INVENTARIS REKOD

Inventaris rekod adalah suatu gambaran yang sistematis dari suatu khasanah/koleksi rekod (lembaga/pribadi), yang berupa buku petunjuk/jalan masuk, suatu koleksi/khasanah rekod, yang dilengkapi dengan sejarah organisasi dan fungsi organisasi penciptanya, pertanggungjawaban pengaturannya, indeks,serta lampiran-lampiran yang diperlukan.

Inventaris rekod adalah kegiatan untuk mendata, mencatat, dan mengelompokkan rekod. Hasil dari kegiatan ini adalah sebuah buku atau beberapa buku yang disebut inventaris rekod atau daftar rekod.

Ditinjau dari segi teoritis keilmuan maka pelaksanaan penginventarisan itu didasarkan kepada beberapa prinsip pengaturan.
Prinsip-prinsip itu ialah sebagai berikut :

1. Prinsip Asal Usul (Principle of Provenance/Respect des fonds/Herkomst Beginsel)
2. Prinsip Aturan Asli (Principle of Original Order)
3. Prinsip Kegunaan (Besteming Beginsel)
4. Prinsip Restorasi (Restauratie Beginsel)
5. Prinsip Fungsional (Functioneel Beginsel)
6. Prinsip Organisasi (Organisatie Beginsel)
7. Prinsip Masalah (Partinenr Beginsel)

Dalam menggunakan prinsip-prinsip ini, inventarisator ini tidak boleh bersikap kaku dan harus melihat keadaan rekodnya.

1. Prinsip Asal Usul

    Disebut juga Principle of Provenance, suatu prinsip yang mengaitkan rekod ke sumber asalnya dengan pengertian bahwa rekod diatur tanpa melepaskan rekod dan instansi/lembaga yang menciptakannya. Prinsip ini bermula tumbuh di Prancis dan kemudian berkembang ke berbagai negara.

2. Prinsip Aturan Asli

    Bahwa rekod harus diatur sesuai dengan aturan yang dipergunakan semasa dinamisnya. Prinsip ini disebut juga dengan "principle of original order", lebih banyak digunakan di Australia dan Amerika Serikat.

3. Prinsip Kegunaan

    Prinsip kegunaan yaitu lembar/berkas rekod yang tercecer di tempat atau dalam kelompok yang bukan pada tempatnya sesuai dengan kelompok jenisnya, dalam bahasa Belanda disebut dengan "bestemming beginsel"

4. Prinsip Restorasi

    Pengaturan rekod yang didasarkan pada aturan rekod pada waktu dinamisnya, namun dengan mengadakan beberapa perbaikan sesuai dengan kebutuhnya, disebut juga dengan "restauratie beginsel"

5. Prinsip Fungsional

"Functioneel beginsel", artinya prinsip dalam pengaturan rekodnya didasarkan kepada tugas-tugas dari organisasi pencipta rekodnya.

6. Prinsip Organisasi

    "Organisatie beginsel", artinyadalam pengaturan rekod yang didasarkan kepada struktur organisasi atau administrasi pencipta rekodnya.

7. Prinsip Masalah

    "partinent beginsel", artinya bahwa dalam pengaturan rekod didasarkan kepada masalah-masalah yang terkandung dalam rekodnya itu sendiri.