Pengantar Ilmu kearsipan

Arsip sebagai informasi terekam

A.    Asal-usul kata arsip

Belanda : Archief

Yunani : Archieon

Italia : Archivio

B.     Definisi arsip

Menurut UU Nomor 43/2009 :

Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi, politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

C.     Kontinum Informasi

Adalah rangkaian dari peristiwa hingga kebijakan atau malahan sampai keyakinan.

Peristiwa        Data         Informasi       Pengetahuan

D.    Alasan merekam informasi

Alasan manusia merekam informasi :

a.       Alasan pribadi, contoh : manusia menulis surat

b.      Alasan social, contoh : membuat KTP dan KK

c.       Alasan ekonomis, contoh : tanda terima dari perusahaan.

d.      Alasan hokum, contoh : putusan pengadilan

e.       Alasan instrumental, contoh : arsitektur dan cetak biru.

f.       Tujuan simbolis, contoh : ijasah.

E.     Siklus arsip dinamis

·         Penciptaan : penerimaan, serta pembuatan arsip dinamis dan informasi berbantuan computer

·         Awal siklus hidup : penilaian (appraisal) arsip dinamis untuk menentukan persyaratan retensi.

·         Tahap aktif : pengaturan, penanganan, dan pemeliharaan informasi untuk berbagai keperluan.

·         Inaktif atau semiaktif : pemindahan arsip dinamis ketempat yang lebih hemat.

·         Pemusnahan : pemusnahan atau pengiriman ke arsip nasional untuk disimpan permaen.

F.      Kontinum arsip dinamis

1.      Arsip dinamis dibuat.

2.      Arsip dinamis ditambah dengan informasi lain sehingga dapat digunakan untuk pembuktian.

3.      Arsip dinamis disebarkan, disimpan dan ditata sehingga menjadi memori badan korporasi.

4.      Anda menemukan arsip.

G.    Dokumen, arsip dinamis dan arsip

Dokumen adalah informasi terekam dengan tidak memandang medianya.

H.    Ilmu yang mengkaji informasi terekam

Ilmu perpustakaan merupakan ilmu yang mengkaji informasi terekam sebagai hasil umat manusia.

Ilmu kearsipan mengkaji informasi terekam yang disimpan permanen karena alas an historis, administrative, hokum, ataupun ilmu pengetahuan.

I.       Beda arsip dengan perpustakaan

Perpustakaan merupakan lembaga yang bertugas menyimpan dokumen yang dihasilkan manusia, sedangkan arsip adalah lembaga yang bertugas menyimpan arsip.

J.       Beda arsip dengan museum

Menurut International Council of Museums, museum adalah sebuah lembaga permanen dan nirlaba yang melayani masyarakat dan perkembangannya, terbuka bagi umum, yang memperoleh, melestarikan, meneliti, menkomunikasikan, dan meamerkannya untuk keperluan kajian, pendidikan, dan kegembiraan berupa bukti material dari manusia dan lingkungannya.

K.    Beda arsip dengan dokumentasi

Definisi dokumentasi yang diberikan oleh Federation International d’information et Documentation (FID), menurut FID dokumentasi ialah penyusunan, penyimpanan, temu balik, penyebaran dan evaluasi informasi dengan tidak memandang  bagaimana cara merekamnya dalam bidang sains, teknologi, seni dan kemanusiaan.

L.     Evolusi rekaman informasi

1.      Praktik pembuatan rekaman purba

2.      Abad menengah

3.      Arsip dinamis kertas

4.      Arsip dinamis elektronik

Manajemen Arsip Dinamis (Records Management)

A.    Istilah arsip dinamis

Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan, sedangkan arsip merupakan dokumen yang disimpan permanen karena alas an historis, administrative, hokum, dan ilmu pengetahuan, tetapi tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari-hari.

B.     Dokumen, arsip dinamis, dan arsip

Sebuah dokumen dapat berupa arsip dinamis ataupun arsip.

