1. Pengertian Penyusutan Arsip
Sebagaimana yang diatur dalam Pasal 2 Peraturan Pemerintah Nomor:
34/1979 penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip dengan
cara :
a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam
lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah
masing-masing.
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan - ketentuan yang berlaku
c. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan Instansi ke Arsip Nasional RI (Pusat) maupun Lembaga Kearsipan Daerah.
Menurut T.R Schellenberg (1971:94) penyusutan (disposition)
dimaksudkan adalah memperhatikan secara baik arsip dengan menentukan
nasib akhirnya untuk dipindahkan sementara (ke record center), permanen
(ke lembaga arsip) atau dimusnahkan.
Sedangkan pendapat lain menggunakan istilah jadwal retensi (records
schedule) pengertiannya sama dengan penyusutan. Hal ini dikemukakan
oleh Milburn D Smith III (1986:160) bahwa retention schedule pada
dasarnya suatu kesepakatan (Tim Manajemen Arsip) tentang penyusutan
untuk menentukan waktu akhir arsip aktif dan inaktif.
Dengan demikian penyusutan arsip dapat diartikan kegiatan pengurangan
arsip di lingkungan suatu instansi/perusahaan melalui pemindahan,
pemusnahan dan penyerahan.
2. Tujuan dan Manfaat Penyusutan Arsip
a. Tujuan
Penyusutan arsip menurut Susan Z Diamond (1983:22) mempunyai tiga tujuan, yaitu:
1) Menghindari biaya tinggi penyimpanan arsip yang tidak diperlukan.
2) Melayani penemuan kembali arsip (retrieval) secara efisien.
3) Memperlihatkan kerelaan organisasi untuk melaksanakan aturan jangka simpan arsip yang berlaku.
b. Manfaat
Disamping itu, dengan memperhatikan cara penyusutan yang terkandung
dalam pengertian di atas bahwa dengan dilaksanakannya penyusutan arsip
akan diperoleh manfaat sebagai berikut , yakni :
1) Tertatanya arsip dinamis masing-masing Instansi / perusahaan
sehingga informasinya dapat didayagunakansecara maksimal untuk
kepentingan operasional instansi/perusahaan yang bersangkutan.
2) Terjadinya efesiensi dalam penggunaan ruangan, peralatan, tenaga
maupun dana karena telah dimusnahkanya arsip -arsip yang tidak berguna.
3) Terselamatkannya arsip yang bernilai guna sekunder sebagai bukti
pertanggungjawaban nasional, dalam hal ini dengan diserahkannya arsip
statis instansi/perusahaan bersangkutan ke Arsip Nasional.
Pelaksanaan penyusutan arsip secara teratur mengandung manfaat ganda
yakni manfaat bagi instansi/perusahaan yang bersangkutan dan kedua
manfaat bagi kepentingan yang lebih luas diluar kepentingan
instansi/perusahaan tersebut.
3. Lingkup Penyusutan Arsip
Dari uraian tentang pengertian di atas dapat dipahami bahwa lingkup
kegiatan penyusutan arsip meliputi pemindahan arsip dari Unit Kerja
(Central File) ke Pusat Arsip (Record Center) di lingkungan intern
instansi/perusahaan, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip
instansi/perusahaan ke Arsip Nasional.
Penyusutan arsip menurut Susan Z Diamond (1983:23) dapat dilakukan dengan pentahapan berikut:
a. Inventaris, yakni menentukan arsip apa yang dimiliki suatu instansi/perusahaan, dimana, berapa banyak, dan sebagainya.
b. Penilaian arsip, menentukan nilaiguna arsip.
c. Penyiapan jadwal retensi arsip
d. Pelaksanaan dan pengendalian.
Langkah-langkah tersebut di atas dapat dipahami secara umum bahwa
langkah satu menentukan langkah berikutnya, yaitu: inventarisasi atau
daftar arsip merupakan sarana untuk melakukan penilaian. Sedangkan
penilaian untuk menentukan nilaiguna, jangka simpan dan nasib akhir
arsip yang selanjutnya dituangkan dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Dengan demikian pelaksanaan penyusutan berpedoman pada JRA.
Sumber : http://elearning.ut.ac.id/mod/page/view.php?id=44882
