan.

c.       Optical character recognition adalah hasil pembacaan mesin terhadap karakter tercetak atau tertulis dengan menggunakan alat atau bahan yang peka cahaya.

d.      Modem

e.       Elektronic Data Interchange (EDI)

2.      Output Data

Isu-Isu Rekod Elektronik :

1.      Pembuatan Indeks

2.      Temu kembali/Retrieval

3.      Data Warehouse

4.      Rekod Duplikat

Penilaian dan Penyusutan Rekod Aktif

Penyusutan rekod adalah suatu kegiatan sistem manajemen rekod yang berkesinambungan dan dilakukan dalam rangka pengurangan rekod yang ada.

Didasarkan pada kaidah-kaidah manajemen rekod, kebutuhan organisasi, dan legalitas hokum penyusutan rekod dilakukan dengan cara :

1.      Memindahkan rekod inaktif dari unit kerja ke unit manajemen rekod dalam lingkungan lembaga public maupun perusahaan swasta.

2.      Memusnahkan rekod sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku

3.      Menyerahkan rekod statis oleh unit manajemen rekod kepada arsip nasional.

Sumber : Buku Materi Pokok/ Manajemen Rekod Aktif/ASIP4318