Arsip dinamis merupakan dokumen yang digunakan untuk kepentingan sehari-hari.

Arsip merupakan arsip dinamis yang disimpan permanen karena ditaksir memiliki nilai berkesinambungan.

C.     Konsep arsip dinamis

Arsip dinamis dalam konteks anglo saxon adalah arsip dinamis yang masih digunakan untuk perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan keperluan lain.

D.    Manajemen arsip dinamis

Manajemen arsip dinamis mencakup bidang berikut ini :

1.      Retensi arsip dinamis

2.      Penyimpanan arsip dinamis inaktif

3.      Perlindungan arsip dinamis vital

4.      Pembuatan dan pelaksanaan sistem pemberkasan untuk mengelola arsip dinamis aktip

5.      Pendayagunaan teknologi pencitraan digital

6.      Manajemen formulir

7.      Manajemen laporan

E.     Kegunaan manajemen arsip dinamis

Arsip dinamis memiliki fungsi sebagai berikut :

1.      Merupakan memori badan korporasi

2.      Pengambilan keputusan manajemen

3.      Menunjang litigasi

4.      Mengurangi biaya dan volume penggunaan kertas

5.      Efisiensi badan korporasi

6.      Ketentuan hukum

7.      Mendukung pengawasan

8.      Temu balik informasi yang lebih cepat

9.      Semakin sedikit arsip dinamis yang salah tempat atau hilang

10.  Sesuai denagn ketentuan perundang-undangan

F.      Klasifikasi arsip dinamis

a.       Aktif

b.      Inaktif

c.       Jangka panjang

d.      Temporer

e.       Arsip dinamis

f.       Nonarsip dinamis

G.    Manajemen arsip dinamis sebagai bidang studi

Pada manajemen dikenal tiga kelompok manajer :

1.      Manajer puncak

2.      Manajer menengah

3.      Pelaksana

H.    Lembaga pengelola informasi terekam

·         Perpustakaan

·         Depo arsip

·         Pusat arsip dinamis

·         Pusat dokumentasi

·         Museum

Manajemen Surat Edaran

A.    Arti surat edaran

Surat edaran atau directives artinya pernyataan kebijakan dan prosedur yang dikeluarkan oleh badan korporasi, termasuk kantor, sekolah, yayasan, perguruan tinggi, dan sejenisnya. Directives mencakup pengumuman kantor, bulletin, pengumuman direksi, pernyataan pimpinan, surat edaran, dan sejenisnya.

B.     Sistem surat edaran

1.      Aras tunggal

2.      Aras ganda

C.     Surat edaran permanen

Surat edaran permanen artinya surat edaran yang berlaku terus sampai saat dicabut atau digantikan dengan surat edaran baru.

Nama yang lazim digunakan untuk surat edaran permanen ialah perintah, instruksi, dan peraturan.

D.    Surat edaran sementara

Edaran sementara memiliki berbagai nama. Nama yang paling lazim digunakan ialah pengumuman, bulletin, surat edaran, dan sirkiler.

E.     Menyusun sistem

Berkas surat edaran terbagi atas dua jenis, sebagai berikut :

1.      Berkas historis merupakan berkas rekaman surat edaran yang kontinu dan permanen yang pernah dikeluarkan oleh badan korporasi. Berkas ini merupakan sumber rujukan pada surat edaran masa lalu yang telah dibatalkan, dicabut, direvisi, atau digantikan dengan yang baru.

2.      Berkas rujukan induk artinya setiap kopi atau salinan surat edaran harus disusun berdasarkan kode klasifikasi subjek.

F.      Indeks surat edaran

Indeks berfungsi sebagai alat bantu bagi pemakai dan membantu  staf manajemen surat eadaran untuk mengetahui lokasi semua isu dalam sistem.

Ada dua indeks yang digunakan :

1.      Indeks numeric ialah daftar surat edaran mutakhir yang disusun menurut nomor control.

2.      Indeks subjek berisi daftar kata kunci yang disusun menurut abjad sesuai nomor control yang berkaitan dengan surat edaran.

G.    Klasifikasi

Disamping nama kategori umum, seperti pengumuman, edaran, dan bulletin, surat edaran juga dapat diidentifikasi berdasarkan kode subjek dan klasifikasi.

Bagan klasifikasi hendaknya bersipat sebagai berikut :

1.      Lengkap artinya berisi semua kategori surat edaran yang ada

2.      Luwes artinya memungkinkan ekspansi atau pengurangan bidang subjek

3.      Logis artinya dikelompokan sehingga jelas alas an penyusunan

4.      Terbatas artinya judul subjek bersifat ekslusif bagi masing-masing

5.      Tepat artinya setiap subjek jelas dapat dikenali.

H.    Pengodean

Pengodean atau penyandian berarti pemberian symbol atau singkatan (angka, hurup, dan kombinasi alfanumerik) kesubjek yang terdaftar pada table klasifikasi subjek.

Manajemen Formulir

A.    Definisi

Jika melihat kehidupan sehari-hari, formulir ialah sehelai kertas tercetak yang memuat ruangan untuk diisi oleh perorangan, instansi, atau perusahaan.

B.     Alasan penggunaan formulir

Formulir digunakan untuk keperluan berikut ini :

1.      Penyeragaman kerja

2.      Memudahkan penggolongan atau klasifikasi data

3.      Memudahkan pemberkasan

C.     Manajemen formulir

Manajemen formulir mencakup analisis kebutuhan pemakai guna menentukan bentuk atau format apa yang diinginkan, mendesain formulir yang paling baik dalam memenuhi kebutuhan pemakai, dan mengupayakan formulir tersebut agar dibuat secara efisien serta tersedia bagi pemakai.

D.    Penomoran

Formulir merupakan rekod. Karena merupakan rekod, ini merupakan tugas manajemen rekod untuk mengenalinya. Nomor formulir merupakan nomor unik. Banyak instansi atau perusahaan memiliki sistem penomoran baku.

E.     Analisis dan desain formulir

Analisis dan desain formulir merupakan dua kegiatan utama pada program manajemen formulir. Analisis mengidentifikasi kebutuhan pemakai yang dipenuhi dalam bentuk formulir sedangkan desain menggunakan informasi yang dikumpulkan dari analisis untuk membuat format sebaik mungkin

F.      Keputusan pencetakan

Kini semakin banyak instansi atau perusahaan yang mencetak sendiri formulirnya . Instansi atau perusahaan memutuskan apakah mencetak  sendiri atau mencetak ke pencetak luar . Hal tersebut ditentukan dengan mempertimbangkan peralatan yang tersedia, waktu dan biaya.

G.    Penyimpanan

1.      Bentuk kertas

2.      Bentuk elektronik

Pemberkasan

Penyimpanan arsip dinamis disebut juga pemberkasan atau dalam bahasa inggris disebut filing, sedangkan tempat untuk memberkaskan disebut files.

Metode pemberkasan sistem abjad

Pemberkasan menurut abjad artinya pemberkasan arsip dinamis menurut aksara yang berlaku disebuah Negara.

Sistem pemberkasan arsip dinamis :

1.      Abjad

2.      Numerik

3.      Geografi

4.      Klasifikasi

5.      Kronologis

6.      Warna

7.      Alfanumerik

A.  Penyusunan berdasarkan nama

Penyusunan menurut nama adalah pemberkasan arsip dinamis menurut urutan orang, organisasi, badan, dan perusahaan.

B.  Peraturan pengabjadan

Pengabjadan berkas arsip dinamis dapat dilakukan menurut pengabjadan huruf demi huruf, kata demi kata, dan unit demi unit.

C.  Nama Orang

Mengikuti kebiasaan barat, nama orang untuk pemberkasan  digunakan nama keluarga

D.  Nama badan korporasi

E.   Alamat

Jika ada nama yang sama, tetapi beda alamatnya, penjajaran berkas menurut nama didasarkan pada urutan :

1.      Nama

2.      Kota

3.      Provinsi

4.      Nama jalan

5.      Arah

6.      Sinonim untuk jalan

Pemberkasan menurut abjad subjek

Berkas subjek dikenal pula dengan nama berkas data, eksekutif, informasi, ataupun topic.

Pemilihan subjek yang baik memerlukan :

a.       Kesepakatan dalam tajuk subjek yang akan digunakan oleh semua pemakai berkas

b.      Keluwesan untuk pengembangan dalam subjek yang dipilih dan penerimaan subjek baru

c.       Kesederhanaan sehingga pemakai berkas dapat memahami sistem.

Metode pemberkasan nonabjad

Pemberkasan nonabjad ialah sistem pemberkasan numeric, warna dan kronologi.

A.    Numerik

Contoh : cek atau kuitansi yang sudah bernomor.

Pada sistem numeric, arsip dinamis disusun menurut urutan bilangan.

1.      Serial atau berurut

Sistem pemberkasan menurut sistem berurut merupakan sistem pemberkasan numeric yang paling sederhana.

2.      Duplex atau sistem penomoran tak berurutan

Adalah sistem penomoran yang tidak memiliki urutan logis. Apabila memiliki urutan logis, nomor yang mengikuti nomor lainnya  dalam blok lainnya dihilangkan.

3.      Terminal digit

4.      Midle-digit (digit di tengah)

B.     Alfanumerik

Alfanumerik merupakan pemberkasan gabungan antara sistem abjad dengan sistem numeric. Pada sistem ini, berkas mula-mula disusun menurut abjad, kemudian disusun menurut nomor dibawah urutan abjad.

C.     Kronologi

Sistem menurut kronologi merupakan sistem penyusunan berkas yang dijajarkan menurut urutan tanggal sampai dengan tahun.

D.    Warna

Pemberkasan menurut warna bermanfaat dalam menunjukan sesuatu yang khusus, misalnya arsip dinamis yang sedang dipinjam, arsip dinamis yang memrlukan tindak lanjut, atau arsip dinamis jenis khusus dalam sebuah seri.

Klasifikasi dan thesaurus untuk temu balik

A.    Klasifikasi

Klasifikasi merupakan proses yang mengategorikan atau mengelompokan arsip dinamis dalam susunan tertentu.

1.      Klasifikasi Fungsional

Klasifikasi fungsional adalah klasifikasi untuk melaksanakan fungsi sebuah badan korporasi.

2.      Klasifikasi Substantif

Klasifikasi substantive adalah klasifikasi tugas pokok sebuah badan korporasi.

3.      Klasifikasi Fasilitatif

Fungsi fasilitatif adalah fungsi untuk membantu terlaksananya fungsi substantive.

B.     Menyusun sebuah bagan klasifikasi berbasis pengetahuan untuk dokumen

Contoh bagan klasifikasi ialah sistem penomoran jamak yang menggunakan ancangan penyandian hierarkis bagi aspek primer, sekunder, dan tersier sebuah subjek.

C.     Penyusunan bagan klasifikasi

Apabila badan korporasi memutuskan menyusun bagan klasifikasi untuk menyusun dokumen/berkas, langkah pertama adalah menyususn kategori dan subkategori. Kemudian, memilah istilah yang digunakan untuk bagan klasifikasi.

D.    Pencatatan (registrasi)

Tujuan registrasi ialah menyediakan bukti bahwa sebuah arsip dinamis telah diterima atau dibuat dalam sebuah sistem tata arsip dinamis.

E.     Pengindeksan

Pengindeksan adalah proses menentukan dan menerapkan istilah atau kode ke arsip dinamis sehingga dapat ditemu kembali.

F.      Metadata dan arsip dinamis elektronik

Metadata adalah deskrifsi atau profil sebuah dokumen atau objek informasi lainnya yang berisis data tentang konteks, bentuk, dan isinya.

G.    Langkah dalam proses pengindeksan

1.      Memeriksa dokumen

2.      Mengenali konsep temu balik yang bermanfaat

3.      Menerjemaahkan konsep ke kosakata pengindeksan

4.      Menerjemaahkan konsep ke kosakata pengindeksan

5.      Kosakata terkendali dan bahasa sehari-hari

Tesaurus

A.    Definisi thesaurus

Tesaurus berasal dari bahasa yunani yang bermakna gudang atau tempat menyimpan harta atau kekayaan.

Berikut ini beberapa definisi thesaurus. Dalam buku UNISIST guidelines for the Establishment and Development of monolingual thesauri terbitan unesco diberikan batasan sebagai berikut :

1.      Ditinjau dari segi fungsinya, thesaurus ialah sarana pengawasan istilah yang digunakan untuk penerjemaahan dari bahasa ilmiah dokumen pengindeks dan bahasa yang lebih terkendali.

2.      Ditinjau dari segi strukturnya, thesaurus ialah kosakata yang terkendali dan dinamis yang terdiri atas istilah yang memiliki hubungan semantic dan generic yang mencakup suatu bidang subjek spesifik.

B.     Komponen thesaurus

Komponen thesaurus terdiri atas berikut ini :

1.      Istilah indeks atau deskriptor adalah istilah yang dapat digunakan untuk menyatakan sebuah konsep dalam sistem dan temu kembali informasi.

2.      Istilah yang bukan deskriftor berfungsi sebagai pemandu kepada descriptor.

C.     Contoh Tesaurus

-          Thesaurus of Engineering Terms buatan Engineers joint council dari inggris.

D.    Menyusun Tesaurus

1.      Langkah pertama memahami kebutuhan pemakai dan lembaga

2.      Langkah kedua menentukan ruang lingkup thesaurus

3.      Langkah tiga mengumpulkan istilah

4.      Langkah keempat mengelompokan istilah ke kategori luas, subkategori, dan subkategori.

5.      Langkah kelima menghasilkan thesaurus

Manajemen arsip dinamis kertas dan elektronik

Manajemen arsip dinamis kertas

Secara umum komponen arsip dinamis yang disimpan atau dimusnahkan tampak seperti berikut ini :

1.      10 % arsip dinamis dipertahankan karena memiliki nilai jangka panjang.

2.      25 % arsip dinamis sebuah instansi atau perusahaan disimpan pada berkas arsip aktif.

3.      30 % arsip dinamis disimpan pada berkas arsip inaktif.

4.      35 % arsip dinamis sebuah instansi atau perusahaan tidak berguna dan dapat dimusnahkan.

A.    Tujuan

Arsip dinamis aktif merupakan bagian vital dalam pengambilan keputusan.

B.     Jenis penempatan dan penyimpanan

Berikut ini contoh seri arsip dinamis yang lazim diberkaskan, disimpan, dan ditemu balik yang menggunakan metode berlainan.

1.      Berkas korespondensi umum

2.      Arsip dinamis transaksi berkala

3.      Arsip dinamis proyek

C.     Sistem penyimpanan terpusat, desentralisasi, atau gabungan

1.      Sentralisasi

Keuntungan sistem sentralisasi :

a.       Mencegah duplikasi

b.      Layanan yang lebih baik

c.       Adanya keseragaman

d.      Menghemat waktu

e.       Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor

f.       Jasa kepada bagian lain

g.      Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu

h.      Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manajer arsip dinamis

i.        Pelayanan arsip diamis aktif dibawah satu atap

Kerugiannya :

a.       Kesulitan fisik

b.      Kebocoran informasi

c.       Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan

d.      Ketakutan akan hilangnya arsip dinamis

e.       Pemakai tidak langsung memperoleh arsip dinamis apabila diperlukan

2.      Sistem Desenteralisasi

Pada sistem ini, penyimpanan arsip dinamis aktif diserahkan pada masing-masing unit.

3.      Sistem kombinasi

Pada sistem kombinasi, masing-masing bagian menyimpan arsip dinamis dibawah control sistem terpusat.Arsip dinamis yang disimpan menyangkut personalia, gazi, kredit, keuangan, dan catatan penjualan.

D.    Perencanaan ruangan

Salah satu paktor  yang dipertimbangkan dalam perencanaan ruangan ialah berat peralatan yang disimpan dan tegangan bebas pada lantai.

E.     Pengaturan berkas arsip dinamis kertas

Komponennya :

1.      Panduan

Biasanya digunakan kardus yang keras atau kertas karton untuk memisahkan laci berkas atau rak menjadi bagian-bagian agar pemakai dapat menelusur.

2.      Folder berkas

Folder berkas adalah container yang digunakan untuk menyimpan korespondensi atau dokumen dalam berkas.

F.      Prosedur penyimpanan hastawi

1.      Mengedarkan arsip dinamis

2.      Persiapan menyimpan arsip dinamis

3.      Indeks dank ode

4.      Rujukan silang

5.      Pemilahan (sorting)

6.      Berkas

Manajemen arsip dinamis elektronik

A.    Teknologi informasi

Teknologi informasi adalah teknologi untuk mengolah, menyimpan, temu balik, menyebarkan, dan mendayagunakan informasi, numeric, tekstual, audio, serta citra dengan bantuan mikroelektronik.

B.     Penggunaan computer untuk tugas manajemen arsip dinamis

Dibagi menjadi 4 kategori :

1.      Tugas administrasi umum

2.      Kebutuhan manajemen dokumen elektronik

C.     Internet dan intranet sebagai sistem penerbitan dokumen

1.      Internet merupakan kumpulan jaringan regional yang saling berhubungan dan menggabungkan jutaan computer semang diberbagai Negara.

2.      Intranet merupakan jaringan komunikasi intern berlandaskan standar internet.

Pengamanan Rekod dan  Pencegahan Bencana

A.    Pentingnya pegaman isi rekod

Pengaman isi rekod memberikan perlindungan terhadap perusakan yang disengaja, penyebarluasan isi, modifikasi isi, dan pengingkaran kerahasiaan yang telah disepakati sebelumnya.

B.     Manajemen keamanan

Program manajemen keamanan mencakup :

1.      Penentuan sasaran

2.      Batasan tanggung jawab

3.      Penilaian resiko

4.      Penyusunan kebijakan dan prosedur keamanan

5.      Prosedur pengaudit, memantau, dan menilai sistem.

C.     Kawasan dan fasilitas akses

1.      Jenis control akses

2.      Kunci

3.      Entri elektrik, elektronik, dan mekanis

4.      Kartu pelastik

5.      Atribut biometrika dan fisik

6.      Sistem kombinasi

D.    Metode pencegahan bencana

E.     Metode penyelamatan

1.      Vacuum Freeze Drying

Adalah proses penyelamatan materi. Materi kertas dibekukan, kemudian dikeringkan dalam sebuah ruang panas.

2.      Vacuum Drying

Merupakan sebuah proses. Dalam proses tersebut, materi rekod yang basah ditempatkandalam sebuah ruangan yang menarik embun dengan cara penghampaan.

3.      Pembekuan ( Freezing)

Dalam proses pembekuan, kertas yang basah dimasukan ke ruangan yang bersuhu dibawah titik beku, membiarkannya beku bebrapa lama, kemudian baru ditentukan langkah lebih lanjut.

4.      Pengeringan bantuan udara

Pengeringan udara hanya boleh dilakukan dalam lingkungan yang setabil. Guna mencegah pertumbuhan lumut.

Rekod Vital

Rekod vital adalah rekod yang penting bagi kegiatan instansi atau perusahaan.

Program rekod vital adalah metode pemilihan, perlindungan secara sistematis, serta penyediaan dalam waktu darurat yang berupa:

a.       Rekod yang dianggap mutlak untuk kepentingan instansi atau perusahaan, termasuk tanggung jawabnya dalam keadaan darurat

b.      Rekod yang diperlukan untuk melindungi hak seseorang serta pemerintah

c.       Rekod yang mutlak perlu untuk pembangunan kembali instansi atau perusahaan.

Klasifikasi Rekod Vital :

a.       Rekod kelas 1 dimasukan kelas vital, contohnya : tagihan, inventaris, kontrak.

b.      Rekod kelas 2 dimasukan kelas penting, contohnya : rekaman gaji dan kuitansi.

c.       Kelas 3 dimasukan kelas bermanfaat, contohnya : statement bank dan korespondensi.

d.      Kelas 4 dianggap tidak penting, rekod yang tidak memiliki nilai dan dimusnahkan. Permintaan yang dijawab, iklan, dan pengumuman.

Metode perlindungan rekod vital :

1.      Duplikasi atau penggandaan

Hal yang perlu diperhatikan ialah berikut ini :

a.       Bentuk duplikat

b.      Ada duplikatnya atau tidak

c.       Waktu pembuatan duplikat

d.      Pembuatan duplikat dimana ?

e.       Berapa kalikah pemutakhiran (updating) dilakukan ?

2.      Pemencaran

Dalam cara ini, kopi dokumen asli disebarkan kepada pihak dalam ataupun luar.

Transper rekod vital dan prosedur penyimpanan :

1.      Senarai induk rekod vital : mengidentivikasi rekod vital untuk masing-masing bagian serta memberikan informasi mengenai prosedur perlindungan rekod.

2.      Transfer rekod vital

3.      Prosedur penanganan rekod

Perlindungan rekod elektronik vital :

1.      Analisis aplikasi computer

2.      Penyusunan prosedur

3.      Rencana tindakan

4.      Uji kesiagaan

Perabot dan Perlengkapan Penyimpanan serta Preservasi

Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan :

1.      Persyaratan penyimpanan dan temu balik (retrieval) rekod

2.      Keperluan ruangan

3.      Pertimbangan keamanan

4.      Biaya peralatan

5.      Ongkos operasional penyimpanan

6.      Jumlah pemakai yang mengakses rekod secara teratur

7.      Karakter fisik rekod yang akan disimpan

Alat tulis kantor (supply)

Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam membeli alat tulis kantor :

1.      Kesetaraan

2.      Efisiensi

3.      Kualitas

4.      Ekonomi

Penutup Berkas (file cover)

Hal yang perlu dipertimbangkan bagi manajer kantor yang akan membeli map :

1.      Berat dan kekuatan yang diperlukan

2.      Jenis clip yang digunakan

3.      Biaya komponen (folder, klip, label)

4.      Ruang yang diperlukan untuk file cover

Penyandian warna

Tanda warna digunakan dalam dua cara sebagai berikut :

1.      Warna digunakan untuk mewakili istilah, kelompok kata atau bilangan.

2.      Warna digunakan unutk menguatkan pengenalan

Peralatan penyimpanan cara hastawi

Perlengkapan penyimpanan hastawi terdiri atas :

1.      Spindle File merupakan sebuah jarum atau paku menganga ke atas, lalu kertas dimasukan kea lat tersebut.

2.      Vertical filling cabinet

3.      Open-Shelf Fils adalah penyimpanan berkas berbentuk lemari terbuka, sama dengan rak buku.

4.      Lateral Files adalah unti penyimpanan, berkas diakses dari samping secara horizontal.

5.      Unit Box Lateral File adalah sistem penjajaran rak yang menggunakan boks yang khusus dirancang tergantung pada rel.

6.      Card Files

7.      Microrecord Files

8.      Berkas media lainnya

Preservasi

Salah satu tugas utama arsiparis adalah preservasi. Artinya, pelestarian yang merupakan pertahanan fisik. Preservasi bagi arsiparis artinya mencegah kerusakan pada materi kearsipan.

Manajemen Rekod Inaktif, Penaksiran, Retensi, dan Pemusnahan Rekod

Rekod inaaktif adalah rekod yang jarang digunakan, tetapi harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan atau memenuhi persyaratan retensi sesuai dengan ketentuan undang-undang.

Pertimbangan dalam menentukan cara yang paling cocok untuk menyimpan rekod adalah :

1.      Pengembangan jadwal pemusnahan

2.      Keputusan Menyangkut Media Penyimpan

3.      Keputusan Menyangkut Fasilitas Penyimpanan

Taksiran atau appraisal adalah fungsi arsip untuk menentukan pemusnahan rekod rekod inaktif berdasarkan nilainya.

Retensi memilliki dua tujuan utama yaitu : Memenuhi keperluan instansi atau perusahaan dan tuntutan perundang-undangan.

Pemusnahan :

1.      Rekod inaktif harus dimusnahkan secara sistematis sesuai dengan program retensi

2.      Program retensi rekod inaktif harus memiliki penanggung jawab

3.      Harus ada prosedur yang memungkinkan penghentian pemusnahan rekod inaktif yang ada kaitannya dengan litigasi dan penyidikan pemerintah

4.      Pendokumentasian pemusnahan rekod inaktif harus disimpan

5.      Metode pemusnahan

a.       Pencacahan

b.      Pembakaran

c.       Pemusnahan kimiawi

d.      Pembuburan

e.       Pemilihan metode

f.       Dokumen pemusnahan.

Administrasi Arsip dan Akuisisi

a.       Penaksiran rekod

b.      Pemilihan rekod

c.       Isi rekod

d.      Jenis arsip

e.       Penentuan nilai informasi

f.       Tanggung jawab adinistrasi arsip

g.      Penyimpanan arsip

h.      Penyusunan arsip

i.        Persiapan

j.        Persiapan arsip

k.      Preservasi

l.        Akses dan pengamanan arsip

m.    Ancangan administrasi arsip

n.      Fungsi arsip

1.      Sebagai memori perusahaan atau perorangan

2.      Untuk pembuktian

3.      Sesuai dengan ketentuan perundangan-undangan

4.      Sebagai sumber penelitian, khususnya penelitian sejarah

5.      Untuk keselamtan manusia

6.      Untuk kepentingan masyarakat

7.      Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan

8.      Memelihara aktifitas hubungan masyarakat

9.      Arsip juga digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan

10.  Untuk menelusur silsilah

11.  Mempersiapkan sejarah peringatan pemerintah atau perorangan

12.  Arsip memberikan sumbangan dalam pembinaan kepribadian nasional serta bermanfaat dalam melindungi warga, hak pribadi ataupun hak lainnya.

Akuisisi

Akuisisi berasal dari kata inggris acquisition artinya proses penambahan koleksi arsip dengan cara menerima materi kearsipan sebagai sumbangan, transper, pembelian, ataupun pinjaman. Proses akuisisi mencakup berikut :

1.      Penilaian yang jelas tentang ruang lingkup, kekuatan, dan kelemahn koleksi yang ada terhadap garis haluan (policy) akuisisi.

2.      Identifikasi sumber materi kersipan yang secara potensial akan memperkuat atau mengembangkan koleksi arsip.

3.      Penyusunan strategi untuk memperoleh materi kearsipan.

4.      Penerima akuisisi secara resmi.

Sumber : Buku materi Pokok/Pengantar Ilmu Kearsipan/ASIP4101/modul 1-12

Penerbit : Universitas Terbuka